Förvandla Outlook till ett projekthanteringsverktyg med OneNote-integration

Annons

OneNote är en av de Microsoft-produkter som verkar helt värdelösa när du börjar använda det, men det är inte förrän du faktiskt använder produkten att det verkliga värdet börjar lysa genom. Som en uppgifter och projektledning verktyg, Microsoft OneNote är ett av de bästa verktygen där ute.

Varför inte bara använda Funktioner i Microsoft Outlook Hur du exporterar dina Outlook-uppgifter till Excel med VBAOavsett om du är fan av Microsoft eller inte, en bra sak som kan sägas om MS Office-produkter, åtminstone, är hur lätt det är att integrera var och en av dem med varandra ... Läs mer , du frågar? Det finns verkligen ingen anledning till att du inte kan använda båda. Var och en har sin plats i din produktivitetsverktygslåda, och de kompletterar varandra också.

I den här artikeln visar jag dig hur du kan integrera Microsoft Outlook-uppgifter och Microsoft OneNote för att bättre hantera komplexiteten i de flera projekten du har pågått i ditt liv, eller på jobbet, när som helst tid.

Där Outlook Tasks faller kort

Jag har använt uppgifter i Microsoft Outlook i många år. Som en daglig översikt över allt du behöver åstadkomma är det inget som slår det. Du har en översikt av förfallodatum, uppgiftsbeskrivningar och prioriteringar och du kan till och med kategorisera dem i de specifika projekt du arbetar med.

Den största fördelen med uppgifter - dess enkelhet - är också dess största nackdel.

Även om du har förmågan att skriva anteckningar När du öppnar enskilda uppgifter är funktionerna som finns tillgängliga i dessa anteckningar mycket begränsade.

Text är bra, men vad händer om du vill organisera de många kalkylarken, dokumenten, möteanmärkningarna och de många andra poster som följer med arbetet med dessa uppgifter?

Det du behöver är en sorts mapp eller anteckningsbok där du kan lagra all den informationen för varje uppgift, organiserade med flikar och tillgängliga när du granskar dina uppgifter och beslutar vad du ska arbeta på nästa.

Lägga till OneNote-tillägget i Outlook

Tack och lov kan du göra detta med OneNote, eftersom det integreras så perfekt med Microsoft Outlook (men tyvärr inte med Outlook.com alias Hotmail). För att göra detta från Outlook klickar du bara på Fil och då alternativ.

Längs den vänstra navigeringsmenyn, klicka på Tillägg länk.

Längst ner på denna sida ser du ett "Hantera" -fält med en listruta. Välj "COM-tillägg" och klicka på Gå-knappen.

Om du har OneNote installerat på din dator - vilket du borde, eftersom OneNote är gratis- OneNote är nu verkligen gratis med fler funktioner än tidigareEvernote reglerar inte längre appen för att ta anteckningar. Microsoft meddelade nyligen att OneNote skulle vara mer gratis än någonsin tidigare. Låt oss visa dig vad detta betyder när det gäller funktioner och funktionalitet. Läs mer -Då ser du ett tillägg här med titeln OneNote-anteckningar om Outlook-objekt. Markera kryssrutan bredvid detta och sedan klicka på OK.

Nu kommer du att upptäcka "OneNote" -ikoner i hela Microsoft Outlook, men den vi är mest intresserad av är den som nu visas högst upp på din Outlook-uppgiftssida.

Nu när du har integrerat Microsoft OneNote med Outlook är det dags att använda den bli mer produktiv 5 sätt att bli produktiva med Microsoft OneNoteKänner du behovet av ett offlineorganisationsverktyg som också finns på webben? Överraskande har Microsoft kommit fram till den perfekta lösningen - OneNote. Läs mer . I följande avsnitt visar jag dig hur du kan skapa anteckningsböcker för enskilda projekt som du har pågått, och hur du kan skapa nya sidor för att hantera uppgifter bara genom att klicka på Microsoft OneNote-knappen i Outlook Uppgifter.

Effektiv uppgiftshantering med OneNote- och Outlook-uppgifter

Först öppnar du OneNote och skapar en ny anteckningsbok som just är tillägnad Uppgiftshantering.

