9 omedelbara sätt att förvandla dina e-postmeddelanden till uppgifter

Annons

Det kan vara en dålig idé att kombinera e-postmeddelanden och to-dos, men vi vet alla att det är nästan omöjligt att separera de två. Så låt oss sträva efter ett lyckligt medium.

Vad sägs om att ta bort e-postmeddelanden genom att förvandla dem till uppgifter? Det är ganska enkelt att göra, eftersom många uppgiftshanteringsappar i dag har ett system för att förvandla e-postmeddelanden till doser utan att lämna din inkorg. Och om dessa appar synkronisera över alla dina enheter, kan du ta dina uppgiftslistor överallt.

Låt oss se hur e-post-till-uppgiften fungerar i några av de mest populära uppgiftshanteringsapparna.

Om du vill skicka ett e-postmeddelande som en uppgift till valfri styrelse i Trello, måste du först hitta styrelsens unika e-postadress. För att göra det, öppna brädet och klicka på Visa meny längst till höger. Du kommer att se en dold Meny sidofältet flyger ut. Klicka på Mer> E-post-till-kort-inställningar för att avslöja den e-postadress som Trello har tilldelat den nuvarande styrelsen.

Hittade du e-post-id? Bra! Spara det som en kontakt i din adressbok. Nu kan du skicka ett e-postmeddelande till den adressen när som helst och låta Trello förvandla det till en uppgift längst ner i standardlistan på det tavlan.

E-postens ämne blir uppgiftsnamnet på det nya kortet och innehållet i kroppen läggs till som beskrivning. Om du har lagt till bilagor via e-post hamnade de också på kortet.

Det är inte allt. Du kan tilldela ditt kort till dina teammedlemmar genom att lägga till @mentions i Till eller CC fält, ämnesraden eller till och med i e-postens kropp.

Du kan också använda hashtags för att lägga till etiketter baserat på deras färg, antal eller namn. Ta en titt på skärmdumpen ovan. Nu, till exempel, om jag vill tilldela etiketten Akshata till ett visst kort kan jag använda syntaxen #akshata, #orange, eller #2 i e-postens ämnesrad.

Vill du ändra var korten som skapats via e-post hamnar? Du kan ange en standardlista och en standardkortposition från Inställningar per e-post till kort.

Varje kort har också en unik e-postadress som du hittar under Dela med mer... när du öppnar kortet. Allt e-postmeddelande som du skickar till den här adressen slutar som en kommentar på kortet.

Om du är en Chrome-användare, kanske du vill installera Gmail till Trello. Denna tillägg ger dig några användbara funktioner som en Lägg till kort -knappen i Gmail för att skapa ett kort från det aktuella e-postmeddelandet.

Innan du börjar förvandla e-postmeddelanden till Wunderlist-uppgifter måste du aktivera e-poståtkomst för ditt konto genom att gå till Maila till Wunderlist och markera rutan bredvid Aktivera Mail to Wunderlist för ditt konto.

När detta är gjort kan du skicka eller vidarebefordra alla uppgiftsbaserade e-postmeddelanden till [email protected] och det dyker upp som en uppgift i din Wunderlist-inkorg. För att detta ska fungera måste du naturligtvis skicka e-postmeddelandet från adressen till ditt Wunderlist-konto.

E-postämnet blir uppgiftens namn; e-postens kropp bifogas som en anteckning. E-postens bilagor överförs också. Observera att du måste använda ren text i e-postens kropp, eftersom Wunderlist inte stöder HTML.

Här är ett coolt tips: Du kan prefixa e-postämnet med en asterisk (*) följt av ett utrymme för att skapa en stjärnmärkt uppgift.

Med Wunderlist kan du skapa uppgifter genom att skicka e-post från olika adresser, men först efter att du har lagt till dessa adresser under Mejladresser i dina kontoinställningar. Du kan till och med länka varje adress till en annan standardlista, dvs du kan välja listan där du vill placera en uppgift som skickas från en viss e-postadress.

Naturligtvis finns det en IFTTT-recept för att skapa en ny Wunderlist-uppgift. Vi är så glada att du frågade! Receptet aktiveras varje gång du märker ett e-postmeddelande som "wunderlist".

