Bli en chef på e-post: Låt inte det ta hela dagen

Annons

182 900 000 e-postmeddelanden.

182,9 miljarder.

Det är mer än 25 e-postmeddelanden per varje mänskligt sinne på planeten.

Och det är bara vad vi skickar in en dag (PDF).

Med tanke på den galna mängden e-postmeddelanden som skickas och tas emot varje dag, är det inte konstigt att denna elektroniska kommunikation har blivit för svår att hantera för så många av oss. Men oroa dig inte, här är några produktivitetshemligheter som kan hjälpa dig att temma odjuret.

Använd konserverade svar

Jag kan inte betona vikten av den här. Chansen är att du svarar på många e-postmeddelanden på samma sätt, vare sig det är en vägran att lämna in, erkänna en kollegas ansträngningar eller en enkel hälsning. Det enda du absolut behöver göra är att skapa konserverade svar för dina mest använda e-postmeddelanden.

Det är verkligen lätt att göra ställa in konserverade svar i Gmail E-post snabbare och bättre med konserverade svarHar du inte tid att laga lunch? Inga problem, ta en burk. Behöver du lite campingchow som inte går illa? Enkelt, få lite konserver. Är du trött på att skriva samma svar på e-post? Prova konserverade e-postmeddelanden! Tror...

Läs mer eller någon annan e-postklient. Oavsett hur snabb typist du är är du inte snabbare än två musklick, eller hur? Spara dig lite tid och gör det nu.

Ställ in filter & etiketter / mappar

Det bästa sättet att ta itu med en överbelastning är att först sortera ut den. Det betyder att du använder filter och etiketter / mappar i din inkorg. Outlook har mappar, Gmail har etiketter, och båda har filter som du kan ställa in för att automatiskt dirigera din e-post till dessa mappar och etiketter. Du kan ställa in avancerade filter 5 Gmail-filter som hjälper till att prioritera och organisera din inkorgVilka filter ska varje person ha i sitt arsenal så att inkorgen är lika ordnad som min? Jag är här för att hjälpa dig komma igång med att ställa in dina första fem filter, eller ... Läs mer i Gmail enligt dina anpassade behov. Faktum är att Gmail erbjuder att automatiskt ta med lite beställning till din e-post 6 sätt att återfå din e-postinkorgFinns det något annat som är lika användbart, utbrett och frustrerande som en e-postinkorg? Det har funnits för evigt och vi fortsätter att använda det, och så länge vi fortsätter att använda det kommer människor som jag att ... Läs mer med sin nya prioriterade inkorg.

De tar lite tid att ställa in och kategorisera bra, och den första månaden kräver ständiga input från dig. Men det är väl värt din tid på lång sikt. Lägg inte snabbt saker under etiketter och filter, tänk på det och kategoriser bra eftersom det är den automatisering din inkorg kommer att använda resten av ditt liv.

Jag tycker att det är bäst att göra en 3-stegskontroll innan du filtrerar ett e-postmeddelande:

1. Fråga dig själv vad det bästa etiketten / mappnamnet (vare sig det finns eller inte) skulle vara för det här meddelandet.
2. Kontrollera om det namnet redan finns, och om inte, skapa det.
3. Fråga dig själv om namnet ska vara en separat enhet eller underkategori under en av de befintliga mapparna.

Gör detta regelbundet och din inkorg blir magiskt renare.

Ta din uppgiftslista någon annanstans

Säg det med mig folkens: "Din inkorg är inte din uppgiftslista." Googles Vivek Haldar skrev om detta för en stund tillbaka och jag kunde inte hålla med mer. Här är Haldars tag:

E-post är en hemsk plats för en todo-lista. Jag får verkligen inte hur man kan klicka på GTD till e-post. Ett e-postmeddelande kan inte göras. När du har läst det och förstått det, kan du få en tydlig åtgärd, men din inkorg är inte rätt plats.

