Teamarbete: 10 tips för effektivt online-samarbete i realtid

Annons

Digitala infödda är författare av artiklar, avhandlingar och böcker online och i realtid. Om du fortfarande skickar fram och tillbaka e-postmeddelanden med bilagor för att samarbeta om ett dokument gör du det fel. Om du inte delar samma kontor, online samarbetsskrivning Hur samarbetsskrivningsverktyg gör livet lättareTack vare Internet bör samarbete om ett skrivprojekt vara en bris. Om du någonsin har samproducerat en, vet du att det kan vara svårt. Det borde inte vara med rätt verktyg. Läs mer är i allmänhet säkrare, mer pålitlig och effektivare än e-post. Dessutom är det roligt och enkelt. Låt mig hjälpa dig komma igång.

Laget

Att arbeta på distans är tufft. Därför är det desto viktigare att få alla på samma sida och bygga teamet. Vi har täckt hur laganda trumf teknik Team Spirit Trumps Technology: Hur man behärskar fjärransamarbete för online-teamAtt samarbeta blir inte lättare om du måste arbeta på distans och bara dela Internet som en vanlig anslutning. Teknik kan hjälpa till att navigera i kaoset. Men det är bara glasyren. Läs mer

innan. Medlemmar i teamet måste lära sig om varandras styrkor och svagheter. Teamet behöver ett gemensamt mål och en färdplan med individuella mål och ansvar. Alla måste känna sig bekväma med de verktyg de använder, och minst en person måste hålla teamet organiserat.

Tips 1: Glöm aldrig vikten av ett inkluderande team som engagerar alla medlemmar.

Verktygen

I realtid samarbetsskrivning eller redigering kan göras på flera sätt. Webbläsarbaserade verktyg inkluderar Google Drive eller OneDrive (tidigare SkyDrive). På mjukvarusidan stöder Microsoft Office samarbetsredigering med Sharepoint eller OneDrive. Om du använder en äldre version av Word (2007 eller 2010) kan du installera CodoxWord-tillägget för att möjliggöra samarbete. Den fria plattformen och öppen källkods ordbehandlare Abiword är den bästa gratis lätta ordbehandlarenSkaffa en lätt men inte kraftfull ordbehandlare. Om du behöver ett program som är kompatibelt med ett stort antal filformat, kan Abiword vara rätt passform för dig. Det är inte lika kraftfullt som Microsoft ... Läs mer AbiWord innehåller också ett samarbetsplugin för att möjliggöra samtidig dokumentredigering via AbiCollab.net. Om integritet är ett problem, kan du ställa in en egen värd öppen källkod och gratis online textredigerare med Etherpad.

Tips 2: Välj ett verktyg baserat på projektets behov och ditt teams kapacitet eller preferenser.

Verktyg ska underlätta ditt arbetsflöde. Om enskilda teammedlemmar inte kan använda en viss programvara eller plattform kommer projektets framsteg att drabbas. Här är några punkter att tänka på:

• Vilka operativsystem är medlemmarna i ditt team på?

• Vilka verktyg använder de nu?

• Vilka verktyg har de erfarenhet av?

På samma sätt, om ett verktyg saknar nödvändiga funktioner, kommer det att vara tufft att uppnå önskat resultat. Utarbeta tillsammans en lista med funktioner som du måste ha och trevlig att ha. Tänk på följande:

• realtid samarbetsskrivning

• kommentarer

• sidofältchatt

• aviseringar

• filhantering

• revisionshistorik

• versionskontroll

• stöd för markering

• import Export

• mobil support

Denna lista och medvetenhet om ditt teams förutsättningar hjälper dig att välja ett eller flera lämpliga verktyg.

Tips 3: Hjälp varje medlem att konfigurera det / de verktyg du beslutat om och - vid behov - ge dem en introduktion till de funktioner de kommer att behöva.

Processen

När skrivprojektet börjar samlar du en översikt över olika uppgifter och ämnen för att täcka och fördela ansvar. Teamet måste utarbeta en disposition, hitta experter för olika sektioner, välja en kopieringsredigerare för att korrigera stavning, grammatik och skrivstil. Sätt en verkställande redaktör som ansvarar för innehållet och nominer någon att hantera data eller utforma siffror och tabeller.

Tips 4: Varje medlem i ditt team har olika färdigheter. En effektiv process kommer att baseras på människors styrkor. Tilldela ansvaret i enlighet därmed.

Tips 5: Engagera teamet när det gäller körning. Människor bör regelbundet byta roller och korrekturläsa varandras arbete för att täcka olika perspektiv.

Skrivande är en kreativ process och en passion för många människor.

Tips 6: Om du har personer i ditt team som hatar att ändra skrivandet av någon annan, kan redaktörer istället arbeta med kommentarer och förslag.

Tips 7: Håll med om kommenteringskonventioner, en nomenklatur och hur kommentarer kommer att behandlas.

I slutändan beror framgången för ditt dokument på innehållet.

Tips 8: Låt folk skriva vad de är entusiastiska över, även om deras skrivande suger. Deras idéer kan vara lysande och du kan alltid fixa skrivstilen.

Tips 9: Respektera idén! När du redigerar någon annans skrivning, se till att idén de uttrycker bevaras.

Samtidigt måste en person organisera teamet, hantera förväntningar och ha tidsramen i åtanke.

Tips 10: Kommunicera ofta med dina lagkamrater. Uppdatera dem om de övergripande framstegen, markera luckor och påminn dem om ansvar och tidsfrister. Beröm individuella ansträngningar och uppmuntra dem att dela sina egna framsteg, insikter och utmaningar.

Det färdiga projektet

Ett team som närmar sig ett skrift eller något annat projekt med entusiasm och samarbetsanda - villig att ge sitt bästa, stödja sina lagkamrater och göra kompromisser - kommer alltid att ge bättre resultat än individer. Helheten är större än summan av dess delar. Ge in det och jag lovar att det blir den mest givande upplevelsen i ditt liv. Det har definitivt varit mitt.

Vilka lektioner har du lärt dig när du arbetar med virtuella team?

Bildkredit: Ed Yourdon via Flickr, Virtuellt samarbete via Shutterstock