5 kritiska verktyg du behöver för ett mer produktivt virtuellt kontor

Annons

Ett virtuellt kontor är ett mobilkontor som finns på din dator eller i molnet. Om ditt jobb inte binder dig till en specifik plats kan du ställa in dina verktyg för att arbeta var som helst i världen. För fler och fler blir arbetet på distans ett realistiskt och utmanande alternativ till att pendla till att arbeta på ett traditionellt kontor.

Även om det erbjuder en otrolig mängd frihet kräver det att arbeta praktiskt taget och eventuellt på vägen också stor disciplin och utmärkta organisationsförmågor. Jag har jobbat och reser i över ett år och kan därför berätta en sak eller två om att arbeta från ett "virtuellt kontor".

E-postkommunikation

Effektiv kommunikation är nyckeln till att vara produktiv. E-post förblir ett viktigt virtuellt kontorsverktyg för professionell kommunikation och det ser inte ut som att det kommer att ersättas när som helst snart. Din e-postklient bör vara konfigurerad för att automatiskt filtrera din e-post, det ska göra det enkelt för dig att tagga och sortera e-postmeddelanden, och du bör kunna komma åt din e-post online om något händer med din dator.

För mig, Google mejl med vissa anpassade inställningar och flera aktiverade funktioner i Google Labs uppfyller alla dessa krav. Vi har skrivit otaliga artiklar om GMail på MakeUseOf.

Jag rekommenderar också att du läser följande artiklar:

• • Hur man förvandlar Gmail till en multitasking-maskin (del 1) Hur man förvandlar Gmail till en multitasking-maskin (del 1) Läs mer

• 3 saker Pro Gmail-användare har konfigurerat i sina konton 3 saker Pro-användare av Gmail har konfigurerat sina konton Läs mer

Organisering och planering

Inget virtuellt kontor är komplett utan en kalender för att påminna dig om tidsfrister, händelser och möten. På grund av dess sömlösa integration med GMail använder jag Google Kalender.

Följande artiklar visar hur du kan dra nytta av Google Kalender:

• 10 fantastiska funktioner i Google Kalender som du bör prova 10 fantastiska funktioner i Google Kalender som du bör prova Läs mer
• 5 användbara Greasemonkey-skript för att förbättra Google Kalender 5 användbara Greasemonkey-skript för att förbättra Google Kalender Läs mer

Om du behöver mer hjälp än en enkel kalender kan ge kan du överväga att installera ditt eget virtuella assistentsystem. En utmärkt lösning för att hantera dina räkningar, resedetaljer och mer är Pageonce. Ett annat bra verktyg för att hålla organiserat är Kom ihåg mjölken, ett verktyg för att hantera listor, uppgifter och påminnelser online eller var du än vill, till exempel i GMail.

• 8 enkla sätt att hantera uppgifter med Kom ihåg mjölken 8 enkla sätt att hantera uppgifter med Kom ihåg mjölken Läs mer
• 5 smarta sätt att använda kom ihåg mjölklistor och taggar 5 smarta sätt att använda kom ihåg mjölklistor och taggar Läs mer

Direkt kommunikation

Det är viktigt att få kontakt med människor. Direkt kommunikation via IM, röst, telefon eller videosamtal hjälper också till att vidarebefordra information mer effektivt än via ett e-postmeddelande. Hursomhelst måste du kommunicera direkt med kollegor eller kunder.

Skype täcker hela bandbredden för direkt kommunikation. Du kan använda det för snabbmeddelanden, röst- eller videochatt och ringa ett telefonnummer.

Kolla in följande artiklar för tips och tricks för Skype :

• 5 enkla sätt att fixa låg ljudkvalitet på Skype (eller andra VoIP-tjänster) 5 enkla sätt att fixa låg ljudkvalitet på Skype Läs mer
• Hur du felsöker när Skype inte har någon video [Windows] Skype-video fungerar inte? Så här testar du och felsöker din kameraDet är frustrerande när Skype-video inte fungerar. Använd den här checklistan för att lösa de vanliga problemen med Skypes videoström. Läs mer
• Hur man använder Skype för att spela in samtal eller genomföra intervjuer med HotRecorder (Windows) Hur man använder Skype för att spela in samtal eller genomföra intervjuer med HotRecorder (Windows) Läs mer

Som ett alternativ till Skype kan du också överväga Google Talk eller ooVoo.

