Going Paperless: För-, nackdelar och digitala lösningar

Annons

De papperslöst kontor Framtiden är här - din guide till att ha ett papperslöst liv i dagPapperslös - en term som används ganska ofta nu dagar. Men vad betyder det? Och i vilken utsträckning gäller det? Visst vi alla fortfarande använder papper till viss grad trots framstegen ... Läs mer verkar äntligen fånga. Delvis kan detta bero på ännu mer populär idé om minimalism Hur man kan vara en effektiv minimalist i ditt dagliga livFler och fler väljer att anta minimalism. I vissa situationer kan detta leda till frustrerande förödelse i din vardag. Med lite planering behöver det inte komma till det. Läs mer . Men är det allt en trädbesparande nirvana eller en mardröm med A4-proportioner?

Vi undersöker för- och nackdelar, tillsammans med handlingsbara råd, så att du kan göra ditt eget sinne upp och fortsätta med det direkt.

Fördelarna med ett papperslöst kontor

Låt oss först titta på fördelarna med att säga adios till papper.

Bli av med den föråldrade faxmaskinen

Trots att faxmaskinen har förvandlats till en arkaisk enhet finns det fortfarande några som insisterar på att hänga på den i naglarna. Det här är de personer som har deras faxnummer tydligt på sitt visitkort. Det här är de människor som inte kan acceptera att något som heter "e-post" uppfanns och som en följd av detta drunknar de under ett hav av faxpapper.

Om någon sådan insisterar absolut att något MÅSTE faxas till dig, finns det sätt att rymma dem, utan att behöva ta itu med pappersstopp och fallna träd på ditt samvete. Många onlinetjänster kan tilldela dig ett "virtuellt faxnummer" och den andra personen kan faxa till det numret. Faxet konverteras sedan till en e-postbilaga och skickas till dig via interwebs.

Nackdelen är att gratisplanerna för dessa webbplatser är oerhört begränsande. För att få någon anständig service, måste du betala för en månatlig plan.

Några sådana att titta på inkluderar Maxemail, MyFax, Ringcentral, Faxburner, eFax, och FreeFaxtoEmail.

Att ha mer utrymme för Tango

Just nu har jag flera rutor fulla med dokument som går tillbaka 15 år. De sitter på mitt kontor och väntar på att skannas så jag äntligen kan strimla papperens original. Samtidigt, medan min bästa vän Procrastinate stannar kvar hos mig, snubblar jag ständigt över lådorna, slår min höfter mot dem och svär i allmänhet huvudet mot dem.

När jag äntligen kommer över för att skanna papperet, kommer jag att ha en enorm rivningsfest och en drink varje gång ett dokument går igenom rivaren (till slut kommer jag att vara helt benlös). Men det jag verkligen drömmer om är att ha en enorm mängd utrymme på mitt kontor. Jag kan använda det utrymmet för att börja dansa eller brottas med hunden. Och påminn mig själv vilken färg mitt golv är.

Om du är ett företag som spenderar mycket pengar på lagringsutrymme för dina dokument, tänk bara på hur mycket du kommer att spara, skanna dokumenten och bränna hela partiet. Arbetstagarnas moral går igenom taket.

Rädda miljön från oss själv

Den mest uppenbara fördelen är naturligtvis miljön. För många träd huggs av och Amazonas regnskog försvinner delvis för att mata massa- och pappersindustrin. Allt vi kan göra för att bromsa det är uppenbarligen goda nyheter för planeten vi lever på. Vi skriver ut för mycket och för mycket papper slösas bort. Genom att flytta till en papperslös miljö kan du göra lite för Mother Nature.

Om du MÅSTE skriva ut något Topp tips och verktyg för att hjälpa till med utskrift av webbsidorOavsett hur hårt du försöker bli papperslös behöver du ibland bara skriva ut den webbsidan. Det kan vara för vägbeskrivningar, en artikel för klassen, en delning för ett möte på jobbet, etc. Som... Läs mer , så finns det sätt att minimera mängden papper och bläck du använder. Tjänster som PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark, och Printliminatorn hjälper dig att ta bort onödiga element från en sida innan du skriver ut den, till exempel annonser. Men där det är möjligt, skanna och e-post.

Papper håller inte alltid men digitala filer kommer

Det är ett faktum att livet inte håller för evigt. Magna Carta ser förmodligen inte så fräsch ut som den gjorde när den först skrevs. Anne Franks dagbok börjar bruna och krulla i kanterna. Papper börjar helt enkelt så småningom gå sönder, med tanke på att tillräckligt med tid har gått.

Så med andra ord är det ett fruktansvärt sätt att lagra information på lång sikt. Du kan aldrig vara säker på när det kommer att bruna, rippa, blekna, krulla eller helt enkelt ha en kopp kaffe som kastas över det. Men en digital fil? Förutsatt att du behåller den i ett populärt format som PDF eller TXT och göra regelbundna säkerhetskopior 5 Grundläggande säkerhetskopieringsfakta Varje Windows-användare bör vetaVi tröttnar aldrig på att påminna dig om att göra säkerhetskopior och skydda dina data. Om du undrar vad, hur ofta och var du ska säkerhetskopiera dina filer har vi raka svar. Läs mer , kommer det alltid att finnas där när du behöver det. Om tjugo eller trettio år ser det fortfarande ut som när du först gjorde det.

