Microsoft Office 2010: Ultimate Tips & Tricks

Annons

Lär dig att få ut det mesta av den senaste versionen av Microsoft Office med vår senaste gratisguide för Office 2010. Det innehåller många förbättringar jämfört med Office 2007. Som med alla Office-utgåvor är emellertid dessa förbättringar långt ifrån uppenbara för den genomsnittliga användaren.

Gå in i Office 2010: Ultimate Tips and Tricks. Denna handbok, av författaren Matt Smith, pekar på alla de bästa nya funktionerna i Microsofts senaste kontorssvit och förklarar dem alla i en praktisk guide. I de flesta program är det inte svårt att hitta alla funktioner, men Microsoft Office2010 är så expansivt att även veterananvändare ofta kommer att uppleva att de inte är experter på till och med hälften av de funktioner som programvaran erbjuder.

Det finns mycket att lära sig här, så kolla in det!

Innehållsförteckning

§1. Introduktion

§2 – Utforska bakom scenen

§3-Word!

§4-Excel

§5 – Starta Powerpoint

§6 – Letar du efter Outlook

§7 -? Slutsats

1. Introduktion

1.1 Välkommen till Office 2010

Det finns få namn i PC-programvara som är mer ikonisk än Microsoft Office. Ordet i sig är generiskt, men populariteten i Microsofts produktivitetssvit har gjort det omedelbart igenkännbart i samband med datorer. Det når utöver gränserna för geekdom och in i lexikonet för vardagsrummet av krigare som använder programvaran ständigt för allt från e-postkomposition till företagspresentationer.

Microsofts sista version av Office, Office 2007, var en stor sak. Det var nästan lika stor översyn som Windows Vista jämfördes med Windows XP. Även om Office 2007 har många nackdelar - varje större förändring av ett populärt och förankrat program kommer sannolikt att leda till en viss ångest - var revisionen mest framgångsrik. Microsoft rullade ut ett stort nytt användargränssnitt, känt som Ribbon, utan alltför stora smärtor.

Office 2010 är, till jämförelse, en mindre uppdatering. Det betyder inte att det inte innehåller nya funktioner, av vilka några är oerhört användbara, men gränssnittet är i stort sett detsamma. Användare av Office före Office 2007 hade lite av en inlärningskurva förknippad med att bli bekant med programvaran, men alla som är bekväma med Office 2007 bör inte ha några problem med 2010.

1.2 Tips - Inkommande!

Eftersom Office 2010 inte ändras lika mycket som Office 2007, finns det inte så mycket att instruera användare om hur man använder den nya programvaran. Användare som kommer från 2003 måste fortfarande bekanta sig med Ribbon-gränssnittet, men ärligt talat, de flesta allmänna tips relaterade till 2007-versionen kommer fortfarande att hjälpa dig där (men detaljer, naturligtvis, har ändrats).

Istället har Office 2010 många förbättringar. Den här guiden kommer att fokusera på att lära användare som kommer till Office 2010 hur de kan ta ut det mesta av programmet och använda alla funktioner som erbjuds. I de flesta program är det inte svårt att hitta alla funktioner, men Office 2010 är så expansivt att till och med veterananvändare kommer ofta att uppleva att de inte är experter på ens hälften av programvarans funktioner erbjudanden.

Tipsen du hittar här bör vara till nytta för de flesta som använder Office 2010 regelbundet. Mitt mål var inte att gå till dolda hack, utan snarare att presentera användbar information som inte är allmänt känd. Förhoppningsvis kommer detta att göra dig mer produktiv, eller åtminstone ge dig de verktyg som behövs för att hantera ditt arbete med mer hastighet och mindre stress.

1.3 Kompatibilitet bakåt

Tipsen som jag presenterar i den här guiden är bara ur Office 2010-perspektivet. Det betyder inte att vissa av dem inte kommer att vara delvis eller helt tillämpliga på Office 2007, men många av tipsen fokuserar på nya funktioner som lades till i Microsoft Office2010.

Mac-fans som använder Microsoft Office för Mac 2008 - vilket sannolikt inkluderar de flesta som läser detta på en Apple-dator - kommer att hitta mycket lite information i den här guiden användbar. Microsoft Office för Mac 2008 använde inte ens bandgränssnittet, så det finns många skillnader. Det är mer troligt att du hittar liknande funktioner i det nyligen släppta Microsoft Office för Mac 2011; kortkommandon och menylayouter kan dock vara olika i många situationer.

