5 Google Sheets-inställningar viktiga för teamarbete

Annons

Tjänster som Google Docs och Google Sheets har tagit digitala infödingar med storm och används över hela världen för att samarbeta både på skolprojekt och professionella projekt.

Google Sheets är onlineekvivalent med Excel Excel vs. Google Sheets: Vilken är bättre för dig?Behöver du verkligen Excel? Både stationära och onlinelösningar har sina fördelar. Om du har problem med att välja mellan Excel och Google Sheets för att hantera dina kalkylark, låt oss hjälpa dig att bestämma. Läs mer och det är inte det första verktyget som kommer att tänka på inom lagarbete. Men när du tillsammans levererar data blir kalkylbladet som ett informationsbehandlingsverktyg oundvikligt.

Den här artikeln tar dig genom Google Sheets-funktioner och funktioner som är viktiga för gruppprojekt. Vissa är universella och finns i Excel, andra är unika för Google Sheets och de samarbetsalternativ som den erbjuder.

Det grundläggande

Demonstrationens ämne

För att visa kraften i Google Sheets använder jag ett kalkylblad som skapades för att utvärdera resultaten från en teamdynamikövning. Poängen med övningen är att identifiera vilka teammedlemmar som antog vilka roller i teamet, sett av sina kollegor. Om du vill lära dig mer om lagdynamik och roller rekommenderar jag att du tittar på

Belbin-ramverket.

Inställningar för kalkylblad och datakälla

I korthet har jag satt upp ett ark för varje deltagare, på vilket de kan betygsätta varannan gruppmedlem för var och en av de nio rollerna i Belbin-ramverket. Efter att ha skapat den första mallen duplicerade jag den för att skapa flera identiska ark. Uppgifterna importeras till ett bearbetningsark, vilket i sin tur släpper resultaten till masterarket. När jag säger ark, menar jag flikar i ett enda kalkylarkdokument. Förutom det genomsnittliga betyg för varje teammedlem och roll avslöjar masterarket också vilka roller som täcks av teamet och vilka som saknas eller underrepresenteras.

För att skapa en slumpmässig uppsättning data för denna demonstration, använde jag Slumpmässig generator, en av många användbara Google Drive-tillägg 5 Google Drive-tillägg du behöver användaGoogle Docs och Google Spreadsheet är båda fantastiska gratistjänster, men när du inkluderar några av de tillägg som listas här kan det ge nytt liv i dessa verktyg. Läs mer .

Jag markerade cellerna jag behövde fyllda, ställ in tillägget för att infoga Heltal siffror från 0 till 3 (betygsalternativen för vårt test), bort markeringen för Unika värdenoch klickade Generera. Jag upprepade processen för alla enskilda datablad. Eftersom teammedlemmarna inte ska betygsätta sig, gick jag in och tog bort respektive slumpmässiga datapunkter från varje ark och skapade en tom rad.

Förutom att ange heltal kan du också använda Random Generator för att lägga till Booleska värden Bli bättre på att hitta saker med sökmotorer: Boolean Search Logic ExplainedDet tar bara Googles tusentals servrar en halv sekund att fråga cirka 50 miljarder indexerade sidor, det tar dig betydligt längre tid att bara skanna den första sidan med sökresultat. Dessutom,... Läs mer , datum, anpassade listor och strängar.

Hur man hittar de formler du behöver

Observera att varje gång du börjar skriva en formel, dvs ett lika tecken följt av minst en bokstav, kommer auto-suggestion att dyka upp med tillgängliga funktioner. Håll muspekaren över de föreslagna funktionerna för att se vad de är utformade för att göra.

Du kan granska alla formler i Googles funktionslista eller granska några grundläggande genom att ta Skapa enkel formelkurs på GCFLearnFree.org.

Få Google Sheets att fungera för dig

Importera data från andra Google-ark

Förutsatt att du har visningstillstånd kan du göra det importera data från vilket Google-ark som helst Hur du importerar data från andra Google-kalkylbladDe flesta användare använder bara en liten del av Googles kalkylarkpotential. Vet du hur du får information från ett Google-kalkylblad till ett annat? Här är en cellfunktion för att göra jobbet. Läs mer , oavsett om det är en annan flik i ditt nuvarande ark eller ett annat kalkylbladsdokument helt. Du kan antingen importera enstaka celler eller hela kolumner och / eller rader; grundformeln är densamma:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID hänvisar till strängen med bokstäver som hittas mellan två snedstreck i dokumentets URL, som visas på skärmdumpen nedan. Strängen kan vara ganska lång.