Anställda kan arbeta på distans

Problemet med papper är att i en kontorsmiljö, om du vill att kollegor på andra geografiska platser ska ha en kopia, måste du skicka det via snigelpost. Det tar tid (ännu mer om postkontoret tappar det). Tid i många fall innebär förlorade pengar, försenade möjligheter och ökande frustration.

Om filer digitaliseras kan de dock läggas online i ett företag intranät Skapa snabbt ditt eget hemintranät med ocPortalHar du någonsin tänkt på hur det kan vara att ha en "portalsida" för din familj, precis som många företag erbjuder anställda? Skulle det inte vara bekvämt att ha ett centralt webbaserat arkiv ... Läs mer eller wiki 4 av de bästa personliga Wikis för att hålla dig organiseradVad händer om det fanns wikiprogramvara utformad för att hjälpa dig på en personlig nivå? Du kan använda den för vad som helst, till exempel för att beskriva din roman, hålla reda på hemförbättringsprojekt eller planera ... Läs mer . Eller så kan de e-postas eller läggas i en molnlagringsmapp. Detta gör det möjligt för kollegorna på det andra kontoret att få sin kopia omedelbart utan att behöva vänta. Om dokumentet laddas upp till en samarbetsplats 10+ Samarbetsverktyg utan anmälan som du kan använda inom 10 sekunderAtt samarbeta online kan spara både tid och pengar för dig och ditt team. Att samarbeta snabbt kan spara lite mer. Dessa verktyg är redo att gå när du är. Ingen registrering krävs. Läs mer som Google Docs eller Dropbox, kan alla på alla platser börja lämna feedback i realtid.

Nackdelarna med ett papperslöst kontor

Men att gå utan papper är inte alltid det paradis det är utformat för att vara. Teknik till undsättning!

Skanna varje. Enda. Bit. Av. Papper.

Rätt utanför fladderträet är detta det mest irriterande med hela företaget. Hitta energin och lutningen att sitta och skanna varje pappersark. Det är tråkigt, tidskrävande och helt uppriktigt, du skulle mycket hellre titta på omspelningar av Baywatch på tv.

Men det finns några saker du kan göra för att göra jobbet lite lättare. Gå först igenom varje papper och lägg det i en av tre högar - definitivt skanna, kanske skanna, och strimla. De strimla grejer… .jälv... .strimla det och bli av med det.

Du kan förmodligen bli av med betalda räkningar, kvitton för saker där garantin länge har löpt ut, bruksanvisningar (chansen är att tillverkaren har laddat upp en PDF-version Kan du inte hitta en användarmanual för din utrustning? Sök på dessa specialistwebbplatserDen noggranna killen med framsyn kommer antingen att skanna en användarmanual och behålla en softkopi i sin dator, eller leta efter en softcopy som vanligtvis finns som PDF på tillverkarens webbplats. Det finns en tredje ... Läs mer på deras webbplats), bankinsättningar (men INTE uttalanden), och så vidare. Kasta bara ett kritiskt öga över det och bestäm “behöver jag verkligen behålla detta?“.

Kanske skanna är för saker du inte är säker på än och som du inte vill skynda dig att fatta ett beslut. Håll dem åt sidan.

Du kommer då att upptäcka att Definitivt skanna hög är förmodligen mer hanterbar. Skapa nu mappar på din dator (Skatter, försäkringar, lönesedlarosv.), och när du skannar ett dokument, flytta det omedelbart till den relevanta mappen och lägg till ett beskrivande namn.

Det finns appar som påstår att påskynda processen för dig (resultaten är enligt min mening blandade). Evernote har Skannbar, som upptäcker kanterna på dokumentet när du riktar smarttelefonkameran mot det. Det finns också Photomyne, om du skannar foton. AlternativTo har några bra alternativ till Scannable om du letar efter något annat. Jag gillar särskilt ScanBot De bästa kvittonapparna för skanning, spårning och hantering av räkningarDessa kvittenskannerappar hjälper dig att skanna, spara och organisera varje faktura för dina personliga eller affärsmässiga behov. Läs mer .

Kom ihåg att backa allt

Ju mer du skannar, desto viktigare är det att du säkerhetskopiera allt Windows Backup and Restore GuideKatastrofer inträffar. Om du inte är villig att förlora dina data, behöver du en bra Windows-rutin för säkerhetskopiering. Vi visar dig hur du förbereder säkerhetskopior och återställer dem. Läs mer . För om din dator beslutar att begå självmord eller självförstöra innebär att du inte har några säkerhetskopior absolut inte har några filer. Och i många fall kan det vara en oavsiktlig katastrof (särskilt om du har tappat skattepapper). Många företag i min erfarenhet erbjuder ersättningskopior av dokument till ett pris, och du kanske väl bestämmer dig för att göra det. Men du kan sova lättare på natten om du har en säkerhetskopieringslösning i närheten eller på distans (eller båda).