2. Utforska Backstage

Den största förändringen av Office 2010-gränssnittet är introduktionen av Backstage. Borta är Arkiv-menyn, och borta är också Office-knappen från Office 2007. Nu hittar du en Arkiv-flik. Men när du klickar på den öppnar du inte längre en meny utan öppnar en helt ny del av gränssnittet.

Trots det nya gränssnittselementet är de flesta uppgifter som utförs i Backstage helt vardagliga. Du kan öppna, spara och skriva ut filer, utforska nya dokument och öppna nya dokument. Gäspa!

Det finns emellertid några intressanta funktioner att hitta om du gräver djupare i Backstage. Du behöver bara leta efter dem.

2.1 Anpassa bandet

Microsoft Office-bandet går inte någonstans - åtminstone inte förrän Microsoft beslutar att bygga upp Office igen, vilket sannolikt inte kommer att hända förrän i slutet av detta decennium.

Det betyder inte att det du presenteras för första gången du öppnar Microsoft Office är stängt. Det är möjligt att lura gränssnittet till Office 2010 på flera sätt, även om metoden att göra det inte är uppenbar när du använder programvaran. För att ändra gränssnittet krävs att du går Backstage och öppnar menyn Alternativ och sedan navigerar ner till Anpassa band.

Bandgränssnittet är som standard ganska upptaget. Men det representerar faktiskt inte det stora flertalet av de potentiella kommandona som finns tillgängliga i någon viss Office-programvara. Hela poängen med Ribbon-gränssnittet var att minska röran, och detta innebar att bli av med djupa menyträd och bli av med kommandoknappar för funktioner som sällan användes.

Självklart används inte sällan detsamma som aldrig använts. Dessa kommandon finns fortfarande kvar, och du kan hitta dem i kommandona, inte i avsnittet Ribbon.

Låt oss till exempel säga att jag ville ha snabb åtkomst till menyn Gränser och skuggning, och jag vill lägga till den här knappen på fliken Infoga. Jag kan inte lägga till kommandon i någon av standardgrupperna, så för att göra detta måste jag markera Infoga-fliken och sedan klicka på Ny grupp. När jag har skapat en anpassad grupp kan jag sedan markera den gruppen och ta över kommandot Borders and Shading. Presto! Nu visas gränser och skuggning på fliken Infoga.

Det är bara början. Du kan också skapa nya flikar, så om du vill kan du skapa en hel flik full av anpassade grupper med anpassade kommandon. Även om jag inte har tillräckligt med en gränssnittsjunkie för att vilja göra det så finns verktygen tillgängliga för dig om det är vad du vill göra.

2.2 Samarbeta Backstage

Spara-kommandot som hittades i tidigare versioner av Office har nu ersatts med ett Backstage-avsnitt som heter Spara och skicka. Du kan naturligtvis använda detta för att spara dina dokument. Men det är också där Office många samarbetsfunktioner spelar in.

Det finns några sätt att dela dokument (förutom e-post, uppenbarligen). Alternativet Spara på webben sparar dina dokument på ditt Windows Live Skydrive-konto. Detta är ett gratis konto som kan användas för att lagra dokument och dela dem med andra. Skydrive använder ett webbgränssnitt och kan nås på skydrive.live.com.

Från Skydrive kan du dela dokument med dina vänner, familj och medarbetare genom att antingen skicka en länk eller lägga till dem i filbehörigheterna (via deras e-postadress). Om du ger tillstånd kan andra redigera dessa dokument och skapa ett verkligt samarbetsdokument från Microsoft Office utan att behöva en Sharepoint-server - även om Sharepoint fortfarande är en del av Office-ekosystemet och faktiskt kan nås direkt under Spara till Webb.

2.3 Fixa de irriterande filblocken

Det är sorgligt, men sant: säkerhetsförbättringar går hand och hand med irritation. Att lägga till fler hinder för skadlig program leder tyvärr till fler hinder för användare. Jag skulle vara helt nöjd med att inte köra en brandvägg och antivirus om skadlig programvara inte fanns. Men det gör det, så jag måste ta itu med att lägga till de extra programvarorna i mitt system.

Office 2010 har sina egna säkerhetsförbättringar och sina egna motsvarande irritationer, varav den största har att göra med filförtroende. Många äldre filtyper från Microsoft har dissekerats av hackare under åren, och säkerhetsbrister har hittats. Malware som makrovirus 7 typer av datavirus att se upp för och vad de görMånga typer av datavirus kan stjäla eller förstöra dina data. Här är några av de vanligaste virusen och vad de gör. Läs mer , som gömmer sig i Excel-kalkylmakron, piggy-back till synes legitima Office-dokument som ett sätt att sprida.