Öppna ditt Remember The Milk-konto, klicka på din profilbild längst upp till höger och gå till Inställningar> E-postuppgifter. Se den adressen bredvid Inkorgen e-post? Det är det unika e-postmeddelande som du kan använda för att vidarebefordra uppgifter från din inkorg. Du hittar också den adressen i välkomstmeddelandet från Remember The Milk.

Som vanligt förvandlas ämnesraden till uppgiftsnamnet och kroppsinnehållet läggs till som en anteckning. Om du vill lägga till flera anteckningar, separera var och en av dem i kroppen med tre bindestreck (-) så här:

Anteckning 1

—

Anteckning 2

—

Not 3

Du kan lägga till uppgiftsegenskaper i kroppen på e-postmeddelandet på detta sätt:
Prioritet: 2
Taggar: bokning resor
Lista: Personlig

Se till att du inte lägger till någon text efter uppgiftsnamnet i ämnesraden.

Om du är bekväm att använda Kom ihåg mjölken Smart Lägg till funktionen, känn dig fri att lägga till uppgiftsegenskaper efter uppgiftsnamnet i ämnesraden.

Titta också på den här detaljerade guide för att lägga till uppgifter via e-post och importera listor via e-post direkt från Remember The Milk.

I Todoist är e-postfunktionens funktion endast för Premium-prenumeranter. Om du är en kan du använda det genom att högerklicka på ett projektnamn i sidofältet och välja E-posta uppgifter till detta projekt från rullgardinsmenyn. Du hittar samma alternativ gömt bakom skiftnyckelpennikonen längst till höger om projektnamnet i ett öppet projekt.

När du väljer det här alternativet ser du en popup med den unika e-postadressen tilldelad projektet. Du hittar också några fler alternativ i denna popup:

• syntaxen för att lägga till uppgiftsegenskaper (som etiketter och påminnelser) via e-post, och
• alternativet att lägga till andra e-postadresser som du vill tilldela uppgifter från.

Alla e-postmeddelanden som du skickar till projektets e-postadress förvandlas till en uppgift med e-postens ämne som uppgiftens namn och e-postinnehållet som en anteckning. Bilagor upp till 10 MB ingår också.

Todoist har också plugins för att länka meddelanden till uppgifter via populära e-postklienter och webbläsare. Det gör inkorg noll Hur man hanterar överbelastning av inkorgar och att göra-listor i e-postmeddelandenE-post är inte bara kommunikation, det dikterar också till stor del din uppgiftslista. Låt oss prata om de bästa tipsen för att länka inkorgen till vår produktivitet med Andy Mitchell - grundaren av ActiveInbox. Läs mer ser lätt ut!

Om du använder den mångsidiga noterings-appen Evernote för att hantera dina uppgiftslister kan du skicka e-postmeddelanden som uppgifter till Evernote med uppgiftsnamnet i ämnesraden. Naturligtvis behöver du tillgång till ditt Evernote-e-post-id för att skicka e-post till. Du hittar det under Kontoinställningar bredvid E-postanteckningar till.

Vill du lägga till taggar eller en påminnelse i en uppgift? Du kan göra det med speciell syntax (#Märka och !Påminnelse respektive) efter uppgiftens namn i e-postens ämnesrad.

Om du till exempel vill lägga till ett att göra för att boka flygbiljetter imorgon, bör ditt e-postämne se ut så här: boka flyg # resa! imorgon @ personligt, var personlig är den anteckningsbok du vill lägga till uppgiften till. Du kan byta ut !i morgon med något liknande !15/02/16 om du vill ange ett datum för påminnelsen.

Ge anteckningarna en mer uppgiftliknande känsla genom att gå in i Evernote och lägga till kryssrutor för anteckningsobjekt.

När du mailar uppgifter till [email protected] med uppgiftsnamnet i ämnesraden, skickar Asana det till listan Mina uppgifter i standardorganisationen eller arbetsytan, som du kan ställa in under Mina profilinställningar> Från e-post.

Innehållet i din e-post förvandlas till uppgiftsanteckningar och e-postbilagor förvandlas till uppgiftsbilagor. Du kan kopiera dina teammedlemmar för att lägga till dem som uppgiftsföljare.

Om du vill skicka ett e-postmeddelande till Asana och få det till en uppgift under ett specifikt projekt eller tagg, är det möjligt. Du måste bara justera e-postadressen som skickas till Asana för att lägga till projektets unika ID så här: [email protected].

