Organisera din Gmail-inkorg bättre med ActiveInbox

Annons

Vi skickar och tar emot massor av e-postmeddelanden dagligen. Många av de meddelanden vi får är viktiga som kräver ytterligare åtgärder eller svar - men de flesta av dessa e-postmeddelanden är automatiska meddelanden och uppdateringar från våra sociala nätverk och prenumerationer. Hur kan man känna till allt detta röran? Hur missar vi inte något riktigt viktigt i det röran?

Det finns många sätt att göra. Till exempel kan du använda schemalagda påminnelser Glöm aldrig att svara på en e-post igen med schemalagda påminnelser Läs mer att inte glömma att komma i kontakt med personen igen. Eller kan du schemalägga e-postmeddelanden och förseningssvar i Gmail Hur man planerar e-postmeddelanden och försenar svar i Gmail med Boomerang (400 inbjudningar) Läs mer eller använd Gmail-prioriterad inkorg Gmail: s prioriterade inkorg löser Bacn-problemet Läs mer för att minska röran.

Det här inlägget tittar på ett sådant verktyg som hjälper dig att bättre organisera din Gmail-inkorg (genom att dra fördel av Gmail-etiketter).

ActiveInbox, formellt känd som GTDInbox och GTDGmail, är en praktisk Gmail-kompanjon som gör korrekt användning av Gmail-etiketter för att hjälpa dig att få din inkorg bättre organiserad.

Steg 1: Installera och konfigurera ActiveInbox

Det första du behöver göra är att installera verktyget. Det installeras som en vanlig webbläsartillägg och kan köras på FireFox och Google Chrome.

När du har installerat verktyget måste du skapa dina första statusetiketter som hjälper dig att förvandla e-postmeddelanden till uppgifter. Statusetiketter är vanliga etiketter i Gmail - du kan lägga till eller ta bort dem senare för att passa dina behov när du börjar använda ActiveInbox.

När detta är gjort ser du följande aktivitetsfält ovanpå var och en av dina e-postmeddelanden:

Spela med nya etiketttyper

I grund och botten, vad verktyget gör är att ordna om dina befintliga etiketter för att göra din inkorg enklare att hantera. Du kan se det i aktion i den här videon:

Statusetiketter

Med verktyget uppmuntras du att markera alla meddelanden med de tre huvudsakliga statusetiketter:

• Verkan: Spåra viktiga e-postmeddelanden tills uppgifterna är klar.
• Någon dag: Spåra e-post som du inte vet hur du ska hantera men tycker att de är för viktiga för att raderas eller ignoreras helt;
• Väntar på: Spåra e-postmeddelanden som du planerar att svara i närmaste framtid.

När du väljer någon av statuserna spåras meddelandet via ActiveInboxs sidofält.

Detta är nyckeln till att säkert tömma din inkorg: ge dina handlingsbara e-postmeddelanden Status, arkivera dem och använd sidfältet för att spåra dem tills de är klar.

Nu kan du snabbt ladda listan med meddelanden som till exempel väntar på ett svar och till och med förhandsgranska dem på popup-skärmen:

Därifrån kan du också ändra statusetiketten eller arkivera e-postmeddelandet som gjort eller hoppat över.

Projekt & referenser

Medan statusetiketter kategoriserar e-postmeddelanden som uppgifter baserade på vilken åtgärd de behöver, är projekt avsedda att organisera dina meddelanden tematiskt. Du kan förvandla dina befintliga etiketter till projekt eller skapa nya:

Referensetiketter är avsedda att göra dina meddelanden lätta att hämta senare, t.ex. R / MeetingNotes, R / Fakturor, R / kvitton.

Bläddra i e-postmeddelanden mer effektivt

Förutom att hjälpa dig att organisera din inkorg lägger verktyget också till några fina funktioner som låter dig snabbare gräva in i varje specifik e-postkonversation:

• Ser 'tidigare e-postmeddelanden‘För att skriva / svara
• Bläddra relaterad e-postmeddelanden i konversationsvy
• Ser 'Kontakthistoria‘Popup på högerklicka på en kontakt
• Förhandsgranska e-postmeddelanden i inkorgen och sökresultaten genom att högerklicka

Inställningar

Det bästa med verktyget är att du kan använda det "så mycket du vill ha det". ActiveInboxs inställningar som gömmer sig bakom länken Om & Hjälp i sidofältet låter dig ställa in varje bit av verktygsfunktionsområdet:

Tips och tricks

Sammantaget gör verktyget ett bra jobb som hjälper dig att känna till din inkorg i Gmail (eller Google Apps). Här är några användbara tips för att få ut det mesta (notera: du kan göra de flesta av dessa med Gmail även utan verktyget men med ActiveInbox verkar det bara så mycket roligare):

• Kontrollera inte din inkorg flera gånger om dagen och svara på varje ny - den är så ineffektiv. Ställ in bättre status- och projektetiketter så att din inkorg kan sorteras av sig själv.
• Glöm aldrig att följa upp: låt dina e-postmeddelanden hänga i mappen "Väntar på" tills du hör tillbaka.
• Ställ in Gmail-filter för alla e-postmeddelanden om "tjänstmeddelande" (Facebook-meddelanden, Twitter-uppdateringar, etc.) för att automatiskt lägga in dem i en speciell etikett och arkivera. På så sätt kan du läsa dem när du vill, men de täpper inte in din inkorg.

Tror du att det här verktyget kan hjälpa dig att organisera din inkorg? Vänligen dela dina tankar!