Som standard blockerar Office 2010 vissa typer av dokument. De öppnas, men bara i Protected View, vilket innebär att de inte kan redigeras. För att ändra detta beteende kan du öppna Alternativ i Backstage-området, sedan gå till Trust Center och sedan öppna Trust Center-alternativ. Öppna slutligen File Block-inställningarna. Du hittar ett antal filtyper och kryssrutor som kan väljas för att aktivera eller inaktivera hantering av dessa filer i skyddad vy.

Medan du är där, kanske du också vill kolla in menyn Protected View, som avgör hur Protected View hanterar filer från vissa ursprung, till exempel de som laddas ner från Internet. Tänk bara på att även om du inaktiverar Protected View kan vara mer praktiskt kan det öppna dig för vissa skadliga hot mot skadlig programvara. Microsoft satte inte in funktionen i Office eftersom dess programmerare hade för mycket tid på sina händer!

3. Ord!

Microsoft Word är utan tvekan bland de mest använda programvarorna på planeten. Det är ordbehandlaren för företag, skolor, regeringar och de flesta hemmabrukare. Du skulle inte tro att en ordbehandlare kan vara komplex, men det finns faktiskt många sätt att manipulera ett dokument, och Word har vuxit över åren från ett ganska enkelt verktyg till ett omfattande program som kan användas för att skapa snygga material som .PDF-guiden du läser rätt nu.

Jag trodde att jag visste allt som var att veta om Word när jag började skriva denna guide, men när det visar sig hade jag fel. Jag använder mestadels Word för att skriva, men det finns mer i programvaran än så.

3.1 Att göra upprepade uppgifter snabbare

Word-dokument är inte alltid unika - i själva verket skulle jag satsa på att det mesta av innehållet skapat med Word på något sätt är en upprepning av innehåll som redan har skapats tidigare. Det kan låta konstigt, men tänk på det. Företag använder Word ständigt, och företag lägger ut mycket dokumentation med upprepande information som företagets adress, anställdas namn och så vidare.

Om du är i en situation som denna kan du göra livet lättare genom att skapa en snabb del. Välj vilken text eller innehåll du planerar att använda ofta och gå sedan till fliken Infoga. Hitta knappen Snabbdelar och klicka på den för att ringa en rullgardinsmeny.

Klicka nu på Spara markering i Quick Part Gallery. Ett fönster öppnas och uppmanas att ange namnet på den snabba delen. Du kanske vill skapa en ny kategori för den om du tänker ha många olika snabbdelar, men du borde inte ha någon anledning att ändra kategorierna Spara in och alternativ.

Nu när du har gjort en snabbdel kan du ange den genom att klicka på knappen Snabbdelar och sedan välja den från listrutan. Att göra detta för vanlig information, till exempel en affärsadress, kan spara mycket tid och ansträngning.

3.2 Lärande att använda byggstenar - Fortsättning

Den snabba delen du skapade är en del av en större kategori Microsoft Word-verktyg som kallas Byggstenar. En byggsten är alla typer av sparat innehåll som inte är ett dokument utan snarare en del av ett dokument - och det sparas inte på egen hand utan i Word-gränssnittet. När du har sparat kan du anropa den byggstenen igen. På detta sätt kan du använda mycket komplexa designelement i många dokument utan att spendera åldrar för att försöka formatera dem korrekt.

Vi har redan pratat om hur man gör en snabb del, som är en typ av byggsten, men det är inte den enda typen. Du kan tillämpa byggstenar på sidhuvud och sidfot, varefter de kan väljas och automatiskt läggas till på en eller alla sidor i ett dokument.

Låt oss till exempel säga att jag vill skapa en rubrik för mitt företag. Jag skriver följande.

Till alla ni dokumenterar ninjor där ute - jag sa inte att det var en bra rubrik. Det är bara en rubrik till exempel, naturligtvis!

Som chef för reklam för Acme Services vill jag spara denna rubrik så att jag kan använda den i framtiden. Det är inget problem. Jag väljer bara, klickar på knappen Header på fliken Infoga för att ringa i rullgardinsmenyn och klicka sedan på Spara markering i Header Gallery. Precis som med den snabba delen som gjordes i det tidigare exemplet visas nu min anpassade rubrik när jag klickar på Header-knappen.