För att hitta ett projekt-ID öppnar du projektet och letar efter en serie nummer i webbadressen i adressfältet. Det är projektets (numeriska) ID. Till exempel i projektets URL https://app.asana.com/0/88153235502733/list, projektets ID skulle vara 88153235502733.

Det finns en annan metod för att hitta projekt-ID: Välj projektet i sidofältet, klicka på den lilla pilen bredvid projektnamnet i huvudavsnittet och klicka sedan på Lägg till uppgifter via e-post i rullgardinsmenyn.

Precis som i Wunderlist kan du lägga till olika skickade e-postadresser till ditt Asana-konto och koppla ihop var och en med en specifik arbetsyta eller organisation för att skapa uppgifter.

Det finns mer du kan göra när det gäller att integrera Asana med e-post, till exempel skapa uppgifter med automatisk vidarebefordran av e-post 3 sätt att använda e-postaliaser i Gmail till din fördelMed Gmail-e-postalias kan du skapa nya e-postadresser för dig själv på ett ögonblick. Använd dessa tips för att använda dem till din fördel. Läs mer och skicka konversationer till dina team via e-post. Läsa Asanas guide för e-postuppgifter.

Notera: De x i skicka till Asana e-post-id ([email protected]) är inte en variabel. Lämna det som det är.

För att kunna skicka e-postmeddelanden som uppgifter till ditt Toodledo-konto måste du skapa din hemliga e-postadress. För att göra det klickar du först på din profilbild längst upp till höger. Du kommer att se en listruta nu.

Leta efter Mer… länk under (central) Verktyg kolumnen i rullgardinsmenyn. Detta tar dig till Verktyg och tjänster där du måste klicka på Konfigurera ... i panelen E-poståtkomst.

På nästa skärm, under E-posttjänst, kryssa i rutan bredvid Aktivera e-postimport och träffade Spara ändringar knapp. Då ser du din hemliga e-postadress.

Alla e-postmeddelanden som du skickar till den här adressen förvandlas till en uppgift i Toodledo, med ämnesradens innehåll som fungerar som vanligt namn och karaktärsinnehållet som en anteckning. Om du är en guldprenumerant kan du lägga till e-postbilagor till Toodledo-uppgifterna.

Du kan justera en hel del uppgiftsparametrar med hjälp av speciell syntax som % Tagg för taggnamn, : Påminnelse för påminnelser, och & Upprepa för återkommande uppgifter. Titta snabbt på alla uppgiftsegenskaper som du kan justera. Det är en ganska lång lista.

Om du också är en 2do användare, alla uppgifter som du skapar via e-post i Toodledo synkroniseras automatiskt med 2Do-appen på alla dina enheter. Det här fungerar inte omvänt, eftersom 2Do inte har en inbyggd funktion som låter dig förvandla e-postmeddelanden till uppgifter.

Att förvandla e-postmeddelanden till Any.do-uppgifter är enkelt. Du skickar ett e-postmeddelande till [email protected] med ett lämpligt uppgiftsnamn i ämnesraden och uppgiftsanteckningar i kroppen, och Any.do konverterar e-postmeddelandet till en uppgift. Du måste skicka e-postmeddelandet från adressen som du använde för att registrera dig för Any.do.

"Vi har lagt till den riktigt coola knappen i din Gmail så att du kan lägga till e-postrelaterade uppgifter till din Any. GÖR. "Trevligt :)

- Mehdi Khalili (@MehdiKhalili) 20 februari 2014

Om du är en Gmail-användare installerar du Any.do Chrome-förlängning. Det ger dig några coola alternativ för att hantera dina Any.do-uppgifter från Gmail. Vissa användare har rapporterat synkroniseringsproblem med detta tillägg, så det finns ingen garanti för att det fungerar för dig. Men det är fortfarande värt ett skott!

9. Inom Gmail

Istället för att skicka ut e-postmeddelanden för att automatiskt skapa to-doser i din uppgiftshanteringsapp, kan du också ta en uppsättningshanteringsuppsättning direkt till Gmail med följande appar:

1. SortD: Det här Chrome-tillägget lägger till ett kanbanformat kort till Gmail och sorterar dina e-postmeddelanden i väl definierade listor. Du kommer att hitta omarrangemangsuppgifter en bris tack vare dra-och-släpp-inställningen.

