Hur man spränger genom dina e-postmeddelanden i Microsoft Outlook

Annons

E-postmeddelanden är tänkta att vara en bekväm kommunikationsmetod, men många av oss tillbringar mycket mer tid än vi skulle vilja försöka få mening om vår inkorg. Utan ordentlig organisation kan du upptäcka att e-postmeddelanden kostar dig mer tid än de sparar.

Microsofts Outlook innehåller ett antal funktioner som kan hjälpa till att lindra detta problem, men många användare känner helt enkelt inte till det funktionalitet som är gömd bort i programmet Förvandla Outlook till ett projekthanteringsverktyg med OneNote-integrationOneNote kan göra mer än du tror. Vi visar hur du förvandlar din Outlook-till-lista till ett kraftfullt projekthanteringsverktyg med OneNote-plugin för Outlook. Läs mer . Använd dessa funktionsbitar för att se till att din inkorg är så välskött som möjligt så att du kan fokusera på viktigare frågor.

Hitta en vy som passar dig

Ett av de första stegen mot att bli en expert Outlook-användare Bli en Pro Outlook-användare genom att undvika vanliga misstagOm du arbetar i en typisk kontorsmiljö, är oddsen ganska bra för att postsystemet är en Exchange-brytare och att valfri e-postklient är Outlook. Vi har täckt Outlook här på ...

Läs mer skräddarsyr programmet till ditt arbetsflöde. Nästan alla använder e-post idag, men det betyder inte att vi alla gör det på exakt samma sätt. Det som fungerar för någon annan kanske inte fungerar för dig, och det är därför det är en bra idé att justera Outlook-standardlayouten så att den passar din användning bäst.

Gå till Se för att se vilka alternativ som är tillgängliga för dig. De Ändra Visa-knappen i Nuvarande åsikt avsnittet ger dig några olika val, men det är väl värt att gräva in i Arrangemang och Layout avsnitt för att komma in i det snygga av anpassningen.

Till exempel kanske du vill ändra Förhandsgranskning av meddelande till 3 linjer, vilket ger dig en mer detaljerad förhandsvisning av en mindre mängd e-postmeddelanden när som helst. Eller kanske du vill ställa in Läsruta till Av, vilket sparar lite efterfrågat skärmutrymme för att öppna enskilda e-postmeddelanden som ett nytt fönster när du vill läsa igenom dem.

Nyckeln här är helt enkelt att ta reda på vad som bäst passar det sätt du använder Outlook. Testa saker - det är lika enkelt som att ändra dessa inställningar till sina standardvärden om du upptäcker att de inte fungerar så bra som du hoppats.

Använd regler för att automatisera processen

Regler är ett bra första steg mot att organisera dina e-postmeddelanden, för när de väl är på plats kommer de att ta hand om en hel del av arbetet innan du ens kontrollerar din inkorg. För att komma igång med regler, gå till Hem fliken i Outlook och navigera till regler > Hantera regler och varningar.

Härifrån, klicka på Ny regel. Du ser ett urval av mallar, liksom alternativ för att börja från början. För tillfället är det bäst att hålla sig till de mallar som erbjuds - det finns gott om möjlighet att anpassa regeln till din smak på nästa skärm. För denna demonstrations syfte kommer vi att välja Flytta meddelande från någon till en mapp.

Nu är det dags att göra regeln till ett syfte. Jag vill skapa ett system där alla e-postmeddelanden som jag får från en annan MakeUseOf-författare skickas direkt till en prioritetsmapp. För att göra det, kryssa i rutan i villkorfönstret som läser med specifika ord i avsändarens adress. Klicka sedan på specifika ord i avsnittet nedan - jag ställer in det till använda så det skulle bara svara på e-postmeddelanden som skickas från ett e-postkonto från webbplatsen, men det kan uppenbarligen vara vad du vill - och välj sedan en förnuftig mapp genom att klicka specificerad och navigera till den.

Välj sedan vad du vill göra med de meddelanden som denna regel lägger åt sidan och överväg noga om du vill sluta behandla fler regler. Beroende på vilka andra regler du har aktivt kan du hålla det här krysset markerat orsaka organisatoriska problem senare. Välj sedan dina undantag så är du redo att namnge din regel och aktivera den. Därifrån och ut sorteras det automatiskt via din e-post tills du stänger av den.