Online File Storage & Sharing

Om ditt kontor inte bara är virtuellt, utan också i The Cloud, behöver du ett tillförlitligt verktyg för fillagring. Du kanske också behöver ett verktyg för att utbyta eller samarbeta med dokument med dina partners. Dropbox kan göra allt detta och mer.

Se vad vi rekommenderar dig att göra med Dropbox:

• 2 verktyg för att göra fildelning på Dropbox snabbare och enklare 2 verktyg för att göra fildelning på Dropbox snabbare och enklareEn av spelarna i fildelningsspelet är Dropbox. Denna populära filbackup- och synkroniseringstjänst gör det möjligt för användare att dela filer enkelt via en "Public Folder". Med denna funktion delas filer ... Läs mer
• 3 fler sätt att hantera dina Dropbox-filer du kanske inte vet om 3 fler sätt att hantera dina Dropbox-filer du kanske inte vet omVår favorit, fildelningstjänst hela tiden, Dropbox, ger generöst upp till 2 spelningar med filutrymme gratis. För många användare kan det räcka, men nu när Dropbox håller på att bli den centrala molnsynkroniseringen ... Läs mer
• Hur du återställer förlorade filer i Dropbox Hur du återställer förlorade filer i DropboxVad händer om du av misstag tar bort en fil i Dropbox? Kommer det att försvinna för alltid när ändringarna har synkroniserats? Ja, filen kommer att försvinna men den kommer inte att vara helt borta ännu. Så är ... Läs mer
• Hur man skapar direkta länkar till Dropbox-innehåll och automatisera processen Hur man skapar direkta länkar till Dropbox-innehåll och automatisera processenEn av de bästa användningarna av Dropbox är fildelning. Med ditt Dropbox-konto kan du använda din offentliga mapp för att dela filer med andra. I den här artikeln kommer jag att visa dig den snabba och ... Läs mer
• Hur man krypterar dina Dropbox-data med ENCFS [Linux] Hur man krypterar dina Dropbox-data med ENCFS [Linux]Dropbox är utan tvekan ett av de bästa online-synkroniseringsverktygen runt om. Men om du har bläddrat igenom tekniska nyheterna nyligen ser du att Dropbox har några sekretessproblem från sent. Därför kryptering ... Läs mer

Hårdvara

Till sist, låt mig kort nämna hårdvara som kommer att vara praktiskt. Du behöver uppenbarligen en dator och eventuellt en mobiltelefon. Enhetsvalet beror till stor del på personliga preferenser eller kanske kommer du att lita helt på offentliga datorer. Hursomhelst finns det två delar av tillbehörshårdvara som du bör tänka på:

• Säkerhetskopiering och filöverföring
  För data kan du inte eller inte vill lagra online, få ett SD-kort eller en USB-flashenhet med tillräcklig lagringskapacitet. Du kan också installera mobila appar på dessa enheter om du kommer att lita på offentliga datorer.
• Hörlurar och / eller headset
  När du arbetar på en upptagen och bullrig allmän plats kan bra hörlurar vara avgörande för ditt fokus och förnuft. När du ibland behöver ringa via din dator, se till att få multifunktionella hörlurar som också fungerar som headset.

Slutsats

Ett virtuellt kontor är en mycket individuell installation av datormaskinvara, stationär programvara och onlinetjänster. Precis som på ett traditionellt kontor beror de virtuella kontorsverktygen du väljer mycket på dina personliga krav och preferenser. Du kan hålla organisationen enkel och effektiv, men glöm aldrig att skydda dina data och säkerhetskopiera religiöst.

Vilka appar och hårdvara använder du på ditt virtuella kontor?

Bildkrediter: EDHAR