Om du tror att processen för att skapa en anpassad sidfot är densamma, klicka själv på baksidan. Det är säkert! Det finns också två andra knappar på Infoga-fliken som ger samma funktionalitet; Equation-knappen och Cover Page-knappen.

När du blir bekant med byggstenar och börjar använda dem oftare kan du naturligtvis behöva ordna om, radera eller ändra några av de byggstenar du har tillgängliga. Du kan komma åt Building Blocks Organizer genom att klicka på Snabbdelar och sedan klicka på menyvalet för Building Blocks Organizer. Eller om du vill kan du använda instruktionerna i kapitel 2 avsnittet "Anpassa bandet" för att lägga till Building Blocks Organizer som en knapp på fliken Infoga.

Arrangören själv är extremt grundläggande, så jag förklarar det snabbt. Arrangörsfönstret består av en lista över byggstenar till vänster och en förhandsgranskningsfönster till höger. Knappen Redigera egenskaper kommer att öppna menyn som du använde för att lägga till byggstenen så att du kan ändra kategorin och så vidare. Som du kan förvänta dig placerar knappen Infoga byggstenen i ditt dokument och knappen Radera gör att byggstenen försvinner från ditt syn!

3.3 Att njuta av Words förbättrade dokumentsökning

Dokumentsökning DocJax: Dokumentsökmotor med Inline Viewer Läs mer har alltid varit en del av Office, men det har inte alltid varit lätt att använda. Det brukade vara sin egen meny som öppnade och bad om att du skrev vad du letade efter. Då skulle du i princip gå igenom dokumentet, en instans av ordet eller frasen i taget. Det fungerade, men det var långsamt och förvirrande.

Microsoft har smärtat upp med Office 2010 och modellerat sökfunktionen för att bli mer som en online sökmotor. Det betyder sammanhang. När du öppnar sökningen (genvägen är fortfarande Ctrl-F) expanderas ett sidofält på vänster sida av skärmen och du kan skriva in det du letar efter. Men du har nu ett kort textutdrag från ditt dokument, som ger sammanhang för det du försöker hitta. När du hittat det du letade efter kan du klicka på motsvarande förhandsgranskning i sidofältet för att tas direkt där.

Den här nya sökfunktionen är mycket snabbare än vad som erbjöds tidigare, men du kan fortfarande komma åt den äldre menyn genom att klicka på pilen förutom förstoringsglaset. Detta visar en rullgardinsmeny som innehåller Advanced Search and Find and Replace, som båda öppnar en meny som liknar den äldre sökfunktionen. Du kan också navigera direkt till en specifik sida eller annat dokumentelement genom att använda funktionen Gå till. Slutligen kan du söka efter grafik, tabeller och ekvationer genom att välja dessa alternativ på rullgardinsmenyn.

3.4 .Doc- och .Docx-kompatibilitet

Innan jag gick vidare till Excel ville jag lägga till en kort anteckning om skillnaden mellan .doc, Microsofts äldre dokumentformat och .docx, det nya formatet. Microsoft bytte till .docx i Office 2007, men ändringen var betydande och orsakar fortfarande användare förvirring när de kommer från äldre versioner av Microsoft Office.

Det nya .docx-formatet är nu standarden för Microsoft Word. Alla versioner av Microsoft Word efter Office 2007 kommer att använda detta format. Alla tidigare varianter av Microsoft Word kan emellertid inte öppna .docx.

Du kan fixa detta genom ladda ner ett Office-kompatibilitetspaket Hur man öppnar Microsoft Word 2007 DOCX-filerHar du någonsin tagit emot en av dessa filer med .docx-förlängningen och undrat vad du ska göra med den? Det kan inte visas i äldre Word-versioner, så hur kan du öppna en .docx-fil ... Läs mer . Men du kommer att förlora några av de funktioner som finns tillgängliga i Office 2007 ovan. Till exempel konverteras bibliografi och citattext till standard, statisk text. En fullständig lista över de funktioner som tappats när du öppnar en .docx-fil i en äldre version av Word är tillgängligt från Microsoft.

4. Excel

Excel har varit ett favoritverktyg för arrangörer och antal-crunchers i över två decennier. Microsoft har gradvis lagt till nya funktioner över tid, men har inte vilat eller misslyckats med att hålla jämna steg med konkurrenterna. Microsoft Excel är fortfarande premiär; Det finns faktiskt få konkurrenter som är på distans så kapabla.

