Hur du svarar på alla e-postmeddelanden på rätt sätt: Inline

Annons

År 1971 skickades det första e-postmeddelandet någonsin från en dator till en annan. Nu, 269 ​​miljarder e-postmeddelanden skickas varje dag.

Det är omöjligt att föreställa sig hur många av dessa e-postmeddelanden är onödiga. Hur många tjänar bara för att orsaka mer förvirring. Att bränna upp ännu mer uppmärksamhet och tålamod hos sina mottagare.

Men en sak är säker: om fler började svara på e-post effektivt 5 verktyg för att skriva bättre e-postmeddelanden som folk kommer att läsa och svara påSkrivning är inte allas kopp te. Men du behöver inte vara en bra författare för att skicka ett bra e-postmeddelande. Allt du behöver är några verktyg för att säkerställa kvalitetsmeddelanden. Läs mer , skulle vi alla hajkats till våra inkorgar lite mindre snävt och våra e-post ångest Hur man bemästrar ångest i Gmail InboxSå många e-postmeddelanden, så lite tid. Känner du dig så här när det gäller att hantera din Gmail-inkorg? Vi visar dig enkla inställningar och hjälpsamma verktyg för att organisera och stresskydda din Gmail-inkorg. Läs mer skulle vara lite mindre försvagande.

Den mest uppenbara lösningen här är inte bara "inline svara", men inline svara ordentligt. Inline svar är där du svarar i huvuddelen av e-postmeddelandet, snarare än att skriva din egen e-post från grunden.

Inline svar är något de flesta av oss redan gör då och då. Men vi borde svara inline långt oftare. Och vi borde göra det med några regler i åtanke för att hålla de komplicerade e-posttrådarna organiserade och enkla att följa.

Vi svarar på e-post fel

Det motsatta av inline svar är vad som ofta kallas "toppläggning." Det är här du svarar på ett e-postmeddelande och börjar bara skriva längst upp i textrutan. Så här består huvuddelen av e-postmeddelanden idag. Men om du inte har extremt enkla e-postkonversationer kan toppläggning orsaka alla typer av problem.

Först och främst, när det är högst uppslaget, att hänvisa tillbaka till det ursprungliga e-postmeddelandet blir en enorm krångel, vilket innebär att du skurar via e-post efter e-post för att hitta det du letar efter. Då måste du bläddra tillbaka till e-postmeddelandet som du skriver för att kanske parafrasera vad du just har hittat, ur sammanhang och ofta saknar framstående punkter.

Ibland kan en mottagare svara på din e-post i en helt ny e-posttråd, vilket betyder att din konversation nu sker i två eller flera separata trådar.

via GIPHY

Om du deltar i en gruppkonversation blir saker ännu smutsigare. Att hålla reda på vem som svarar på vad, när och vad svaren var på de där svar blir en nästan omöjlig prestation.

Inline svar är lösningen

Istället för att posta högst då, borde vi svara i kö - det vill säga inom kroppen av det ursprungliga e-postmeddelandet. I Outlook och Apple Mail kan du se det ursprungliga meddelandet så snart du trycker på svar. I Gmail trycker du bara på de tre punkterna längst ner på skrivskärmen för att visa konversationen.

Dricks: För att ta bort den vertikala "citat" -raden från ditt svar i Gmail, markera hela e-postmeddelandet och klicka sedan på strecksats mindre knapp.

Inline svar löser problemet med att behöva bläddra igenom massor av meddelanden eftersom det ursprungliga e-postmeddelandet är inkluderat och sökbart i det senaste meddelandet du får i den konversationen. Detta betyder att allt hålls i sammanhang.

Dessutom behöver du inte slösa tid på att sammanfatta andras svar eller kopiera klistra in delar av e-postmeddelanden bara för att dina egna svar ska vara vettiga. Med inline-svar finns allt för alla att hänvisa tillbaka till när som helst.

Och för trådar som involverar flera personer, är det enkelt att skilja vem som sa vad och som svar till vem (om det görs ordentligt).

Inline Svara korrekt

När de flesta svarar inline skriver de helt enkelt sina svar bredvid texten de vill svara på och de gör detta djärvt eller rött.

Detta är långt ifrån idealiskt. Så fort någon öppnar ett e-postmeddelande i vanlig text kan de inte se den här formateringen. Och så snart det finns mer än ett par människor i en tråd kan saker och ting bli rörigt snabbt.

