20 sätt en mänsklig virtuell assistent kan spara tid

Annons

Det finns två typer av virtuella assistenter (VA) för att göra livet så lättare Jag använde tre virtuella assistentföretag och den här vannAtt anställa en virtuell assistent är smart tidshantering. Vi testade tre virtuella assistenttjänster och hittade fördelar och nackdelar för var och en. Varje test avslöjar tips och tricks för att välja den perfekta personliga assistenten. Läs mer : digital och mänsklig.

Digitala assistenter är sådana som Siri, Cortana, Alexa och Google Assistant. Det är program som kan tolka och genomföra grundläggande förfrågningar. Vi pratar om saker som att hitta rekommendationer om restaurang och semester, boka en Uber, ställa påminnelser och kontrollera ditt smarta hem. Ganska enkelt, men ändå ganska användbart.

Men hur är det med de uppgifter du hatar att göra, inte kan göra eller bara inte har tid att göra, som är för komplicerade för en digital VA? Svar: hyra a mänsklig virtuell assistent.

Det här är människor (så se till att du behandlar dem som sådana) du kan hyra från webbplatser som

Odesk eller Människor per timme. Genom att outsourcera de rätta uppgifterna till dessa mänskliga VA: er kan du bli superproduktiv och snälla ut mer tid till det koncentrera sig på viktigt arbete Varför självdisciplin är den bästa produktivitetshacken du behöverVad är hemligheten för att få djupa arbete gjort? Är det motivation eller är det disciplin? Om du inte kan fokusera och avsluta ditt arbete, här är några vanortips som hjälper dig att göra mer. Läs mer eller helt enkelt slappna av.

Är du inte säker på vad du eventuellt skulle kunna lägga ut till dessa mänskliga VA: er? Här är några idéer.

1. Gör bokningar och möten

Om det finns en restaurang som du har tänkt att prova, be din VA att "boka ett bord för 4 personer på [restaurang] för omkring 20.00 denna fredag. ” De kommer sedan att hitta telefonnumret, ringa samtalet, informera dig om de exakta detaljerna och lägga till bokningen till en delad kalender Hur du delar din Google-kalender med någonVi visar dig tre alternativ för att dela din Google Kalender. Med iCal kan även Apple Kalender- och Outlook-användare se ditt schema. Vi förklarar också hur du återkallar åtkomsten till din Google Kalender. Läs mer .

Om de har tillgång till dina kontakter kan de till och med låta alla andra veta när de ska dyka upp också. Detsamma gäller för alla andra reservationer och möten du vill göra.

2. Online-köp

När du hittar en VA kan du lita på, tilldela dem en liten ersättning eller ge dem tillgång till ett "företag" -kreditkort (med en liten gräns) innebär att de kan göra online-köp för dina räkning. Ser du något du vill ha? Skicka dem en länk eller en bild så kan de ta itu med att ställa in konton och skriva in betalningsinformation så att du inte behöver göra det.

3. Hitta (och köp) den perfekta gåvan

Om du har en lista över personer du gillar att köpa presenter till (din make, föräldrar, bästa vän), skapa en kort profil för varje person inklusive deras intressen, och låt din VA skanna nätet för gåvor de kommer kärlek. De kan sedan rutinmässigt lägga till dessa idéer i ett delat dokument på Google Drive eller Evernote, så att du alltid har en lista med fantastiska presentidéer till ditt förfogande.

4. Planera en semester

När du har lite semester närmar dig, be din VA att skapa ett kortfattat dokument med fantastiska semesteridéer baserat på din budget och dina preferenser. Klart, du kan granska det här minuter snarare än att spendera timmar på att göra forskningen själv.

De måste göra det undersöka möjliga flygningar 5 resenärshemligheter för att hitta de bästa och billigaste flygningarnaDet enda bättre än att resa är att resa med fantastiska erbjudanden. Spara pengar och ha en fantastisk resa med hjälp av dessa reseplaneringsappar. Läs mer , boende, aktiviteter, attraktioner, väderprognoser, etc. så du kan fatta det bästa beslutet.