4.1 Presentera data på ett ögonkast med gnistrlinjer

En av de coola nya funktionerna som lagts till i Excel 2010 är Sparklines. Om du gillar mig och inte uppmärksammar namnen på grafer och annan sådan information, du kanske inte har hört talas om Sparklines - men du har antagligen stött på dem i en tidning eller på en hemsida.

En gnistlinje är en liten graf med hög densitet som är avsedd att presentera en kondenserad form av information. Till skillnad från en fullständig graf, som vanligtvis har en synlig X- och Y-axel, är gnistlinjer ensamma. De ger inte så mycket detaljer som en vanlig graf, men eftersom det inte finns någon X- och Y-axel eller annat bagage, du kan passa Sparklines i små utrymmen - som en cell i ett Microsoft Excel-kalkylblad - lätt. Tändlinjer är snabbare och mindre än en fullständig graf och ofta lika användbara.

Det finns tre olika typer av gnistlinjer; rad, kolumn och vinst / förlust. De första två kommer troligen att vara bekanta för alla som har använt diagram även några gånger tidigare. Linjediagrammet gör ett diagram över varje datapunkt och ritar sedan naturligtvis rader mellan dem, och kolumndiagrammet gör varje datapunkt till en lämplig storlek kolumn. Vinst / förlustalternativet är dock lite annorlunda; den presenterar information som en binär "upp" eller "ned" ruta.

Tändlinjer är enkla att infoga. Du behöver bara klicka på lämplig Sparklines-knapp på infoga-fliken och välj sedan de data du vill diagram. Allt annat hanteras automatiskt åt dig. Du kan klicka på Sparkline och välja fliken Sparkline Tools för att göra några justeringar. Till exempel är linjediagram jämna som standard, men du kan klicka i kryssrutan Markörer för att lägga till en fyrkantig ruta som representerar varje datapunkt. Du kan också redigera färgerna på diagrammet. Ett populärt exempel är användningen av en grön färg för att markera de mest positiva uppgifterna i en graf och en röd färg för att indikera de mest negativa.

4.2 Grupper sparar tid

Excel-kalkylblad börjar vanligtvis små, men de kan förvandlas till riktiga monster. Att skapa en personlig budget verkar tillräckligt enkelt; men om du slutar specificera allt du köper, förena alla dina böcker exakt och gör diagram för att visualisera den ränta som du betalar av skuld kan hela saken bli överraskande komplex. Och det är bara en person. Organisationer kan sluta med kalkylblad med tiotals eller hundratals sidor.

Att hantera ett spretande kalkylblad är svårt, men ett sätt att spara tid är att gruppera ark. Gruppering gör att du automatiskt kan reproducera formatering på en sida i ett kalkylblad på alla andra sidor. Låt oss till exempel säga att jag vill köra en månadsbudget under ett år. Jag kunde skapa ett kalkylblad med tolv sidor och sedan gruppera dem för att återge formateringen. Jag måste bara formatera en sida för att formatera varje månad under hela året.

Det finns två sätt att redigera sidor som en grupp. Om du vill redigera varje sida du har öppnat kan du högerklicka på valfri arkflik och sedan klicka på Välj alla sidor. Alla sidflikar bör markeras i vitt för att indikera att de redigeras tillsammans. Alternativt kan du plocka ut valda ark genom att klicka på dem medan du trycker på Ctrl-tangentknappen. I båda fallen bör du se [Grupp] -texten nu visas i bladets namn på titelraden.

5. Power Up Powerpoint

Microsoft Powerpoint är både en välsignelse och en förbannelse för kontorsanställda överallt. Å ena sidan är det ett bra sätt att skapa presentationer som kan användas tillsammans med ett tal eller i ett möte. Å andra sidan är det det främsta vapnet för kontorsost, delvis tack vare överanvändning av pixelerade, generiska clipart.

Människorna på Redmond är dock inte helt berusade av sitt eget kool-hjälp, och de har jobbat hårt för att göra Powerpoint till ett mer modernt och smalare presentationsverktyg. Det är därför de flesta av det här kapitlet fokuserar på funktioner i Powerpoint 2010 som videor och animationer. Vill du tappa osten? Börja läsa!

5.1 Fliken Nya övergångar

Powerpoint-animationer brukade vara ganska fruktansvärda, men de blir mer sofistikerade. De är en så viktig del av Powerpoint 2010, att det nu finns två flikar som helt ägnas åt animationer. Den första vi ska prata är övergångar. I Office 2007 placerades dessa funktioner tillsammans i fliken animationer, men nu när de är separata finns det mer detaljer för varje funktion.