Nu inuti anteckningsboken Task Management kan du skapa nya avsnitt för varje enskilt projekt som du för närvarande arbetar med.

Alla uppgifter på sidan Outlook-uppgifter faller vanligtvis under ett eller annat projekt. Tyvärr, i Microsoft Outlook är det inte lika enkelt att organisera dessa uppgifter per projekt. De visas helt enkelt i en stor, lång lista. Det finns kategorin att arbeta med, men det är bara en kolumn. Visuellt ser listan ganska skrämmande ut.

Men genom att lägga till avsnitt i OneNote för varje projekt skapar du denna trevliga, rena visuella layout som låter dig organisera alla dina uppgifter visuellt i projekt (som vi kommer att få till på ett ögonblick).

Så nu när du har skapat OneNote med projekt kan du börja ladda upp det med uppgifter när de kommer upp.

Använda din nya uppgift-till-OneNote-integration

Oavsett om nya uppgifter kommer från ett e-postmeddelande som din chef skickar till dig, uppdrag som tillhandahålls av en projektledare eller någon annanstans, är processen densamma; skapa uppgiften i Outlook-uppgifter, markera den (genom att klicka på uppgiften) och klicka sedan på OneNote-ikonen högst upp på sidan Uppgifter.

Det som händer när du gör detta är magi.

Först kommer OneNote att fråga dig vilket avsnitt du vill placera den nya "sidan" på. Det är här du väljer projektet där denna uppgift hör hemma.

När du gör det kommer OneNote automatiskt att importera uppgiften från Microsoft Outlook till det OneNote-avsnittet som en ny sida.

I princip är avsnitt projekt och sidor är uppgifter. Så med den här installationen i OneNote kommer alla dina projekt att listas längs den vänstra navigeringsfältet. När du klickar på ett projekt ser du alla relaterade uppgifter längs navigeringsfältet på höger sida.

När du har använt denna inställning i några dagar kommer du att uppskatta hur intuitivt och rent det är. Även om du har 4 eller 5 projekt som alla pågår samtidigt, gör det här inställningen att du kan fokusera direkt på ett specifikt projekt och se bara de uppgifter som är förknippade med det, utan allt röran av oberoende uppgifter.

Kom ihåg att OneNote är bra för andra typer av projekt också. Kolla in hur du kan använd OneNote för att skapa en personlig wiki Hur man skapar en personlig wiki med Microsoft OneNoteEn wiki är ett bra sätt att lagra och dela stora mängder information. Så här är det lätt att skapa en wiki med OneNote. Läs mer .

Att hålla arbetsuppgifter organiserade

Genom att föra dina uppgifter till OneNote tillhandahåller du ett centralt utrymme där allt relaterat till den uppgiften kan organiseras. Och det du kan organisera på din Aktivitetssida i OneNote är imponerande.

Du kan infoga tabeller med data (eller infoga ett faktiskt Excel-kalkylblad om du vill), bifoga någon form av fil, ta skärmklipp, infoga bilder eller skannade bilder, göra ljudinspelningar och naturligtvis lägga till alla hyperlänkar du tycka om.

Du kan till och med skapa en annan att-göra-lista inom den enskilda uppgiften. Det du organiserar i detta utrymme är helt upp till dig, men poängen är att det ger dig en centraliserad plats att fokusera på din uppgift, utan att slösa bort tid jagar genom dina kataloger för relaterade filer. Länka allt här, så är allt till hands.

Om du känner att Outlook och OneNote inte riktigt klipper det längre, kolla in en mer omfattande projektledningsverktyg som Asana En nybörjarguide för att använda Asana för att spåra något projektAsana är ett av de bästa produktivitetsverktygen som du kan använda gratis. Så här kan du hålla reda på ett projekt med Asana. Läs mer . Och om du behöver ett verktyg för projektteams samarbete, titta på monday.com Hur monday.com kan ladda ditt teamsamarbetemonday.com erbjuder kraftfulla samarbets- och organisationsverktyg för ditt team. Här är varför du bör prova. Läs mer .