Annons
När du reser för affärsresor vet du antagligen hur tråkigt det kan vara att hålla reda på resor, mat, hotell och underhållningskostnader. Det kräver ofta att du kommer ihåg att få kvitton, stämma upp dem och ge ditt företag eller organisation en utgiftsrapport. Tja, ExpenseCloud, en ny onlinetjänst och mobilapp, kan mycket väl spara massor av tid.
ExpenseCloud fungerar mycket som den populära personliga finansiella tjänsten, Mint.com. Du kan använda ExpenseCloud för att importera transaktioner från dina onlinekredit- och betalkortkonton eller manuellt lägga till utgifter och i slutändan skapa en utgiftsrapport för godkännande.
Även om premiumbetalningsalternativ för ExpenseCloud kommer att vara mest användbara för företag med flera konton, kan gratiskontot för individer också vara användbart för säga lärare, frilansare, statligt anställda och liknande som kanske inte har ett företagskonto men måste hålla reda på utgifterna och tillhandahålla en utgiftsrapport, även för skatterelaterade syften.
Hur det fungerar
ExpenseCloud är en mobilapp för flera plattformar för iPhone, Blackberry och Android. När du har registrerat ditt konto kan du börja använda ExpenseCloud direkt. Användargränssnittet för hemskärmen består av en enkel samling datainmatningsknappar för inspelning av parkering, hotellkostnader, körsträcka, underhållning, flygresor, måltider och andra utgifter.
När du trycker på en kategori kan du manuellt lägga till en kostnad som innehåller datafält för beloppet, datumet och handlaren och om en kostnad är fakturerbar eller förbetald. Om du gör utlandsresor kan du också ange vilken valuta du använde.
Eftersom ExpenseCloud finns på din iPhone, knäpper du foton på kvitton med den inbyggda kameran. IPhone-kameran fångar dokument ännu bättre än vissa skannrar, och med lite övning tar det mindre än 30 sekunder att ta en bild av ett kvitto och ha det lagrat på din iPhone. Du kan använda den gröna knappen Lägg till från ExpenseCloud för att aktivera kameran eller lägga till ett befintligt foto av ett kvitto i ditt bibliotek.
Med ExpenseCloud kan du naturligtvis mata in data manuellt som du kan göra när du sparar kvitton och loggar objekt med penna och papper. Men ExpenseCloud fungerar som ett kalkylblad, så när du manuellt matar in data ger det en detaljerad rapport som beräknar all data åt dig, vilket gör det mer exakt. All input du gör i mobilversionen av ExpenseCloud synkroniseras med ditt onlinekonto och vice versa.
Auto-importkostnader
ExpenseCloud fungerar på samma sätt som Mint.com genom att det kan länka till dina personliga kredit- och betalkortkonton och ladda ner transaktioner till ditt ExpenseCloud-konto, vilket i sin tur lindrar behovet av att manuellt mata in data, utom naturligtvis när du betalar med kontanter.
Autoimport är en användbar tidsbesparing särskilt om du gör en hel del affärsrelaterade resor där du behöver hantera och rapportera dina utgifter. Precis som Mint tillåter inte ExpenseCloud åtkomst till dina kreditkonton dig och någon annan att göra ändringar med ExpenseCloud. Den laddar bara ner dina transaktioner för rapporteringsändamål.
Kostnadsrapporter
Den enorma tidsspararen är när du behöver samla in och sortera kvitton, beräkna dina utgifter och skapa en utgiftsrapport. ExpenseCloud gör dessa uppgifter åt dig. När du har kommit tillbaka från din resa kan du till och med lägga till utgifter som ännu inte registrerats och sedan helt enkelt skapa din rapport, som kan exporteras till PDF eller e-postas direkt till redovisning.
Om du gör fotokopior av dina kvitton läggs de naturligtvis också till din rapport.
Prissättning
Större företag kommer antagligen att skapa ExpenseCloud-konton för sina anställda, men det finns också gratis och billiga enskilda alternativ. Den kostnadsfria planen inkluderar automatisk import av kostnader, rapporteringsfunktioner, användning av den gratis mobilappen som synkroniseras med ditt online ExpenseCloud-konto och integreras med annan kontoprogramvara, t.ex. Quickbooks.
Med mobilteknologi som ExpenseCloud, finns det liten anledning att hänga på de föråldrade papperskvitton och loggbladmetoden för att spåra utgifter. Låt oss veta vad du tycker om ExpenseCloud. Är det service du tror att du kan försöka använda?
Bakari är frilansande författare och fotograf. Han är en länge Mac-användare, fan av jazzmusik och familj.