Din e-post handlar om kommunikation, så låt det handla om det. Det finns många fantastiska appar för att göra-listor, och jag rekommenderar starkt Any.do eller Wunderlist Wunderlist - Det bästa att göra-listan på iPhone [iOS]Wunderlist är ett av de enklaste sätten att hålla reda på vad du behöver göra. Det har ett elegant användargränssnitt som bara är vettigt. Vem som helst kan plocka upp det och ta reda på hur ... Läs mer .

Avsluta prenumerationen från skräp

Du tror inte hur många nyhetsbrev och andra skräppost som stoppar din inkorg, trots ett skräppostfilter. Och när röran börjar byggas upp kan den snabbt komma ur kontroll. För att stoppa det i dess spår måste du börja avsluta prenumerationen och det finns ett riktigt enkelt trick att göra det.

I din e-postklient söker du bara efter ordet “avsluta prenumerationen”. Det bifogas i slutet av varje nyhetsbrev, så att du plötsligt ser en lista över alla massmeddelanden i din inkorg. Nu är det bara att öppna dem en efter en och avsluta prenumerationen. Jag rekommenderar att du använder Gmail Förhandsgranska rutan när du gör detta för att påskynda saker.

Det finns också tillägg och tjänster till avbryta snabbt prenumerationen på e-postlistor Rensa din inkorg: Avsluta snabbt prenumerationen på flera nyhetsbrev med dessa verktygAtt avsluta prenumerationen på nyhetsbrev handlar om mer än bara skräppost. De flesta nyhetsbrev som fyller vår inkorg säljer inte medicin eller erbjuder prispengar - de är äkta nyhetsbrev från betrodda företag som vi själva prenumererade ... Läs mer eller samla in dem i e-postsorteringar.

Den gyllene frågan att ställa varje e-post

Det här är biggie och det är det som har hjälpt mig att hålla mig uppe på min inboxöverbelastning under det senaste året. BBC Staffs Tom Stafford erbjöd en gyllene fråga att ställa dig själv när du öppnar något meddelande:

"Om jag inte hade den här informationen i min inkorg, skulle jag gå ut och leta efter den?"

Om svaret är nej, dra inte på svar eller tryck på radera utan att ens öppna det. Det är så enkelt. Nej, du kommer inte att missa någonting enormt - jag har gjort det i ett år och det fungerar faktiskt. Här är Staffords förklaring till det:

Ingenstans är detta tydligare än gruppmeddelandet och lavinen av svar som alltid följer. Slå tillbaka genom att påminna dig själv om att inte alla e-postmeddelanden måste besvaras, att många frågor kommer - och borde hanteras av andra människor. Fråga dig själv: "Om jag inte hade den här informationen i min inkorg, skulle jag gå ut och leta efter den?" Mest av den tiden svaret antagligen är "nej", och det är ett tecken på att någon annan kontrollerar din uppmärksamhet.

Dela dina e-posthacks

Alla har sina egna e-posthack för att hantera röran och det bästa sättet att lära sig är genom att dela dem. Vi har också våra egna Gmail-guide för alla Power User Guide till GmailDen här gratis Gmail-guiden är för dig som redan använder Gmail som e-postklient och vill utnyttja dess många produktivitetsfunktioner maximalt. Läs mer . Det hjälper, liksom råd från pro-användare. Om Stafford inte hade skrivit den artikeln, skulle jag fortfarande drunkna i meddelanden och jag är honom för evigt tacksam för det.

Så säg mig, hur hanterar du din överbelastning via e-post 3 tips för att hantera överbelastning via e-post i Gmail [Visa och berätta]De flesta av oss lider av överbelastning av information. Att bli överväldigad med privata e-postmeddelanden kanske inte är en stor fråga och att ignorera hälften av e-postmeddelandena är faktiskt acceptabelt i viss grad. Men i ett professionellt liv ... Läs mer ? Det finns inga fel svar här, folkens.

Bildkrediter: Pete, Lars Plougmann