3 bra exempel på att använda Gmail-filter för produktivitet

Annons

Om du (som de flesta MUO-läsare, antar jag) mottar och skickar en hel del e-postmeddelanden dagligen, bör du använda Gmail av två enkla skäl: det är gratis och funktionsrikt.

En av de bästa Gmail-funktionerna är möjligheten att skapa och använda anpassade Gmail-filter. Vi har redan sett många möjliga användningar av Gmail-filter inklusive skapa ett automatiskt e-postsvar Skapa ett automatiskt e-postsvar med Gmail: s nya filter Läs mer och ställa in Gmail SMS-varningar Hur du ställer in Gmail SMS-varningar för brådskande e-postmeddelanden gratis Läs mer . Men oftast, filter används för öka produktiviteten En enkel produktivitetsguide för allaMed alla distraktioner som det moderna livet medför är det inte lätt att hålla produktiviteten uppe. Oavsett om du är en entusiastisk procrastinator eller bara råkar ha mycket lite tid till hands. Läs mer och här är tre exempel för att visa dig hur.

1. Underhålla uppdragslistor

Du kan skicka dig e-postmeddelanden och lagra dem i en separat mapp tills uppgiften är klar:

Steg 1: Skapa en etikett för att lagra uppgiftspåminnelserna.

• Gå: Inställningar -> Etiketter
• Rulla ner till botten av sidan, sätt etikettnamnet - TO-DO i vårt fall - och klicka på "Skapa"

Steg 2: Skapa ett filter för dessa meddelanden:

• Gå: Inställningar -> Filter
• Skapa följande filter:
  • Från mig
  • Till mig
  • Ämne: TO-DO
• Klicka på "Nästa steg" och där:
  • markera "Hoppa över inkorgen" (du vill inte att de fastnar i din inkorg);
  • markera "Star it" (du kommer att kunna ta bort stjärnan efter att uppgiften har tävlat);
  • Använd etiketten "TO-DO"

När du vill komma ihåg att göra någonting ska du skicka ett meddelande med uppgiftsinformationen och glöm inte att inkludera ”TO DO” i e-postämnet:

2. Skicka påminnelser till andra

Den här är särskilt användbar om du har ett fåtal personer (frilansare, partners, författare osv.) Som du hanterar. Du kan skicka alla påminnelser automatiskt.

Det finns två möjliga alternativ att göra det:

Alternativ 1
Följ alla stegen i tips 1 ovan men:

• I stället för att filtrera meddelanden med TO-DO, filtrera de som har "påminnelse" i ämnet;
• Istället för att lagra meddelandena i TO-DO-mappen, vidarebefordra dem till personen du hanterar:

(Obs! Du måste skapa ett separat filter för varje person du hanterar, det finns inget sätt att lista två eller flera mottagaradresser i det steget så vitt jag vet):

Alternativ # 2
Du kan ställa in e-postpåminnelser i tjänster som RememberTheMilk 8 enkla sätt att hantera uppgifter med Kom ihåg mjölken Läs mer och vidarebefordra dem sedan automatiskt till de personer du hanterar.

• Konfigurera först påminnelser inom den tidhanteringstjänst du använder - med RememberTheMilk ser detta ut enligt följande:
  
• Skapa sedan ett Gmail-filter för att vidarebefordra påminnelsen till personen du hanterar (precis som i ovanstående steg men konfigurera sökparametrarna följaktligen, dvs de vidarebefordrade meddelandena ska skickas från det tidshanteringsverktyg du är använder sig av):
  

3. Filtrera Google Kalenderhändelser

Du kan organisera dina Google Kalenderpåminnelser mer effektivt genom att ställa in dem så att de går direkt till din EVENTS-mapp.

Steg 1: Skapa en etikett för att lagra dina händelser:

• Gå: Inställningar -> Etiketter
• Rulla ner till botten av sidan, sätt etikettnamnet - HÄNDELSER i vårt fall - och klicka på "Skapa"

Steg 2: Skapa ett filter för att organisera dina evenemang: ställ in alla meddelanden från “kalender- [email protected]” för att gå direkt till din EVENTS-mapp:

Fler tips och tricks för Gmail-produktivitet

• Organisera din Gmail med GTDgmail FireFox-plugin;
• 80 Gmail-verktyg Ultimate GMail Collection: över 80 verktyg och tips Läs mer : en uppdaterad sammanfattning av Gmail-verktyg och tillägg;
• Skapa ett automatiskt e-postsvar med Gmail: s nya filter Skapa ett automatiskt e-postsvar med Gmail: s nya filter Läs mer : en bra idé om hur man ställer in ett autosvar med Gmail-filter;
• Tio måste ha Gmail-filter tillgängliga för nedladdning: LifeHacker's favoritfilter för att organisera din inkorg i en enda, praktisk nedladdning.
• Vänd Gmail till din ultimata GTD-inkorg (GTD står för “Getting Things Done” GTD (Getting Things Done) Roundup - Tid att organisera Läs mer här)

Användbara tips för e-postproduktivitet i allmänhet:

• MS Outlook: Tips om MS Outlook: Hur du automatiskt organiserar inkommande e-postmeddelanden Tips om MS Outlook: Hur du automatiskt organiserar inkommande e-postmeddelanden Läs mer : förvandla Outlook till e-postuppgiftshanteringsverktyg;
• MS Outlook: Bli organiserad med anpassade Microsoft Outlook-regler: ännu fler tips om hur du använder Outlook-regler för att göra saker;
• Thunderbird: Så här ställer du in meddelandefilter i Thunderbird Så här ställer du in meddelandefilter i Thunderbird Läs mer
• Allmän: 10 tips för att organisera din e-post

Och hur organiseras du med e-postfilter och regler? Har du några tips att dela?

Google Earth fungerar nu på fler webbläsareYouTube Repeater: Upprepa YouTube-videor automatiskt

21 kommentarer Skriv en kommentar

1. Anthony V. Gibby

   4 februari 2010 kl. 19.06

   Fina tips, gjorde alternativet TO DO.

   Svar

2. richard williams

   3 februari 2010 kl 09:04

   snarare än att använda titeln för att filtrera på, använd de flera adresser som finns tillgängliga på gmail med operatören +. skicka e-post till: [email protected] detta lämnar titelfältet öppet som en etikett för uppgiften.

   Svar

3. Jeff

   2 februari 2010 kl. 15.33

   AND-operatören bör låta dig skicka den till mer än en person. Jag har dock inte kontrollerat det.

   Svar

   • Ann Smarty

     3 februari 2010 kl. 1:28

     Jag försökte. Det säger att det inte kan finnas något utrymme i det fältet, så det fungerar inte ...

     Svar

     • FlitterbyG

       3 februari 2010 kl 02:44

       På de flesta (icke-Gmail) e-postklienter för att lägga till mer än en adress i en rad skulle du ha den som:

       [email protected], Namn2 @ gmail.com

       Bara ett komma mellan adresserna och inget utrymme. Jag måste dock erkänna att jag inte har testat detta med Gmail-funktionen framåt.

       Svar

     • FlitterbyG

       3 februari 2010 kl. 02:52

       Prövade precis mitt tidigare förslag om att använda kommatecken mellan e-postadresser. Det fungerade inte.

       Svar

     • Ann Smarty

       3 februari 2010, kl 04:35

       Ja, jag försökte många sätt. Har aldrig arbetat ...

       Svar

       • junior

         5 februari 2010 kl 12:30

         Jag vet inte om detta är detsamma som det du pratar om, men jag skapade ett filter som accepterar meddelanden från ett antal listade användare och bifogade etiketten "vänner" till det. Jag var tvungen att använda test-och-fel för att avgöra hur jag ska separera e-postadresserna och jag fann slutligen att den vertikala fältet fungerar ("|").

4. Geoff Jennings

   2 februari 2010 kl. 12:24

   Ännu bättre än att behöva lägga till TODO i ämnesraden, använd funktionen googles +. Att lägga till + ord till e-postadressen skickar ett e-postmeddelande till samma sak. Det vill säga båda:
   [email protected]
   och
   [email protected]

   Går till postlådan till [email protected]

   Men du kan skapa ett filter, som du beskrev, för att filtrera bort Todo genom att filtrera på TO: linjen.

   Detta gör att du kan skapa en kontakt som heter TODO i din kontaktlista. Börja skriva TODO i till: raden i ett nytt e-postmeddelande, och det popup. Jag har använt det i flera år.

   Svar

5. radikaalz

   1 februari 2010 kl. 16:42

   Jag sökte mycket på internet om gmail-filter och hur man använder dem, men har aldrig hittat bättre artiklar som den här. Top notch!

   Svar

   • Ann Smarty

     2 februari 2010 kl 03:51

     Tack, det är fantastiskt att du tyckte att exemplen var användbara

     Svar