Övergångar i Powerpoint fungerar på samma sätt som i en videoredigerare som iMovie eller Windows Live Movie Maker Skapa snabba och professionella videor med Windows Movie Maker (del 1) Läs mer . När du öppnar fliken hittar du ett galleri med övergångar med en mängd olika alternativ. Du kan också justera övergångens varaktighet; ljuden (om några) används vid övergången och tillämpa övergångarna på alla bilder på en gång. Övergångar väljs helt enkelt genom att klicka på dem. Du behöver inte klicka på OK eller ställa in dem, eller någonting - klicka en gång, så är du klar.

5.2 Snabb applikation och replikering av animationer

Fliken Animationer är lite djupare i Office 2010, och även om den här fliken fanns i Office 2007, är den faktiskt fliken med det mest nya innehållet. Nu när övergångar har en egen flik, separat från animationer, finns det många nya saker inkluderade. Till exempel hålls animationer som Motion Paths nu i ett galleri, och de är mycket lättare att använda än tidigare.

Som sagt är de bästa nya funktionerna relaterade till animationer också de minst uppenbara, och är inte nya sätt att lägga till animationer utan snarare nya sätt att manipulera dem och enkelt replikera dem. Ta animeringsmålare som ett exempel. Detta verktyg, som ligger till höger om galleriet för animationsfliken, låter dig snabbt kopiera en animering till flera objekt. Först klickar du på ett objekt som har fått en animation. Klicka sedan på Animeringsmålare. Nästa objekt som du klickar på i din Powerpoint får samma animering. Du kan sedan klicka på Animeringsmålare igen och göra det för ett annat objekt, och så vidare. På detta sätt kan du enkelt använda en animation på flera objekt.

Animeringsfönstret är också oerhört användbart. Hittat ovanför alternativet Animeringsmålare låter Animationsfönstret dig ändra hur animationer spelas upp i din presentation. När du klickar på en bild med animationer kommer animationerna att visas i den ordning de kommer att visas. Du kan ordna dem igen genom att dra och släppa. Men de behöver inte spela i ordning alls; om du högerklickar på en animation i animationsfönstret har du möjlighet att spela animationen bredvid animationen som kommer före eller efter. Exakta justeringar av timingen kan göras genom att dra rektanglarna som finns förutom texten för varje animation - detta ändras när animationen börjar spela och hur snabbt den spelas.

5.3 Gå bortom animering med video

Okej, animationer är fina och dandy. Du kan använda dem för att lägga till lite extra känsla i ett dokument, eller för mer praktiska syften, till exempel förvaring viss information utanför skärmen tills du vill ha den, då svänger du in den med en trevlig animation. Animationer är dock begränsade. måste du använda det som Powerpoint ger dig, eller bli riktigt kreativ med stillbilder. Skulle det inte vara lättare att bara lägga till video?

Svaret brukade vara "tja, inte riktigt" på grund av Powerpoints smutsiga implementering av videoobjekt. 2010 har dock ändrat saker. Nu kan du enkelt bädda in videor från både lokala och onlinefiler, och du har tillgång till en mängd olika redigeringsalternativ.

Första saker först - du hittar videoknappen längst till höger på fliken Infoga. Du kan klicka på den för att gå direkt till att lägga till en lokal fil, eller du kan klicka på pilen nedan för ytterligare alternativ, till exempel att lägga till en fil från en webbplats.

När du har lagt till en video kommer den att visas i bilden med en liten spelare bredvid knappen, med vilken du kan pausa eller spela upp videon. Som standard måste du klicka för att starta videon när bilden visas, men kommer du ihåg animationsfönstret? Tja, det är tillbaka och kan användas för att redigera tidpunkten för videor så att de spelas i början av en bild eller tillsammans med andra objekt.

Du hittar fler alternativ om du högerklickar på en video och sedan klickar på Klipp video. Detta öppnar en liten redigeringsmeny som låter dig justera längden på videon och klipp av delar som inte behövs. Du kan också ändra videon med alternativet Format Video. Detta gör att du kan justera ljusstyrkan, beskära videon och göra andra ändringar.

5.4 Live Broadcasting

Så Powerpoint 2010 hanterar inte längre videor som om de gjordes 1999. Det är bra, men du kanske bara har tänkt "tja, det handlar om tid." Om inte, oroa dig inte. De har gått ett steg längre och lagt till en fantastisk funktion som är ganska modern; sändningar. Med den här funktionen kan du visa din Powerpoint för andra över Internet.