5. Bokföring

Att skicka dina VA-bilder av kvitton som behöver matas in i ett kalkylblad eller regelbundet skicka e-post till en lista över dina utgifter är ett otroligt enkelt sätt att bokföra. Detta gör att du kan delegera bokföringens detaljer, snarare än att lämna alla dessa utgifter till höja dig och stressa dig 10 sätt att gräva dig ut ur uppsägningstiderKänslan av att drunkna i en lista med aldrig slutade uppgifter är en rädsla som är gemensam för oss alla. Läkemedlet är tillgängligt. Här är tio sätt att klöva dig tillbaka. Läs mer .

6. Hitta intressanta händelser

Det är alltför lätt att ta reda på intressanta händelser i efterhand. För att hindra detta från att låta din VA sammanställa en lista över alla de bästa platserna i din närhet, hålla ett öga på Facebook-evenemang Missa aldrig ett evenemang: Facebook låter dig prenumerera på lokala evenemangVill du att Facebook ska meddela dig när stora evenemang händer i ditt område? De kommer. Läs mer , och skickar regelbundet en lista över evenemang du kanske är intresserad av att delta.

7. Att hantera kundsupport

När du behöver komma i kontakt med kundsupport eller teknisk support av någon anledning, kan du sluta slösa en massa tid fast i väntetid. För att garantera att du inte slösar bort den här tiden, låt din VA kontakta kundtjänst för dig.

8. Hantera dina data och filer

Var och en av oss har så många filer, mappar, data, kontakter och foton att det nästan är ett heltidsjobb som bara håller allt organiserat. Så hitta ett system som fungerar, förklara det för din VA och ge dem de behörigheter du behöver för att göra detta åt dig. Varje par veckor kunde de flytta dina nya filer till rätt mappar i Dropbox och Google Drive. Byt namn på och organisera dina nya foton. Tagga dina Evernote-anteckningar Det bästa sättet att organisera Evernote: Använd taggarÄr din Evernote en enorm röra? Vi visar dig en enkel tweak som hjälper dig att organisera dina anteckningar som aldrig tidigare. Läs mer . Rensa dina kontaktlistor. Det här sättet gör du alltid kunna hitta det du behöver.

9. Online-forskning

Om du behöver hitta den bästa appen för en viss uppgift, den lägsta kostnadsleverantören eller den högst rankade produkten för en viss användning, få din VA att göra det tunga lyftet åt dig. Detsamma gäller om du behöver göra en del grundläggande undersökningar för att lösa ett problem på jobbet. En bra VA kommer att ha utmärkt forskning online, så att du kan ha förtroende för att de samlar in rätt information för dig.

10. Filtrera dina e-postmeddelanden

Tidigare har vi täckt många sätt att bota din inkorg ångest Hur man bemästrar ångest i Gmail InboxSå många e-postmeddelanden, så lite tid. Känner du dig så här när det gäller att hantera din Gmail-inkorg? Vi visar dig enkla inställningar och hjälpsamma verktyg för att organisera och stresskydda din Gmail-inkorg. Läs mer och spendera mindre tid på e-post. Men om du fortfarande kämpar kan du överväga att lägga ut din e-post till en VA. Hur du tränar din VA för att filtrera e-post kommer att vara personlig för dig. De kan arkivera meddelanden du inte behöver. Flytta de som behöver svar på en "Svara" -mapp. Avsluta prenumerationen från oönskade e-postlistor. De kan till och med svara på några meddelanden för dig.

11. Skapa presentationer

Förbereder du en presentation för arbetet? Vad sägs bara om att dela med din VA all information som måste inkluderas och låta dem sätta samman allt och skicka det färdiga dokumentet till dig?

12. Datainmatning

Datainmatning kan vara ett av de mest tidskrävande, men minst produktiva sätten att spendera din tid på. Om någon av dina veckor spenderas på datainmatning kan du handla den till en VA så snart som möjligt så att du kan använda den tiden till bättre användning.

13. Bekräfta dina bokningar

En dag eller så innan en tid eller bokning, låt din VA kontrollera att allt är korrekt bokat. Detta är användbart för medicinska möten, och särskilt hotell- och restaurangreservation, där en assistentsamtal på din väg enkelt kan ge dig en uppgradering.

14. Korrekturläsare

Oavsett om du skriver e-postmeddelanden, blogginlägg, rapporter, artiklar eller något annat så är det säkert att misstag glider genom sprickorna. För allt viktigt, skicka dina ord till din VA för att kolla igenom (om deras språkkunskaper är upp till början). De kommer att kontrollera grammatiken och strukturen för ditt skrivande och kan till och med lägga till formatering i dina dokument så att de ser ut som fartygsform.

