Hur du kan vara säker på att du aldrig glömmer en uppgift någonsin igen

Annons

Du är en organiserad person. Du lägger till kommande evenemang i din kalender, du planerar din karriär i Trello och du har ett anständigt märkningssystem i Gmail så att du alltid svarar på saker. Och ändå, när du kontrollerar din uppgiftslista, finns det vissa uppgifter från dessa andra platser som ännu inte har kommit till listan.

Ja, du kan skapa ett system för att manuellt lägga till objekt från dessa platser till din to-do-lista, men det slösar bort tiden. Helst det måste vara automatiskt. Sedan när du kontrollerar din uppgiftslista med ultimata Todoistfilter Hur du ställer in de ultimata Todoist-filtren på 5 minuterSå du skrev in alla dina uppgifter i Todoist men processen att arbeta igenom dem är något slumpmässig. Det beror på att du förmodligen inte har bra filter. Det kommer att förändras. I dag. Läs mer du har skapat, du kommer att ha allt väsentligt där och du kommer aldrig att missa något.

Låt oss visa hur man inte glömmer en uppgift med Todoist som ett minneupptagningsverktyg.

Var beredd på kalenderhändelser

Om hela livet är planerat i Google Kalender är det vettigt att utlösa din to-do-lista från vissa objekt i den. Till exempel när ett möte dyker upp och du måste förbereda saker i förväg. Detta kräver lite planering, och det finns två sätt att göra det.

Först måste du ange påminnelser om dina viktiga kalendrar. Gå till kalendern i din lista med kalendrar, klicka på pilen till höger och välj sedan Redigera aviseringar. Jag har satt mina till att få ett e-postmeddelande skickat en vecka före händelserna, men du kanske föredrar någon annan tidsram. Jag filtrerar också mina e-postmeddelanden som galen så jag ser faktiskt aldrig dessa, men det är inte poängen. Poängen är att när e-posten träffar min inkorg kan jag få den att göra coola saker.

Det andra steget är att skapa ett filter i Gmail för att fånga alla de händelser du fokuserar på. Så till exempel skulle du ställa in ett filter för att hämta e-postmeddelanden från [email protected] med ordet "möte" i ämnet. Det är sättet att utlösa en uppgiftslista en vecka före ditt möte.

Det finns nu två sätt att komma från den här punkten till att ha ett nytt att göra objekt i din Todoist-to-do-lista.

Det första sättet är att ställa in filtret för att vidarebefordra e-postmeddelandet till den privata e-postadressen för ett visst projekt. Jag skulle faktiskt inrätta ett nytt projekt för detta, kallat något som "Mötesförberedelse". Det här alternativet fungerar bara för Todoist premium Hur mycket mer produktiv är ToDoist Premium? Här är 6 goda skäl att uppgraderaJag fortsatte att använda ToDoist gratis ett tag. Men fortsatte att möta saker jag ville göra och inte kunde. E-postpåminnelser. Lägga till anteckningar till uppgiften. Saker som verkligen skulle lägga till en hel del ... Läs mer , eftersom endast premiumanvändare kan acceptera nya uppgifter via e-post. Det innebär också att lägga till [email protected] och [email protected] till din Todoist-lista "Acceptera e-post" och verifiera installationen.

Det andra alternativet är tillgängligt för alla och mycket enkelt att installera, men det innebär att både Gmail och Todoist kopplas till IFTTT, som inte alla är glada att göra. Men stegen är enkla.

1. Ställ in Gmail-filtret för att lägga till en viss etikett i mötespåminnelserna.
2. Välj en unik etikett som endast ska användas för detta ändamål.
3. Ställ in ett IFTTT-recept för att trigga när det finns ett nytt e-postmeddelande på den etiketten.
4. Ställ in den för att utlösa ett nytt att göra objekt i ditt utsedda möteförberedelseprojekt.
5. Du kan också prefixera eller lägga till text i ämnesraden (tyvärr kan du inte redigera ämnet).

Jag prefix texten "Förbered dig för", som räcker för att det är vettigt för mig. Du kan också ställa uppgifternas prioritet och förfallodatum, eller till och med ställa in en anteckning som kan innehålla den e-postadress som har utlöst uppgiften. Om du vill lägga till etiketter i din uppgift kan du lägga till text med @Posta eller @Telefon att ställa in detta.

Notera: Om du inte använder Todoist kan du faktiskt använda samma IFTTT-idé för att skapa uppgifter i iOS-påminnelser, Evernote eller Toodledo. Eller så kan du använda den första metoden för att skapa uppgifter i något att göra-lista-system De fem buden för att välja rätt att göra-appen för produktivitetOlika människor organiserar på olika sätt. Så att välja en att göra-app beror verkligen på vilken typ av person du är. Här är fem bud som du kan tänka på för ditt eget produktivitetssystem. Läs mer som kommer att acceptera e-postmeddelanden, till exempel Remember The Milk.