För att komma åt den nya funktionen klickar du på fliken Bildspel och klickar sedan på alternativet Broadcast Slide Show. Ett fönster för PowerPoint Broadcast Service öppnas. För att använda den behöver du ett Windows Live ID - som vissa andra funktioner, till exempel SkyDrive-fildelning som vi talade om i kapitel 2. När du har angett ditt Windows Live ID får du en länk. Alla som har länken kan visa bildspelet.

Förvånansvärt enkelt, eller hur? Du kan till och med sätta länken i din egen webbläsare om du vill ha en demonstration.

6. Letar du efter Outlook

Även om Microsoft uppdaterade Windows 2007 i stor utsträckning, var Microsoft ett område som särskilt inte fick större delen av uppdateringarna - till exempel Ribbon-gränssnittet. Till skillnad från sina bröder behöll Outlook den gammaldags menyträddesignen. Även om inte alla var nöjda med det, lämnade det programmet känslan som en udda man ute.

Office 2010 löser problemet och uppdaterar det så att det överensstämmer med resten av Office-sviten. Du kommer nu att använda Ribbon-gränssnittet precis som i alla andra Office-program. Det är långt ifrån slutet av Outlook-revisionen - det finns en mängd nya funktioner som är värda att utforska.

6.1 Sociala sammankomster

Microsoft ses ofta som ett snyggt, gammaldags företag, vilket förmodligen är anledningen till att Microsoft försöker mycket hårt att lägga till sociala nätverksfunktioner till de flesta nya produkter. Outlook är inte annorlunda, och revisionen 2010 innehåller en funktion som heter Social Connector. Jobbet för Social Connector är att importera kontakter i sociala nätverk till Outlook så att du har den informationen tillgänglig när du skickar e-post.

Office 2010 stöder fyra olika sociala nätverk - Facebook, LinkedIn, MySpace och Windows Live Messenger. Anslutningen är inte installerad som standard, så du måste gå till. Lyckligtvis är installationsprogrammet inte mer än 12 megabyte, så det är en snabb nedladdning.

När du kör Social Connector-leverantören för ditt favorit sociala nätverk, gå till People-rutan på fliken Visa och klicka sedan på Kontoinställningar. Ett fönster dyker upp och visar alla anslutningar du har laddat ner och installerat; om du inte besökte webbplatsen ovan och installerade programvaran, ser du bara alternativet Min webbplats. Om du klickar på kryssrutan bredvid ett visst socialt nätverk kommer en inloggningsskärm att visas.

När du har gjort det kommer information om en kontakt att visas under läsrutan. Detta kan minimeras som standard, så klicka på ett e-postmeddelande för att öppna det för läsning och sedan hitta den lilla kontaktlistan, åtskild med en rörlig vit stapel, längst ner.

Den här funktionen drar information om vem som helst. Naturligtvis, om du pratar med dem regelbundet via e-post kanske du vill lägga till dem som en vän, vilket du kan göra genom att klicka på den lilla gröna plussymbolen.

6.2 Följ konversationer

Idén med e-postmeddelandet "konversation" är förmodligen en av de viktigaste framstegen för e-post under de senaste fem åren; Gmail-användare vet inte hur de ska fungera utan den. Det är bara meningsfullt att e-postmeddelanden som ingår i samma svarskedja bör klumpas samman så att de alla är lätta att visa på en gång, men för de flesta av e-postens liv är det inte så det fungerade.

Office 2007 saknade särskilt denna funktion, och eftersom Office huvudsakligen uppdateras i stora språng snarare än små korrigeringar, fick Outlook-användare vänta tills Office 2010 för det. Men nu har du det, och även om funktionen kan vara sen, kompenserar den för det genom att vara en särskilt bra återgivning av idén.

Konversationsfunktionen är faktiskt inte aktiverad som standard, men kan enkelt aktiveras genom att gå till fliken Visa och klicka i kryssrutan bredvid Visa som konversationer.

När du har aktiverat konversationer har du några val du kan göra som aktiveras med knappen Konversationsinställningar. Det enda alternativ som väljs som standard är Visa meddelanden från andra mappar, som helt enkelt låter konversationer sträcka sig över flera mappar. De andra valen är följande.

• Visa avsändare ovanför ämnet: vänd helt enkelt avsändaren och ämnesraderna så att ämnet nu är på botten.

