Annons
Dante hade fel; det finns tio kretsar av helvetet, vars djupaste är reserverad för dem som begår de mest avskyvärda e-postsynderna. E-postadressen är här för att stanna men det finns några syndare som gör det värre för resten av oss. Idag ska jag titta på några av de mest allvarliga sätten som människor kan missbruka e-post och få livet att suga för resten av oss.
Oroa dig inte, även om du är en synder, är du inte dömd till en evighet av lidande. Omfamna en veckolång bot för att korrigera felet på dina vägar och omvända din e-postsynd och allt kommer att förlåtas.
Läs vidare för att ta reda på om du är det en e-posthelgon 7 Netiquette-riktlinjer för att skriva e-postmeddelanden och foruminläggNetiquette är förkortning för nätverks- eller internetetikett. Det omfattar den speciella uppsättningen sociala konventioner som finns i online-interaktioner. Även om netikett liknar bra beteende eller etikett i offline möten, finns det ... Läs mer eller syndare.
Skicka e-post till för många människor
E-post är oerhört billigt att skicka. En person kan spendera fem minuter på att skriva ett e-postmeddelande och skicka det till tusentals, eller till och med hundratusentals, mottagare. Det är också i stort sett extremt kostsamt att ta emot. Om det tar två minuter att läsa, eller till och med bara 30 sekunder att avslå, är antalet människor-minuter en enda e-post kan slösa stort. Detta motsvarar ett enormt slöseri med produktiv tid. Även om du vidtar åtgärder för att minimera påverkan, t.ex. att sätta upp ett flerlags kommunikationssystem Använd det här 3-stegiga kommunikationssystemet för att motstå distraktionerBehovet av att ständigt hålla kontakten är distraherande. För att hantera dina relationer och tid, hantera också hur du kommunicerar med världen. Skapa en smart 3-nivå plan. Läs mer , du måste fortfarande ta itu med det vid någon tidpunkt.
För många organisationer har policyer där vem som helst, alla och allas hund är CC´d på alla e-postmeddelanden. Inte alla behöver ta emot varje enskilt e-postmeddelande. Om du är en av de människor som gör denna politik, eller bara CCC ut alla av vana när du inte behöver, är du en syndare via e-post.
Oroa dig dock inte, böterna är enkel. Under en vecka ska du bara skicka e-post till de människor som absolut behöver ta emot dem. Om du är osäker, skicka inte e-postmeddelandet. Du kommer förmodligen att bli förvånad över hur liten effekt det har på hur allt går.
Som en bonus, ju mer e-post du skickar, desto mer kommer du sannolikt att få så om du står inför din egen e-postöverbelastning kan det också hjälpa.
Överanvändning Svara alla
E-postmeddelanden är bäst när det används exakt som ett brev: en person skickar en annan person ett meddelande och väntar på att de ska svara. E-post fungerar också när en person skickar ett enda meddelande till massor av människor (så länge de är Allt måste få det). Även med fantastiska funktioner som gängade meddelanden 7 skäl till varför du bör sluta använda skrivbordets e-postklienterÄr en webbaserad e-postklient att föredra framför ett skrivbordsalternativ? Vi tittade på olika fördelar och nackdelar och hittade ett svar åt dig. Läs mer , e-post är bara inte utformad för att hantera flera meddelanden korrekt.
Problemet blir verkligen uppenbart med gruppmails. Jag rankar dem något högre än kärnbomben som den värsta tekniska utvecklingen under 1900-talet. En e-posttråd med 15 eller 20 personer som svarar kan snabbt komma ur handen om människor inte är försiktiga Resa inte över dig själv: 5 grupp-e-postbeteenden som ska undvikasAtt skapa ett bra e-postmeddelande är inte lätt, och det är en konst som få människor kan göra perfekt. Gruppemails är inte enklare. Dessa tips bör hjälpa dig att förbättra dina meddelanden. Läs mer . Och kom ihåg att varje meddelande som skickas är ett annat meddelande för någon någonstans.
Det första meddelandet kan ha varit relevant för alla i organisationen, men chansen är stor att svaren inte är det. Om din chef skickar ut en fråga till hela personalen, gör dina medarbetare verkligen behöver du se ditt svar? Överanvändning av svar alla-knappen är en av de största e-synderna du kan begå.
Återigen är botten ganska enkel. Under en vecka måste du bara använda svarsknappen. Om mer än en person behöver se svaret ska du manuellt CC dem. Svar alla-knappen är en ond frestelse som måste motstås.
