Hur du säkerställer att din e-postunderskrift inte ger fel intryck

Annons

Att säga adjö är så svårt att göra, eller hur? Det är obekvämt och ibland är det besvärligt. Det kanske inte finns några instruktioner för dessa situationer, men vi kan åtminstone erbjuda några instruktioner för hur du kan säga adjö i ett e-postmeddelande utan att känna dig besvärlig.

En Epostsignatur Du kan också dra nytta av kraften i e-postsignaturerEn signatur berättar något om en personlighet. Precis som två personer knappast skriver lika, undertecknar de också annorlunda. Det är så grafologiens "vetenskap" blev till. Men den digitala tidsåldern och e-postmeddelandet ... Läs mer är för alla syften, ditt "adjö". Det handlar inte om du kramar någon eller ger dem ett handskak. Det handlar inte om du bara ger dem ditt namn eller ger dem ditt visitkort med all din kontaktinformation inkluderad. Det är så du gör intryck. Eller inte.

I den här artikeln kommer jag att dela de fem viktigaste lärdomarna jag har lärt mig under några decennier som jag har kommunicerat med människor på Internet. Intressant nog har dilemmaen med e-signaturer funnits sedan de tidiga e-postmeddelandena meddelanden skickades över BitNet och FidoNet eller till och med MITs CTSS-postsystem på 1960-talet, men jag avvika.

E-postmeddelanden har varit med oss ​​mycket länge. Så hur får du det rätt? Hur loggar du ut utan att se ut som en snobb, men också erbjuda tillräckligt med information så att folk vet vem och vad du är? Låt oss börja. När vi är slut kommer du att ha en ganska bra idé om vad du vill göra med din egen e-postsignatur.

Vad en e-signatur antas göra

Idag, i processen att skicka e-post till människor, har jag 3 olika "nivåer" av e-signatur. Varför? Det finns tre nivåer av relationer att täcka - allt från en kort anteckning till en vän, hela vägen till ett formellt e-postmeddelande till ett företag. Tre varianter är verkligen allt du behöver, och syftet med dessa borde vara följande:

1. Ett snabbt leende - Denna signaturversion går på snabba e-postmeddelanden till vänner eller kollegor som du skickar e-post konstant, flera gånger om dagen.

2. Le och ett handskakning - Den här signaturversionen fortsätter på längre e-postmeddelanden till kollegor i arbetet, där din e-post måste vara lite mer formell.

3. Ett fast handslag och visitkort - Detta är för de tider då du behöver skriva ett formellt affärsrelaterat e-postmeddelande och ge din titel och all din kontaktinformation.

Det finns oskrivna regler för var och en av dessa typer av e-signaturer. Bryt dem, och det kommer inte att vara världens slut. Men om du vill göra ett särskilt bra intryck, kommer du att ta hänsyn till några av dessa tips för varje typ av e-post du skickar.

Quick Smile Signature

Du behöver inte alltid en e-postsignatur. Åtminstone behöver du inte alltid en formell. Detta är precis som när du promenerar av en kollega i korridoren. Du ser dem flera gånger om dagen. Du deltar i samma möten. Behöver du verkligen hälsa dem i korridoren med en handskakning? Nej; för det mesta är det ett snabbt "Hej Fred" och ett leende, om något alls. När du snabbt skickar e-post till en kollega för att be om råd eller för ett tips, kanske du inte ens behöver en signatur alls. Om du känner behovet av att logga ut kan du ta mitt förhållningssätt, bara ditt namn förordas med en streck. Inget behov av blommiga citat eller utarbetade titlar. Personen vet vem du är, vad du är och allt utöver ditt namn skulle vara besvärligt. Betrakta det som en grundläggande konversation av vattenkylaren, som du vanligtvis bara slutar med något som "okej, fånga dig senare då!" och en snabb våg. Inget mer behövs.

Le och ett handskakning

Den andra typen av signatur är en typ av hybrid mellan formell och informell. Detta är det tuffa att få rätt. Det kan vara kollegor som du vill skicka med halvformella affärsförfrågningar, men du vill inte att de ska tro att du kommer över som en hård. De måste uppskatta vikten av e-postmeddelandet, men du vill inte att de undrar om du fortfarande är vänner. Det är här den mycket subtila signaturen spelar in. Dessa minskar vanligtvis i storlek och är nästan omöjliga att se i fotfoten på e-postmeddelandet. En av de bästa tillvägagångssätten för detta är en signatur som jag kallar ”one-liner”.