Så här är en snabbguide om ordentligt inline svar som är skalbar och kommer att hålla förvirring till ett minimum.

1. Lita inte på formatering

Som nämnts kan en mottagare i vissa fall inte se den formatering du inkluderar i ett e-postmeddelande (t.ex. kan de föredra vanlig text). Om någon är färgblind kan de ha svårt att följa trådar som innehåller flera färger.

Använd alla former för att göra svar enklare att hitta när du skannar ett e-postmeddelande. Men lita inte enbart på det.

2. Förordet svarar med ditt namn

Istället för att förlita dig på formatering, gå in i vanan att förordna alla dina svar med ditt namn och, om du behöver vara särskilt organiserad, datumet. Be alla mottagare att göra samma sak.

För närvarande i Gmail har du inget annat val än att skriva ditt namn manuellt. Detsamma gäller för ständigt intetsägande Apple Mail-app.

Om du använder Outlook finns det dock en funktion som automatiskt förordar dina svar med ditt namn. För att göra detta gå till Arkiv> Alternativ> Mail. Gå sedan till Svar & Framåt, kolla Förord ​​kommentarer med rutan och skriv ditt namn i textrutan. När du svarar i en e-postadress visas ditt namn automatiskt inom parentes.

Mailbird har också detta alternativ som standard.

3. Använd linjeavbrott, snälla

Varje gång du lämnar ett inline-svar bör det vara på en ny rad snarare än infogad mitt mening eller i slutet av ett stycke.

Detta gör det mycket lättare för andra att svara på dina kommentarer och gör skanning av konversationen som sker runt varje punkt mycket mer strömlinjeformad.

4. Strecksatser på flera nivåer

När flera punkter adresseras i ett e-postmeddelande kommer du att ha flera trådar som händer inom ett enda meddelande.

För att hålla dessa organiserade bör du trycka in trådade svar så att det är uppenbart vilka kommentarer som hänför sig till varje punkt. Jag tycker personligen att använda vinkelparenteser (>) är de mest intuitiva karaktärerna här, eftersom kulapunkterna kanske inte dyker upp i vanliga textmeddelanden.

Detta kommer att spara dig mycket för att försöka ta reda på vilken del av konversationen du behöver vara uppmärksam på.

5. Sista utväg: Använd ett bättre verktyg

Ingen låtsas inline-svar är den perfekta lösningen här. Men om du inte har något annat val än att använda e-post, ta dig tid till skriva e-postmeddelanden som är effektiva och effektiva Hur man skriver den perfekta professionella e-postadressen (säkerhetskopierad av data)E-post förblir den huvudsakliga kommunikationsformen i affärer. För att lyckas i den miljön bör du lära dig att komponera effektiva professionella e-postmeddelanden. Vi visar dig 9 enkla knep som har visat sig fungera. Läs mer . Baserat på orsakerna ovan är inline svar det bästa sättet att hålla projekt framåt. Det hjälper alla att hålla jämna steg med flera konversationer i e-posttrådar utan att behöva slösa tid på att titta igenom långa listor med tidigare e-postmeddelanden.

Om du tycker att ens inline-svar blir för komplicerade, eller om dina kollegor inte kan komma in i vanan att inline svara ordentligt, kan det dock vara dags att leta efter ett annat verktyg.

Kommunikationsverktyg som Slak, Yammer, och Kura underlätta komplex teamkommunikation. I stället för att fortsätta kämpa med e-post kan det vara dags att prova en av dessa.

Sprid ordet

När du antar dessa enkla inline svar regler, kommer många mottagare att uppskatta hur effektivt detta e-postbeteende 5 verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelandenAlla försöker fortfarande att lösa e-postproblemet. Så låt oss också prata om den mest grundläggande vanan av alla - konsten att skriva bättre e-postmeddelanden. Med hjälp av några coola verktyg. Läs mer är och börja efterlikna din strategi naturligt.

Om de inte naturligtvis kopierar din tankeväckande e-postetikett, drar du upp dem. Skicka dem den här artikeln. Beskriv hur du vill att de ska svara och förklara att det kommer att spara massor av missförstådda meddelanden, bortkastad tid och förlust av sammanhang.

Det finns verkligen ingen nackdel.

Tror du att dessa regler kommer att hjälpa dig att hålla dig uppdaterad med komplexa e-posttrådar? Finns det några andra inline svar som du tror skulle vara till hjälp?

Bildkredit: sangoiri /Depositphotos