TAB_NAME hänvisar till namnet på det enskilda arket i ett dokument. Se till att göra det till något enkelt, helst utan mellanrum. Om fliknamnet innehåller mellanslag använder du enstaka citat för att radera in det. Det är separerat från CELL_OR_RANGE med ett utropstecken. CELL_OR_RANGE kan hänvisa till en enda cell, något som B4, eller ett antal celler, något som B: B till kopiera en hel kolumn, B4: J4 för att kopiera från en enda rad, eller B4: J15 för att kopiera över flera rader och kolumner.

Lägg till formeln i den första cellen i önskat "importintervall" så fyller den automatiskt in alla önskade celler till höger och / eller under. Även om du först försöker göra det, kan du få en #REF! som visas nedan. Klicka bara på Tillåta åtkomst för att importen ska fortsätta.

Om du refererar till data från samma kalkylarkdokument, bör en förenklad formel fungera, även om den bara fungerade med enstaka celler för mig:

CELL = TAB_NAME!

Räkna datapoäng och beräkna medelvärden

För att beräkna medelvärdet för varje gruppmedlem importerade jag deras betyg från alla enskilda ark till ett bearbetningsark med hjälp av formeln som beskrivs ovan. Med andra ord, för varje teammedlem har jag 11 rader med data, med minst en tom rad, eftersom ingen betygsätter sig själva. Jag var också tvungen att ta hänsyn till att om mindre än 11 ​​deltagare dyker upp för övningen kommer mer än en rad att vara tom, vilket skapar en utmaning för att beräkna medelvärdet. Så här löste jag det.

För att beräkna genomsnittet har jag helt enkelt lagt samman deras summa från alla individuella betyg. Detta är formeln för det:

= SUM (START: END)

START avser den första cellen, t.ex. B5 och END avser den sista cellen du vill inkludera, t.ex. B15.

För att bestämma antalet datapunkter använde jag COUNTIF-formeln:

= COUNTIF (B5: B15, "<4")

Jag visste att betyg skulle vara valfritt mellan 0 och 3. En cell som innehåller något annat än ett av dessa nummer, som alla är mindre än 4, helst en tom cell, behöver inte räknas. Därför kommer resultatet av denna räkning att vara lika med antalet inlämnade datapunkter.

Därefter kombinerade jag de två formlerna till en kapslad funktion, dvs att dela upp min summa med COUNTIF-resultatet och därmed beräkna medelvärdet i en enda cell:

= DIVID ((SUM (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15, "<4")))

Det är bra att komma ihåg att funktionen inom parenteserna kommer att behandlas först.

Observera att saknade parenteser eller offert är den vanligaste källan till kalkylarkfel. Om du använder europeisk nummerformatering, där komma snarare än punkter används för att separera decimaler, kan du komma att få problem med komma som används för att separera värden i din formel; försök använda en semikolon istället.

Jag använde den här formeln igen för att räkna hur många som dyker upp i specifika roller i vårt team. I det fallet använde jag "> 1", eftersom betyg större än 1, dvs 2 eller 3, indikerar att färdigheten tillämpas.

Du kan använd COUNTIF-formeln Mini Excel-handledning: Använda avancerade räkning och lägga till funktioner i ExcelRäkna och lägga till formler kan verka vardagliga jämfört med mer avancerade Excel-formler. Men de kan hjälpa dig att spara mycket tid när du behöver samla in information om data i kalkylbladet. Läs mer för många avancerade operationer, som vi beskrev i en separat artikel. På samma sätt, om du behöver hitta specifik information i ett kalkylblad, kan du använda universal uppslagningsfunktioner 4 Excel-sökfunktioner för att söka kalkylblad effektivtAtt söka i ett stort Excel-kalkylblad är inte alltid lätt. Använd sökformler för att spara tid och söka kalkylblad effektivt. Läs mer . Slutligen, om du är nyfiken på villkorlig formatering, kombinera data från olika celler eller importera extern data, rekommenderar jag vår artikel om användbara Google Sheets-funktioner Utför fantastiska funktioner med dessa användbara Googles kalkylarkfunktionerJag skäms för att erkänna att jag bara nyligen har beslutat att börja experimentera med Google Spreadsheets, och vad jag har upptäckt är att oavsett lockelse eller kraft som Excel hade över mig på grund av det fantastiska saker... Läs mer .