Dela upp och erövra med kategorier

Regler är ett bra sätt att hantera huvuddelen av din e-post, men vissa organisatoriska uppgifter kräver ett mänskligt öga. Sträng användning av kategorier kan hjälpa till att effektivisera denna process, så att du snabbt och exakt kan klassificera e-post. Ställ in dina kategorier genom att gå till Tags avsnitt av Hem fliken i Outlook och navigera till Kategorisera > alla kategorier.

Här ser du en sammanfattning av alla kategorier som för närvarande finns. De kommer som standard att vara ett enkelt system med färger, så du kanske bara vill redigera dessa poster till att börja med. För att göra dem lite mer användbara klickar du på en kategori för att markera den, döpa om den till något relevant för den typ av e-post du får och tilldela den en genvägsnyckel som du kommer ihåg från falla ner.

Med dessa inställningar på plats kan du snabbt och enkelt organisera dina e-postmeddelanden när du får dem. Markera helt enkelt ett visst meddelande i din inkorg och använd lämplig genväg Navigera Windows med kortkommandon ensamDu kanske känner till många kortkommandon, men visste du att du kunde komma runt Windows utan musen? Här är hur. Läs mer som du just tilldelade. Du kan nu se alla meddelanden som är taggade under en viss kategori helt enkelt genom att ange den kategorinens namn i Outlook-sökfältet.

Använd sökfältet

Hemligheten med att hålla dina e-postorganiserade är planering framåt - lite arbete i förväg kan förhindra att huvudvärk uppstår senare. Det kommer emellertid säkert att finnas tillfällen då ett e-postmeddelande kommer på väg och det finns inga tecken på det i någon av dina noggrant underhållna mappar eller kategorier. I så fall är det klokt att ringa in sökfältet.

Outlook's sökfunktion är lika flexibel som den är grundlig. Ange ett sökord i fältet ovanför din inkorg, och det kommer snabbt att presentera alla förekomster av det ordet som det kan hitta, oavsett om det finns i en ämnesrubrik eller i en e-postadress. Detta kan vara särskilt användbart om du kommer ihåg en viss detalj i ett specifikt e-postmeddelande som du inte kan hitta på normala sätt.

Det är värt att komma ihåg att sökhastigheterna kommer att avta med en fullständig inkorg. Om det är den situation du arbetar med kan det vara värt att söka i vissa mappar, snarare än varje e-post som Outlook har tillgång till. För att göra det använder du rullgardinsmenyn till höger i sökfältet för att begränsa dina sevärdheter. För mer djupgående tweaks, gå till Förfina avsnitt av Sök flik.

Kom ihåg att använda Outlook.com

Onlineversionen av Outlook kanske inte har alla klockor och visselpipor från Desktop-versionen, men det faktum att det är lättillgängligt från alla enheter med en webbläsare betyder att det inte borde vara det bortse. Om du behöver komma åt dina e-postmeddelanden när du är bort från din arbetsstation Så här ställer du in en e-post från kontorssvar i OutlookVad händer när du kombinerar en två veckors semester med ett livligt arbetsliv? Du kommer att ha ett gigantiskt projekt när du kommer hem: e-post! Vänta - varför inte automatisera en del av det åt dig? Läs mer , det är ett helt acceptabelt alternativ.

Men det finns mer till det webbaserade Outlook Outlook.com får avancerade regler, ångra funktionen, svar online och merNu kommer alla Outlook.com-användare att fyra nya funktioner som är avsedda att göra ditt e-postliv mycket lättare: avancerade regler för sortering, en ångrafunktion, svar på nätet och förbättrad chattfunktion. Läs mer än bara kolla e-post. Genom att klicka på Inställningar kugge längst upp till höger på skärmen kan du också komma åt en ganska omfattande uppsättning alternativ det kan vara ganska praktiskt när du är på språng. Dessutom ger samma rullgardinsmeny åtkomst till din regler och kategorier.

Att veta att du kan komma åt dina Outlook-e-postmeddelanden var som helst kan kombineras med en Regel för att hjälpa dig att tunna ut din inkorg även när du är borta från din dator. Om du har en regelbunden pendel kan det vara möjligt att förvandla din buss- eller tågresa till en bekväm tid att bedöma din inkorg innan dagen börjar.

Har du ett bra tips för att använda Outlook för att hålla dina e-postmeddelanden organiserade? Låt oss veta om det i kommentarerna nedan.