Vilka andra triggers kan jag ställa in från Google Kalender?

Bli inspirerad - det finns många andra saker du kan göra med det här systemet.

• Om du har en kalender för födelsedagar ställer du in en uppgift som påminner dig om att köpa en present.
• Om du har gäster som bor ofta, utlösa en uppgift att förbereda turistaktiviteter och andra saker för deras ankomst.
• Om du spårar ditt vaccinationsschema för dina barn, utlösa en uppgift att ringa ett möte.
• Om du gillar att vara beredd på fester du deltar, utlösa en uppgift att få gåvor och delad mat redo.

Jag får Google Kalender-aviseringar för att utlösa nya aktiviteter för konserter och spelningar och påminner mig om att få min musik och kläder i ordning (eftersom det alltid är annorlunda). En annan idé är att få allt du märker "Att göra" för att gå till Gmail, men jag tycker det är lite över toppen.

Tänk på vilka typer av kalendrar du prenumererar på och hur de kan hjälpa dig. Om du prenumererar på din Last.fm-kalender, som berättar för dig när dina favoritband spelar lokalt, kan du utlösa uppgifter att köpa biljetter till spelningar av dina ultrafavoritband. Om du prenumererar på helgdagskalendrar eller skolkalendrar kan du utlösa uppgifter för att förbereda festligheter eller barnomsorg. Om du prenumererar på tävlingskalendrar för poesitävlingar eller maraton, kan du ställa in en uppgift för att se till att du är med i tävlingen.

Skaffa trello-kort eller basecamp-uppgifter i Todoist

Använder du Trello för allmän brainstorming, bloggplanering, arbetsuppgifter eller ett annat sätt att se din övergripande livsplan? Skaffa en kalender för ditt Trello-kort. Gå till sidofältet, klicka på Meny rullgardinsmenyn och välj sedan Power Ups och du kommer att se kalenderinställningen.

Det är också möjligt att få ett iCal-flöde i Basecamp och många andra to-do-listtjänster.

Prenumerera på detta iCal-flöde i Google Kalender; ange ett förfallodatum i Basecamp eller Trello och få det att visas i din Google Kalender. Detta utlöser meddelandet om att skicka en uppgift till Gmail och Todoist, så du glömmer inte att slutföra uppgiften.

Det här systemet är särskilt bra om dina kollegor gillar att planera i Trello eller Basecamp, men du vill inte missa en tidsfrist som tilldelats dig. Du kan enkelt finjustera Gmail-filtret för att bara fånga uppgifter tilldelade dig själv.

En Killer Student Hack

Studenter kan använda detta system för att utlösa en uppsättning uppgifter i förväg för kommande tentamina eller datum för inlämning av uppgifter. Du kan ställa in ett meddelande från kalendern som ska skickas en månad framåt och sedan trigga det för att ställa in en serie uppgifter. Till exempel kan du ställa in en uppgift med låg prioritet omedelbart för att undersöka uppdraget, en uppgift med högre prioritet ett par veckor senare för att förbereda en disposition, en annan högprioritetsuppgift lite senare för att slutföra ett utkast, och den slutliga högprioritetsuppgiften lite senare för att säkerställa att uppdraget är gjort och lämnats.

För att vara säker på att ingenting någonsin missar, kan du utlösa en ny meddelande en vecka före förfallodagen för att kontrollera att det är gjort och skickat in. På det här sättet kommer du inte att missa något som läggs till nära förfallodagen.

Vad kan du göra med Todoist och IFTTT?

Eftersom det finns hundratals andra IFTTT-integrationer finns det många möjligheter för Todoist. Även vardagliga påminnelser som att ställa in en uppgift för att se till att det finns en vinteröverlevnadsutrustning i din bil när vädret säger att det kommer att snöa (eller omvänt en surfbräda på din bil när det är soligt).

Men vända saker runt, det finns några häftiga saker du kan göra när du utlöser IFTTT från Todoist, till exempel automatiskt skicka en rapport till din chef Automatisera ditt liv och ditt jobb med Todoist och IFTTTSpela kreativt med ToDoists meddelandefunktioner och IFTTT: s förmåga att uppnå riktigt coola automationer med dem. Vi visar hur du kombinerar de två krafterna din produktivitet. Läs mer .

Hur integrerar du Todoist med IFTTT, Gmail och Google Kalender? Har du fastnat mellan ett antal att göra-listor för arbete och lek? Berätta för oss dina bästa hackor!

Bildkrediter: Glöm inte Via Shutterstock