Dölj & skydda ark

För att hjälpa mitt team att fokusera på de data som betydde valde jag att dölja behandlingsarket. För att göra detta, klicka på pilspetsen bredvid arknamnet för att expandera menyn och välj sedan Dölj ark. Som du kan se på skärmdumpen nedan kan du visa ett doldt ark genom att gå till Visa> Dolda ark och välj det ark du vill visa igen.

För att förhindra användare från att av misstag röra ihop komplexa formler eller ändra data, kan du också välja Skydda ark ... från menyn som visas ovan. Detta ger dig möjligheten att skydda en Räckvidd av celler eller en hel Ark. Om du går med det senare kan du göra det Förutom vissa celler. I båda fallen kan du göra det Ställ in behörigheter och Begränsa vem som kan redigera detta intervall, tillåter i huvudsak utvalda användare att utföra redigeringar eller generellt Visa en varning när du redigerar detta intervall.

Ställ in aviseringar som ska uppmärksammas om ändringar

När du släpper ett dokument för asynkron gruppsamarbete är det en bra idé att kolla in då och då och se vad alla andra har gjort upp till. Eller ställ in aviseringar så att du vet exakt vad som händer när.

Gå till Verktyg> Anmälningsregler ... och välj din önskade rutin. Du kan meddelas när som helst Eventuella ändringar görs eller när En användare skickar in ett formulär och du kan meddelas via e-post från en daglig smälta eller direkt.

Eftersom Google Sheets stöder kommentarer kan du också få meddelanden om kommentarer eller svar. Klick kommentarer överst till höger, expandera anmälningar och välj dina önskemål.

För att göra en kommentar, först markera cellen / cellerna du vill kommentera och gå till Kommentarer> Kommentar.

Använd revisionshistorik för att återställa dokumentversioner

Ibland händer saker som inte var avsedda eller kanske du vill återanvända ett ark och förvandla den till en mall 10 otroligt användbara kalkylbladmallar för att organisera ditt livÄr ditt liv ett rör av missade tidsfrister, glömd shopping och trasiga åtaganden? Det låter som du behöver bli organiserad. Läs mer , vilket innebär att du måste rensa alla data som anges under tiden. Det är när revisionshistoriken är praktiskt. Du kan komma åt det genom Fil> Se revisionshistorik eller med kortkommandot CTRL + ALT + SKIFT + G.

Till att börja med kommer det att lista nyckelredigeringar längs dokumentets historik, tillsammans med datum, tid och användarnamn för personen som redigerade dokumentet. Klicka på om du vill se varje steg Visa mer detaljerade revisioner längst ner i listan. När du hittade tillståndet där du vill se dokumentet klickar du på Återställ den här revisionen.

Gör mer med Google Sheets

Det är inte bara dess samarbetsfunktioner som gör Google Sheets till ett mycket mer mångsidigt verktyg än Excel. I kombination med andra Google-verktyg kan du skapa komplexa operationer. Du kan till exempel kombinera Google Sheets med Google Forms för att skapa en självgraderingsquiz Så här använder du Google-formulär för att skapa ditt eget självklassificeringsquizÄr du lärare eller tränare? Någon som är involverade i en anställningsprocess? Behöver du på något sätt kontrollera att andra människor har de kunskaper eller kunskaper som du förväntar dig att de ska göra? Du ska ... Läs mer eller med Google Analytics till ta fram en automatiserad rapport Hur man skapar en automatisk Google-kalkylrapport från Analytics-data Läs mer . Din fantasi är gränsen.

Vad gör du med Google Sheets och vilka formler,Google Sheets-skript Öka produktiviteten med dessa utmärkta Google-kalkylarkskriptOm du använder ett kalkylprogram för att knäcka data kan anpassade skript vara huvudnyckeln. Börja rulla med dessa utmärkta Google Spreadsheet-skript och använd dina data på nya sätt. Läs mer ,eller tillägg kan du inte leva utan?