• Expandera alltid konversationer: Konverterar automatiskt en konversation till en utvidgad vy, som visar alla personer som är involverade i konversationen när du klickar på den.

• Använd Classic Indented View: Stänger av funky konversationsgrafer som ska visa dig hur olika personer och meddelanden förhåller sig till varandra, men ibland misslyckas med att vara tydliga.

6.3 Hitta enkelt e-postmeddelanden med sökning

I kapitel 3 berörde jag navigationsfönstret Word, som ersatte det gamla Find-fönstret. Word är inte det enda Office 2010-programmet som har fått en uppdaterad sökfunktion; Outlook har också en, och den är ännu mer detaljerad.

Du kan börja söka genom att skriva i den iögonfallande textrutan som finns över dina e-förhandsgranskningar. Som du förväntar dig, kommer du att skriva in ett ord eller en fras för att begränsa listan med resultat till de som innehåller det du letar efter. Den verkliga magin finns i Tab som nu visas i Ribbon-gränssnittet.

Med hjälp av fliken Sök kan du begränsa din sökning drastiskt. Det är möjligt att bara söka e-postmeddelanden från en specifik kontakt, endast ämnesraden, bara e-postmeddelanden med bilagor, bara e-postmeddelanden som skickas inom en viss tidsram, bara e-postmeddelanden som är olästa, endast e-postmeddelanden som är kategoriserade och Mer. Du kan också öppna senaste sökningar.

7. Slutsats

Tips och tricks som finns i den här guiden har valts för att hjälpa dig att öka din produktivitet med Office 2010. Jag ville borsta åt sidan den tekniska mumbo-jumboen, glömma bort funktioner som inte är spännande och gå direkt till vad som verkligen är coolt och vad som verkligen kan spara tid. Att lära sig om en Office-svit är inte allas idé om en bra tid, men om du använder Office så ofta som jag gör, att lära sig att anpassa gränssnittet eller göra coola grafer är fantastiskt - i en visserligen nerdig sätt.

Även den här guiden kan inte innehålla varje Office-tips eller trick. MakeUseOfs team av författare letar alltid efter coola saker att göra med programvara, och vi har en hel del artiklar som täcker olika aspekter av Office 2010 och dess programprogram. Jag har listat några av de mest intressanta artiklarna nedan.

• 15 Användbara Excel-mallar för projektledning och spårning 10 kraftfulla Excel-projekthanteringsmallar för spårningGratis projekthanteringsmallar är de bästa. Skaffa dessa viktiga Microsoft Excel-kalkylbladmallar för att spåra alla projekt. Läs mer
• Hur man lägger till levande webbsidor till en Microsoft PowerPoint-bild Så här lägger du till livewebbsidor till en PowerPoint-bild Läs mer
• Hur man bygger upp en tankekarta i Microsoft Word Hur man bygger upp en tankekarta i Microsoft WordMicrosoft Word är kanske inte det första verktyget du väljer för tankekartor. Men med dessa tips kan Word vara effektivt för tankekartläggning. Läs mer
• Hur man skapar en webbplatshuvudbild med PowerPoint Hur man skapar en webbplatshuvudbild med PowerPoint Läs mer
• Hur man samarbetar med spårändringar i Microsoft Word Hur man samarbetar med spårändringar i Microsoft Word Läs mer
• Hur man arbetar harmoniskt med Google Dokument från Microsoft Outlook Hur man arbetar harmoniskt med Google Dokument från Microsoft Outlook Läs mer
• Hur man använder Drop Caps för att förbättra din text i Microsoft Word Hur man använder Drop Caps för att förbättra din text i Microsoft WordEn drop cap är ett stilistiskt tillägg till alla dokument. Det kräver uppmärksamhet. Hur skapar du en drop cap i ett Microsoft Word-dokument? Låt oss gå igenom den enkla kreativa processen. Läs mer
• En granskning från Microsoft Office 2010 - Better Than Office 2007? Office 2010 - Är det bättre än Office 2007? Läs mer
• De fem bästa webbplatserna för att ladda ner Microsoft Word-mallar Topp 6 webbplatser för att ladda ner Microsoft Word-mallarVill du starta ett nytt dokument snabbt? Använd en mall! Här är flera fantastiska webbplatser som erbjuder gratis Microsoft Word-mallar. Läs mer
• Använd Microsoft Office gratis med Microsoft Web Apps Använd Microsoft Office gratis med Microsoft Web Apps Läs mer

Guide publicerad: juni 2011