Hur du importerar data till dina Excel-kalkylblad på det snygga och enkla sättet

Annons

Excel är kung av kalkylprogram Excel vs. Google Sheets: Vilken är bättre för dig?Behöver du verkligen Excel? Både stationära och onlinelösningar har sina fördelar. Om du har problem med att välja mellan Excel och Google Sheets för att hantera dina kalkylark, låt oss hjälpa dig att bestämma. Läs mer , men ibland måste du öppna ett dokument som inte har formaterats specifikt för Microsoft-program. Och andra gånger måste du spara ditt dokument i ett annat format så att personer som inte använder Excel kan använda det.

Importera och exportera data i Excel verkar vara en komplicerad process, men det är faktiskt ganska enkelt när du har gjort det ett par gånger. Här är vad du behöver veta.

Hur du importerar data till Excel

Oavsett vilken typ av data du importerar kommer du att starta processen på samma sätt. Träffa Arkiv> Importera för att starta. Du ser den här popup-fönstret och låter dig välja formatet för den ursprungliga filen som du vill importera:

Den här dialogrutan ger dig möjlighet att importera kommaseparerat värde (CSV), FileMaker Pro, HTML och textfiler. Om du vill importera en annan typ av kalkylarkfilen är det bästa sättet att exportera kalkylarket i ett annat format än det ursprungliga programmet. De flesta program bör inte ha några svårigheter att exportera till CSV eller text. Jag kommer att använda en CSV i det här exemplet eftersom det är ett vanligt dataformat som används för allt från forskningsdata till

sociala media kontakt kalkylblad. Säkerhetskopiera dina Facebook-kontakter till alla e-postkonton [Veckotips på Facebook]Facebook gör många aspekter av ditt liv mer bekvämt. Det är ett enkelt sätt att hålla kontakten, det påminner dig om dina vänner födelsedagar, och det kan synkronisera dina kontakter och Facebook-evenemang med dina ... Läs mer

Starta guiden för textimport

Klick Importera, och du kommer att se guiden Textimport:

Excel's Text Import Wizard gör så mycket som möjligt för att göra denna process lätt, och för det mesta fungerar den riktigt bra. För det mesta kommer du bara att slå Nästa> tills guiden försvinner och dina data dyker upp i kalkylarket. Som du kan se på bilden ovan bestämde textguiden att den här filen är avgränsad - varje cell separeras av ett komma. Eftersom detta är korrekt kan vi bara slå Nästa> för att gå vidare med importen (om den inte är det, läs vidare för tips om import med fast bredd).

Ställ in datavgränsare

Steg två låter dig välja ett antal olika alternativ relaterade till avgränsning som hjälper dig att se till att dina data importeras korrekt:

Först kan du välja din avgränsare. Uppgifterna som jag importerar här använder kommatecken för att separera celler, så jag lämnar det Kommatecken vald. Flik är också vald och har inte en negativ inverkan på den här importen, så jag lämnar den i fred. Om ditt kalkylblad använder mellanslag eller semikolon för att skilja mellan celler väljer du bara det alternativet. Om du vill dela upp informationen om ett annat tecken, som en snedstreck eller en period, kan du ange det tecknet i Övrig: låda.

De Behandla påföljande avgränsare som en rutan gör exakt vad den säger; i fråga om komma, att ha två komma i rad skulle skapa en enda ny cell. När rutan inte är markerad, vilket är standard, skulle det skapa två nya celler.

De Textkvalificering rutan är en viktig; när guiden importerar ett kalkylblad kommer den att behandla några celler som nummer och andra som text. Tecknet i den här rutan kommer att berätta för Excel vilka celler som ska behandlas som text. Normalt finns det citat ("") runt text, så detta är standardalternativet. Textkvalificeringarna visas inte i det slutliga kalkylbladet. Du kan också ändra det till enstaka offert ('') eller ingen, i vilket fall alla offerter kommer att förbli på plats när de importeras till det slutliga kalkylbladet.

Ställ in dataformat

När allt ser bra ut, slå Nästa> för att gå till det sista steget, som låter dig ställa in dataformat för importerade celler:

Standardvärdet för Kolumndataformat är Allmän, som konverterar data automatiskt till numeriska, datum- och textformat. För det mesta kommer detta att fungera bra. Men om du har specifika formateringsbehov kan du välja Text eller Datum:. Datumalternativet låter dig också välja formatet som datumet importeras i. Och om du vill hoppa över specifika kolumner kan du göra det också.

Var och en av dessa alternativ tillämpas på en enda kolumn eller flera kolumner om du växlar och klickar för att välja mer än en. Det kan ta lång tid att gå igenom alla kolumner på det här sättet om du har ett gigantiskt kalkylblad, men Det kan spara tid på lång sikt om alla dina data är korrekt formaterade när du först importerar den.