Skicka e-post när du inte behöver
Ibland är e-post det bästa sättet att nå någon. Ibland är det inte. Tyvärr ses e-post ofta som standard. Att skicka e-post när du inte behöver är ett annat sätt att skicka dig direkt till e-helvete.
Ibland finns det bättre sätt att göra saker. Om Tony sitter tvärs över rummet från dig, om du inte behöver skapa en pappersspår, varför inte gå över och prata med honom? På liknande sätt, om något kommer att kräva mycket fram och tillbaka, kommer antagligen ett ansikte till ansikte eller telefonmöte förmodligen att vara mycket effektivare. Ett 30 minuters telefonsamtal kan hända veckolånga e-postsamtal. Se bara till att du låt inte dina möten förvandlas till ett tidsvakuum Tröttade på ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chefOm ett möte är välorganiserat, finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktiviteten, känslan av syfte och moral. Här är några regler att följa för effektiva möten. Läs mer .
Din bot är att göra allt du kan för att inte skicka e-post på en vecka. Om Tony inte är vid sitt skrivbord när du går över, lämna en handskriven anteckning. Om Bob vill organisera något, ring honom och hammare ut det på telefonen. Se hur du ändrar din standard från "skicka ett e-postmeddelande" till "skicka bara ett e-postmeddelande om det inte finns något annat alternativ" påverkar hur du arbetar. Allas inkorg kommer att tacka dig.
Skicka överdrivna e-postmeddelanden
Precis som att det är synd att skicka ett kort e-postmeddelande till för många människor, kan det vara så att skicka riktigt långa e-postmeddelanden till bara en person. Om det du försöker säga kräver ett e-postmeddelande på 2000 ord, är chansen stor att du använder fel kommunikationsverktyg. Ju längre din e-post, desto mer tid tar det för den andra att läsa och desto mer ansträngning krävs för att svara. Långa e-postmeddelanden kan verkligen suga!
"Jag hade inte tid att skriva en kort e-post, så jag skrev en lång i stället." - Markera "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28 april 2015
Det finns en växande rörelse av människor som lovar behåll alla e-postmeddelanden under fem meningar. De känner att om meddelandet inte kan förmedlas så kort, så gör du det fel. Om du är skyldig till att ha skrivit e-postmeddelanden till Tolstoy-esque territorium, är din överlåtelse att ansluta sig till de fem meningarna i en vecka. Inget e-postmeddelande du skickar, oavsett hur nödvändigt det verkar, kan löpa längre än fem - helst korta meningar. Det är en bra vana att komma in och vilja gör dig mer produktiv 7 tips om e-posteffektivitet för att få mer gjort via e-post, snabbareLivet kretsar kring kommunikation och bokstavligen får ingenting åstadkommas utan den. E-post är ett kommunikationsverktyg för att underlätta ditt liv. Istället för att behöva skriva ett brev eller försöka fånga någon ... Läs mer .
Svara på varje meddelande
Detta är den synd jag var mest skyldig till, och det tog mig ett tag att komma förbi den. När du får ett e-postmeddelande är den naturliga impulsen att svara direkt. Problemet är att detta kan dra dig till onödiga, reaktionära utbyten och människor kommer att förvänta sig att du kommer att vara tillgänglig att svara direkt på e-post hela tiden. Att svara på alla e-postmeddelanden direkt är bara en liten synd via e-post, medan konversationen, att förvänta sig att alla svarar direkt är en större synd.
Genom att svara snabbt på allt du matar vilddjuret som är chefen som kräver e-postsvar klockan 4 på en lördag. Du får inte skvallra mot sådana chefer. Som bot för denna synd, måste du spendera en vecka på att vänta minst en timme innan du svarar på e-postmeddelanden och bara svara under arbetstid. Om något kräver ett brådskande svar måste du använda en annan kommunikationsmetod.
Gå nu i fred
Älskar det eller hatar det, e-post är här för att stanna. Det finns dock sätt att göra upplevelsen bättre för alla andra. Om du är en fruktansvärd e-syndare, omvänd dina sätt och sätt några av dessa enkla lösningar till handling. Folk kommer att tacka dig för det. Om du å andra sidan är en helgon via e-post, vidarebefordra den här artikeln till alla syndare du känner och sprid det goda ordet.
Det finns otaliga andra e-postsyndar där ute. Vilka tycker du att jag har missat? Och vilken böter skulle du föreslå?
Bildkrediter: xkcd.org.