I denna version delas all information upp med en "|" karaktär. Detta kan vara så enkelt som en adress eller e-post, telefonnummer, cellnummer eller vad som helst. Det borde vara kort, inkludera bara lite nödvändig information, och det är det. Jag har till och med sett några människor göra denna signatur i ett teckensnitt som är svagare än resten av e-postmeddelandet - kanske i grått. En annan metod som jag har noterat är en mycket kort tvåfodring. I grund och botten ett namn och en kontaktform som kan vara ett enda telefonnummer eller en e-postadress.
Uppenbarligen är detta för mottagare som redan vet vem du är, vilket företag du arbetar med och du skickar dem bara en av många korrespondensmeddelanden. Det ger "känslan" av ett vänligt e-postmeddelande, men om personen behöver kontakta dig och kanske inte behåller ditt nummer in deras Rolodex (använder folk fortfarande dessa ???), då finns din kontaktinformation vid foten av e-postmeddelandet, precis inom nå.

En formell handskakning

Naturligtvis finns det de tider då du skickar e-post till någon utanför företaget, eller kanske du gör det skicka e-post till någon i företaget om något officiellt som kräver att konversationen ska vara formell. Det är som att bära en formell dräkt när du deltar i en prisutdelning för dina kollegor. Innan jag täcker vad du bör göra i dessa fall är det mer lärorikt att täcka vad man inte ska göra först. Ja, du bör ange kontaktinformation, som ditt företags namn, webbplats och e-postadress, men du behöver inte överdriva den. Finns det verkligen ett behov att ange fyra olika telefonnummer, inklusive en fax?

Nej, ge tillräckligt med kontaktinformation så att det finns flera sätt att kontakta dig - e-post, telefon eller kanske till och med via en webbplats - men inte bli bortförd. Genom att tillhandahålla en lista med telefonnummer ser det ut som att du är så mobil att du aldrig är på ditt kontor och för svår att kontakta.

Ett annat vanligt misstag uppstår som en självpromotör. Människor som detta kommer att överbelasta sina e-postsignaturer med sina sociala nätverkskonton till den punkt där signaturen är över 10 rader lång och fylld med mestadels självmarknadsföring.

Ett annat sätt att ge ett hemskt intryck är att använda alla slags funky färger och typsnitt i din e-postadress. Det är svårt att dra av något sådant, eftersom färgerna måste matcha och teckensnitten måste se rätt ut. Tyvärr har många människor ingen aning om hur de ska matcha färger på rätt sätt, och deras e-postsignatur slutar se ut som något från en Willy Wonka-fabrik.

Den här typen av clownsignatur är oprofessionell och alla du skickar till den tror att du inte har någon aning om vad du gör, oavsett vilket fält du befinner dig i. Så undvik extravaganta färger. Håll det enkelt.

Vad du kan göra rätt

Så hur ser en bra formell e-postsignatur ut om du vill göra ett gott intryck? Gå med grundläggande information som krävs, håll formateringen och stilen enkel och överdriv den med information.

Här är ett exempel. Den här innehåller fyra rader - namn, företag, telefonnummer och e-postadress. Det är allt.

Den här personen använde bara vanlig text, och att hålla den bara till fyra rader gör den uppfattad som stilren och professionell.

Med min egen adress går jag lite längre för att hålla signaturen blygsam genom att använda kursiv och bleka den till mörkgrå. Att hålla det en skugga som är lättare än själva e-posttexten säger mottagaren att du anser att din egen information är sekundär till själva meddelandet. Det är en subtil antydning av ödmjukhet.

Titlar bör också användas endast när de är relevanta för konversationen. I de flesta korrespondenser relaterade till min egen webbplats måste människor veta att jag är webbplatsens ägare, så titeln är viktig. Endast tillräckligt med information ingår för snabb kontakt - e-post och telefonnummer, det är det.

Ett annat exempel är signaturen jag använder för både intern och extern korrespondens från MakeUseOf.

Här våglade jag faktiskt mellan att använda titeln eller inte. Det är vanligtvis bara viktigt i extern e-postkommunikation och marginellt viktigt i vissa interna kommunikationer. Jag började använda två versioner - en för extern och en för intern - men tröttnade på att manuellt växla mellan de två, att jag bestämde mig för att hålla mig till den ovan. Med risken att komma över som självviktig förblir den bleknad och sekundär. Den använder också "|" karaktär som nämns ovan, en liten färgstänk för att få webbplatsens namn att sticker ut, och jag bestämde mig för att vara djärv och lägga till en femte rad för en offert.

Kommer med den perfekta e-postsignaturen 6 tips för att få ut mer av signaturer i Gmail Läs mer som representerar vem du är, vad du gör och hur du kontaktar kan du ta några tester och fel, men när du väl har fått det rätt, det känns bra att veta att du tar fram din bästa fot i varje e-postkorrespondens som du skickar ut.

Vad är dina tips för en bättre e-signatur 5 sätt att skapa anpassade flera signaturer i GMail Läs mer ? Vilka saker gillar du eller gillar du inte om andra signaturer du har sett? Dela dina tankar i kommentarerna nedan!

Bildkredit: Affärspar via Shutterstock