Det sista alternativet i denna dialog är Avancerad menyn, som låter dig justera inställningarna som används för att identifiera numerisk data. Standarden använder en period som decimalavskiljare och komma som tusentals separator, men du kan ändra detta om dina data formateras annorlunda.

Efter att dessa inställningar har ringts upp efter önskemål, tryck bara på Avsluta och importen är klar.

Använd fast bredd istället för avgränsad

Om Excel blir felaktigt avgränsar dina data, eller om du gör det importera en textfil utan avgränsare Hur konverterar jag avgränsade textfiler till Excel-kalkylbladDet är enkelt att konvertera en avgränsad textfil till ett Excel-kalkylblad. Så här gör du med tre olika metoder. Läs mer , du kan välja Fast bredd istället för Avgränsad i det första steget. Detta gör att du kan dela dina data i kolumner baserat på antalet tecken i varje kolumn.

Om du till exempel har ett kalkylblad fullt med celler som innehåller koder med fyra bokstäver och fyra siffror och du vill dela bokstäverna och siffrorna mellan olika celler kan du välja Fast bredd och ställ in split efter fyra tecken:

För att göra detta, välj Fast bredd och klicka Nästa>. I följande dialog kan du berätta för Excel var du ska dela upp data i olika celler genom att klicka i den visade informationen. För att flytta en delning, klicka och dra pilen längst upp på raden. Om du vill ta bort en delning dubbelklickar du på raden.

Efter att ha valt dina split och slå Nästa>, får du samma alternativ som du skulle ha vid den avgränsade importen; Du kan välja dataformat för varje kolumn. Slå sedan Avsluta och du får ditt kalkylblad.

Förutom att importera icke-avgränsade filer är detta ett bra sätt att göra dela upp text och siffror Hur man extraherar ett nummer eller text från ExcelBehöver du extrahera ett nummer från en sträng eller blandad text i Excel? Så här konverterar du text och nummer i Microsoft Excel. Läs mer från filer du arbetar med. Spara bara filen som en CSV- eller textfil, importera den filen och använd den här metoden för att dela upp den du vill.

Importera HTML är detsamma som att importera CSV- eller textfiler; välj filen, gå igenom samma val som ovan och ditt HTML-dokument förvandlas till ett kalkylblad som du kan fungera med (du kanske tycker att det är användbart om du vill ladda ner HTML-tabeller från en webbplats, eller om webbformulärsinformation sparas i HTML formatera).

Exportera data från Excel

Exportera data är mycket enklare än att importera dem. Klicka på när du är redo att exportera Arkiv> Spara som... (eller använd a praktisk Excel-kortkommando 35 Vardagliga Microsoft Excel-kortkommandon för Windows och MacKortkommandon kan spara mycket tid! Använd dessa Microsoft Excel-genvägar för att påskynda arbetet med kalkylark på Windows och Mac. Läs mer ), och du får ett antal alternativ. Välj bara den du behöver.

Här är en sammanfattning av några av de vanligaste:

• .xlsx / .xls: standard Excel-format.
• .xlt: Excel-mall.
• .xlsb: ett Excel-format skrivet i binärt istället för XML, vilket gör det möjligt att spara extremt stora kalkylark snabbare än standardformat.
• .csv: komma-separerat värde (som i det första importexemplet som används ovan; kan läsas av alla kalkylbladsprogram).
• .Text: ett antal lite olika format som använder flikar för att separera cellerna i kalkylarket (om du är osäker, välj Fliken Avgränsad text istället för ett annat .txt-alternativ).

När du väljer ett format och trycker på Spara, kan du få en varning som ser ut så här:

Om du vill spara din fil som något annat än .xlsx eller .xls kommer det troligtvis att hända. Om det inte finns specifika funktioner som du verkligen behöver i ditt kalkylblad, tryck bara på Fortsätta och ditt dokument kommer att sparas.

Ett steg närmare Excel Mastery

För det mesta använder människor bara Excel-formaterade kalkylblad, och det är verkligen lätt att öppna, ändra och spara dem. Men då och då får du en annan typ av dokument, som ett dokument extraherat från webben eller genererat i ett olika Office-sviter Vilken Office Suite är bäst för dig?Du kommer att tryckas på för att hitta ett yrke som inte kräver någon eller flera ordbehandling. Och du kanske undrar, är Microsoft Office verkligen den bästa lösningen? Här är dina alternativ. Läs mer . Att veta hur man importerar och exporterar olika format kan göra det mer praktiskt att arbeta med dessa typer av ark.

Importerar eller exporterar du Excel-filer regelbundet? Vad tycker du att det är användbart för? Har du några tips för att dela eller specifika problem som du inte hittat en lösning för ännu? Dela dem nedan!