15. Din egen personliga påminnelse

Med en delad kalender kan en VA naturligtvis hjälpa dig att hantera ditt schema så att du alltid vet var du behöver vara vid varje punkt på dagen. Men du kan också låta dem vara din egen personliga påminnelse, skicka meddelanden eller till och med ringa dig att jogga ditt minne om möten, födelsedagar, möten, konferenser, träningspass. Som du vill.

16. Skriva upp anteckningar

Om du har ett gäng handskrivna anteckningar som ligger runt, eller sidor laddade med höjdpunkter, klicka bilder av dessa och skicka dem till din VA för att skriva in för dig. Att ha en digital kopia av dessa anteckningar gör dem inte bara säkrare utan också helt sökbara.

17. Skapa en måltidsplan

Om du vill prova en ny typ av diet (dvs lågprotein, vegetarisk, lågkolhydrat, mycket näringsämnen, lämplig för Atkins Diet, etc.), låt din VA veta kraven och ha dem sätta ihop en måltidsplan Hur man bygger perfekta måltider med IIFYM-kalkylatorn och ExcelDu kan enkelt utforma måltider som uppfyller dina näringsmål. Uppnå dina fitnessmål genom att använda den kostnadsfria IIFYM Calculator och ett Excel-kalkylblad för hälsosamma måltider varje dag. Läs mer och livsmedelslista för att göra följande diet till en bris.

18. Övervaka, sammanfatta och klipp ut nyheterna

Förutsatt att din VA har en bra uppfattning om vad du är intresserad av, ha dem hålla ett öga på branschnyheter Dessa nya feedly-funktioner gör det lättare att smälta dina RSS-flödenFeedlys senaste uppdatering kom med tre nya funktioner: Anslagstavlor, anteckningar och höjdpunkter. Så här kan de hjälpa dig att bli mer produktiv och organiserad med dina RSS-flöden. Läs mer och varnar dig om allt som är viktigt för dig behöver att veta om att hålla sig före spelet.

De kan antingen skicka dig en länk till en originalartikel eller, för att spara ännu mer tid, låta dem sammanfatta nyheterna och eventuella tillhörande data, så att du kan förstå historien på en bråkdel av tiden.

19. Hitta lovande jobbmöjligheter

Varje månad kan din VA skicka en liten lista över jobbmöjligheter som du kanske tycker är intressanta. Om du redan är anställd men hoppas på en förändring är det en uppgift som är för lätt att släppa. Delegera den till en VA för att se till att det händer!

20. Tweak Your CV

Om du ansöker om ett gäng jobb, låt din VA justera ditt CV 10 saker du INTE borde sätta på din CVDin CV är det första glimt av dig som en potentiell arbetsgivare ser. Gör ditt första intryck perfekt. Här är vad du inte ska lägga på ditt CV och varför. Läs mer (och följebrev) så att de anpassas till varje roll du ansöker om.

Detta kommer att kräva att du undersöker företaget du hoppas arbeta för och inkludera specifika surrord som nämns i arbetsbeskrivningen.

Pressa ut fler timmar från varje dag

Det finns massor av sätt du kan pressa mer tid ut varje dag Pressa ut en extra timme varje dag med dessa 10 snabbtipsNågra enkla vanor kan hjälpa oss att tappa några ineffektiva sätt och öka vår tidsbehållare med att göra saker som betyder något. Dessa idéer kan ge dig en extra produktiv timme varje dag. Läs mer , men att anställa en VA är det absolut bästa alternativet.

Naturligtvis kommer det att kosta pengar, och när det gäller assistenter tenderar du att få det du betalar för. I grund och botten, det här verkligen kommer till, hur mycket är din tid värd?

Frestad att anställa din egen virtuella assistent? Kolla in vår artikel om hur (och varför) att lägga ut dina dagliga uppgifter Hur man blir superproduktiv genom att lägga ut dina dagliga uppgifterFå mer gjort på en dag. Genom att lära dig vad du kan lägga ut, plus några "bästa praxis" -tips för att delegera dina dagliga sysslor, kan du också bli superproduktiv. Läs mer , för en mer djupgående titt på vad som krävs.

Med tanke på denna lista, skulle du bli frestad att anställa en mänsklig virtuell assistent som hjälper dig att göra mer gjort varje dag?

Bildkredit: alphaspirit /Depositphotos