2. ActiveInbox: Detta är ett annat Chrome-tillägg och det gör att du kan förvandla varje e-postmeddelande till en uppgift och tilldela det ett förfallodag inom Gmail. Du kan till och med lägga till doser och anteckningar till utgående e-postmeddelanden för referens. Dessa kommer att vara synliga bara för dig och inte för e-postmottagarna.

Om du letar efter ett anständigt alternativ till ActiveInbox kan du prova Taskforce [Broken URL Removed].

3. Google-uppgifter: Hur kan vi glömma Googles egna uppgiftshanteringsfunktion inbyggd i Gmail? Det döljer några kraftfulla funktioner under det vanliga utsidan. Ta en titt på dessa fem mördare sätt att använda Google-uppgifter Fem mördare sätt att använda Google-uppgifterOm du är som jag tillbringar du mer tid på att hantera dina uppgifter än du faktiskt utför dem. Det handlar om flera listor, offlineåtkomst och att få dina uppgifter under resan. Sedan vi senast tittade ... Läs mer . Och ja, det finns en Chrome-tillägg för att göra Google Tasks ännu bättre Transformera Google-uppgifter i en uppgiftshanteringssvit med Google-uppgifter offline [Chrome]Att använda Google-uppgifter är som en kärlek-hat-relation. Problemet med att använda Google Tasks direkt i Google Kalender eller inuti Google Mail är att layouten och användargränssnittet är extremt förenklade och ... Läs mer !

Det enklaste sättet att skicka en uppgift från ett e-postmeddelande till Google Tasks är att slå Skift + T när du har e-postmeddelandet öppet i Gmail. Detta skapar en ny uppgift med e-postens ämnestext som uppgiftens namn och en länk till e-postkonversationen i uppgiftsinformationen.

Några poäng att notera

1. Om du använd OneNote som din uppgiftslista 6 tips för att använda OneNote som din uppgiftslistaGör du så mycket som möjligt av din OneNote-att-lista? Använd våra tips för bättre OneNote-checklistor. Läs mer , du behöver vår guide för att integrera Outlook-uppgifter i OneNote Förvandla Outlook till ett projekthanteringsverktyg med OneNote-integrationOneNote kan göra mer än du tror. Vi visar hur du förvandlar din Outlook-till-lista till ett kraftfullt projekthanteringsverktyg med OneNote-plugin för Outlook. Läs mer .

2. Googles eget verktyg för anteckningar, Google Keep, stöder inte en inställning för e-post till uppgiftshanteraren. Du kan inte skapa en med ett IFTTT-recept heller, eftersom det inte finns någon Google Keep-kanal på IFTTT.

@ mattar12 ingen Google Keep Channel för tillfället: http://t.co/Lx7SsIAhRl

- IFTTT (@IFTTT) 19 augusti 2013

3. Håll de unika e-postadresserna som genereras av din uppgiftshanteringsapp en hemlighet om du inte vill låta någon skicka uppgifter till dina to-do-listor.

4. Det är normalt att uppgifter som skickas via e-post tar lite tid att dyka upp i din uppgiftshanterare.

5. Många e-postappar på Android och iOS erbjuder integrationer med att göra-lista-appar. Du kanske vill kontrollera om det finns en integration för den specifika e-postuppgiftshanteraren som du använder.

6. Beroende på att göra-lista-appen du använder kan du till och med hämta uppgifter via e-post. Besök appens hjälp- eller supportavsnitt för att se om det tillåter detta.

Din inkorg som en uppgiftslista: Inte så dålig som du tror

E-postmeddelanden handlar inte alltid om korrespondens. Ganska ofta handlar det om att diskutera, tilldela och följa upp uppgifterna. Du kan inte hindra sådana e-postmeddelanden att göra i att hamna i din inkorg, men du kan förvandla dem till uppgifter för att hantera dem bättre. Det är ett bra sätt att se till att du gör glöm aldrig en uppgift Hur du kan vara säker på att du aldrig glömmer en uppgift någonsin igenDu är en organiserad person. Du lägger alltid till kommande händelser i din kalender, och du har ett anständigt märkningssystem i Gmail. Men du behöver lite automatisering för att få dem till din to-do-lista. Läs mer igen bara för att du har glömt eller missat ett e-postmeddelande.

Vilken uppgiftshanteringsapplikation använder du? Tillåter det enkel integration med e-post, och utnyttjar du det? Vi vill veta om du är glad att använda e-post för att hantera din uppgiftslista.