Åtminstone bör du ha en bärbar hårddisk (få minst 1 terabyte utrymme). Om du har en Windows-PC Ultimate Windows 10 Data Backup GuideVi har sammanfattat alla alternativ för säkerhetskopiering, återställning, återställning och reparation som vi kunde hitta på Windows 10. Använd våra enkla tips och aldrig förtvivla över förlorade data igen! Läs mer , ladda ner och använda SyncToy, SyncToy: Microsofts lösning för enkel säkerhetskopiering och synkronisering [Windows]Om du har filer på din dator måste du säkerhetskopiera. Lätt och enkel. Många av oss känner till säkerhetskopiering och det finns många metoder och program att använda. En annan aspekt som ... Läs mer ett extremt enkelt reservverktyg. Mac-användare Den ultimata Triple Backup-lösningen för din Mac [Mac OSX]Som utvecklaren här på MakeUseOf och som någon som tjänar hela sin inkomst från att arbeta online är det rättvist att säga att min dator och data är ganska viktiga. De är perfekta för produktivitet med ... Läs mer kommer förmodligen att drabbas av Tidsmaskin Partitionera och använd din tidsmaskin hårddisk för att lagra filer ocksåOm din Mac: s hårddisk är liten och din Time Machine-hårddisk är stor, kan det vara värt att använda enheten för både säkerhetskopiering och lagringsändamål. Läs mer . Oavsett vad du väljer att använda måste du installera ett slags automatiserat system för att säkerhetskopiera dina filer på samma tid varje dag, utan att misslyckas.

Helst bör du också ha en fjärransluten säkerhetskopia, bara om din plats blir översvämmad eller tar eld. Men innan du skickar dina värdefulla filer till molnet, se till att kryptera dem i en speciell mapp 5 effektiva verktyg för att kryptera dina hemliga filerVi måste vara noggrannare än någonsin tidigare när det gäller krypteringsverktyg och allt som är utformat för att skydda vår integritet. Med rätt verktyg är det enkelt att hålla våra data säkra. Läs mer först. WinRAR och WinZip kan också kryptera filer Veracrypt, och dess föråldrade föregångare, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 alternativ för diskkryptering för WindowsTrueCrypt är inte längre, men lyckligtvis finns det andra användbara krypteringsprogram. Även om de kanske inte är exakta ersättare, bör de passa dina behov. Läs mer . Molnmöjligheterna inkluderar Dropbox, Google Drive, Box och SkyDrive.

Hitta en databas med OCR-teknik

När du har skannat allt kan du gå vägen med att ha mappar och undermappar sorterade i kategori datum och månad (och även dagmappar också, om du verkligen vill bli exakt). Eller dörr nummer två är att hitta någon sorts databas med OCR-teknik 4 gratis OCR-verktyg online till det ultimata testetMed framstegen inom OCR-teknik är det enklare att konvertera text och bilder från ditt skannade PDF-dokument till de redigerbara textformaten. Vi testade några gratis OCR-verktyg online så att du inte behöver göra det. Läs mer .

OCR står för Optical Character Recognition, och det är teknik som läser den tryckta texten på en sida och är kan antingen konvertera den texten till kopierbar text, eller så kan den ge resultat till dig baserat på nyckelord du ger den. Detta är tekniken som kör Evernote Hur man använder Evernote: Den inofficiella manualenDet tar lång tid att lära sig använda Evernote på egen hand. Det är därför vi har satt ihop denna guide för att visa dig hur du kan dra full nytta av de viktigaste Evernote-funktionerna. Läs mer , och det är vad Projekt Gutenberg använder Project Gutenberg: More Than Just Free BooksSajter som Project Gutenberg, som har över 45 000 böcker att erbjuda (i skrivande stund) kommer att säkerställa att ingen bok någonsin kommer att försvinna. Att upptäcka dunkla litteraturverk är nu enklare än någonsin. Läs mer för att skanna alla public domain-texter till e-böcker. Text i båda dokumenten och bilder De 5 bästa OCR-verktygen för att extrahera text från bilderNär du har pappersremsor, hur får du all den tryckta texten omvandlad till något som ett digitalt program kommer att kunna identifiera och indexera? Håll en bra OCR-programvara i närheten. Läs mer kan hittas, identifieras och föras till dig i sökresultat när du anger det ordet.

För att söka i dina skannade dokument måste du helt klart hitta ett sätt att enkelt kunna dra upp det du behöver direkt. Så om du går OCR-rutten, måste du bestämma. Ska du betala Evernote en årlig avgift och lita på dem med dina känsliga dokument? Eller ska du ladda ner något istället och hålla allt på din dator.

Är du en papperskännare eller en digital avvikelse?

Det finns alltid för- och nackdelar med allt, men vissa människor kan tåla en nackdel mer än andra. Så allt kommer ner på vad du är beredd att acceptera.

Nu skannar allt meningslöst och slöseri med tid? Eller är digitaliseringen framtidens väg? Vad säger ni, läsare?

Bildkrediter: Sjunkande affärsman via Shutterstock.com, alla andra attributfria bilder från PixaBay