Delegation: Ett måste ha ledarskapsförmåga för att minska ditt arbetsbelastning

Annons

Du kanske är ny i en ledarroll eller kämpar helt enkelt med delegationen. Som ledare är det nödvändigt att delegera uppgifter till andra, men det kan vara utmanande. Om du nyligen skaffat ditt eget team Vad är skillnaden mellan en chef och en ledare? Läs mer eller behöver bara lite hjälp med delegering, här är några användbara tips.

Det bästa sättet att beskriva hur man delegerar är med de fem W: vem, vad, när, var och varför. För att måla en tydlig bild, börjar vi med varför.

Varför är delegation nödvändig?

Delegationen har många fördelar för dig som ledare och för din organisation och ditt team. Men många individer har problem med att delegera uppgifter.

Vissa kanske tror att det är lättare att utföra uppgifter själva snarare än att delegera dem. Andra kan känna en värdefull känsla genom att ta itu med uppgifterna ensam. Mer kan helt enkelt vara oerfarna vid delegationen.

De Harvard Business Review online anger:

Delegationen gynnar chefer, direkta rapporter och organisationer. Ändå är det en av de mest underutnyttjade och underutvecklade hanteringsfunktionerna.

instagram viewer

Och dessutom tidshanteringsstudie refererad av Harvard Business Review drog slutsatsen att:

332 undersökta företag var oroliga för sina anställdas delegationsförmåga. Samtidigt erbjöd endast 28 procent av dessa företag någon utbildning i ämnet.

Fördelar för dig som ledare

• Du kan rikta din uppmärksamhet mot andra artiklar.
• Du kan schemalägga din tid effektivt.
• Du kan göra mer under arbetsdagen.

Fördelar för dina teammedlemmar

• De kan lära sig nya eller förbättra nuvarande färdigheter.
• De kan känna sig del av ett betrodd team och miljö.
• De kan förbättra sitt självförtroende och sin motivation.

Fördelar för din organisation

• Det kan öka produktiviteten.
• Det kan erbjuda framgångsrika processer för kunder och kunder.
• Det kan bygga ansluten kultur för alla anställda.

Som ni ser berör fördelarna med delegationen mer än bara en ledare. Så om du har hållit tillbaka, påverkar du ditt företag och ditt team också.

Vad ska du delegera?

Nu när du vet vikten av delegering som ledare är nästa steg att bestämma vad du ska delegera.

I många fall är delegering av vissa uppgifter en icke-hjärna. Till exempel skulle du inte tilldela en programmeringsuppgift till en säljare. Men när det gäller dina egna uppgifter, kan det vara svårare att bestämma vilken motivering som delegeras.

Ställ dig själv dessa frågor:

• Är detta en uppgift som bara jag har kunskapen att göra?
• Undviker jag att tilldela denna uppgift eftersom ingen annan har tid?
• Håller jag fast vid uppgifterna för att jag själv vill "göra allt"?
• Är detta en återkommande eller rutinmässig uppgift?
• Är jag verkligen ansvarig för den här uppgiften?

Ett North Carolina State University-projekt anger detta i deras lista över de typer av uppgifter som bör delegeras:

Människor håller ofta uppgifter som de gillar mest för sig själva även om uppgiften inte är deras ansvar. Dessa uppgifter är inte det bästa sättet att spendera din tid och energi på.

När du har beslutat vad du ska delegera ska du hålla dig till det beslutet. Sedan, ordna ditt schema och din uppgiftslista 9 bästa verktyg för tidshantering för att hålla sig organiseradeTidshanteringsverktygen som visas här hjälper dig att få ut det mesta av dina dagar. Lämplig för alla affärs- eller personliga situationer. Det är dags att organisera ditt liv! Läs mer för att tillgodose de andra viktiga sakerna du bör gå till.

Vem är den rätta personen för uppgiften?

Efter att ha bestämt vilka objekt som ska delegeras är det logiska steget att bestämma vem som ska ta itu med uppgiften. När du är ledaren, vare sig det är en liten permanent grupp eller ett flexibelt projektgrupp, känna dina teammedlemmar De 5 bästa tips för projektledning för nybörjareOm du tar en projektledarroll för första gången är här bara fem tips om projektledning för att hjälpa dig komma igång. Läs mer är nyckeln.

Så när det är dags att delegera uppgifter måste du uppenbarligen känna igen varje persons färdigheter. Men samtidigt bör du veta hur bra de presterar och deras ansvarsprotokoll. Att tilldela en uppgift till någon du kan lita på med det är viktigt för att det lyckas.

Forbes erbjuder dessa två användbara råd om delegering:

Tillsammans med förtroende måste du också ge de människor du delegerar chansen att göra ett jobb på sitt sätt.

Delegera ansvar och myndighet, inte bara uppgiften.

Kom ihåg att när du har delegerat en uppgift ska den teammedlemen vara ansvarig för den. Det betyder inte att du ska gå bort, utan måste låta din teammedlem ta ledningen.

När ska du delegera uppgifter?

Så du vet vad du delegerar och till vem, men när överlämnar du dessa regeringar? Du hittar många variabler involverade när en uppgift ska delegeras. Du måste åtminstone ta hänsyn till förfallodatum, prioritering och ansträngning.

Till exempel uppgifter som är brådskande och faller in i en gruppmedlems skicklighet bör uppenbarligen delegeras från början. Men de som har låg prioritet eller som olika människor kan hantera kanske kan vänta.

Ett användbart sätt att fatta detta beslut är att använda en metod för prioritering av uppgifter. En sådan teknik, kallad Eisenhower Matrix, kan hjälpa dig att prioritera snabbt. Med den här metoden kan du lägga dina uppgifter i fyra kvadranter för Do First, Schemalägg, delegera och Don’t Do.

När du granskar skoporna för Do First och Schedule kan du enkelt flytta uppgifterna till avsnittet Delegat. Detta är också en användbar metod för att bestämma vilka uppgifter som kan falla in i kvadranten Don’t Do.

Var ska du hantera delegerade uppgifter?

Uppgiften har delegerats och nu är det dags för dig att gå vidare... nästan. Du måste fortfarande spåra och följa upp uppgiften tills den är klar.

Du använder troligen flera applikationer och verktyg i din position Bli en mer organiserad och produktiv ledare med felOavsett om du leder ett enda projekt på jobbet, eller du leder ett litet företag, kräver endera roll extrem organisation och planering. Detta är inte alltid möjligt med en traditionell schemaläggare eller planerare. Ange Wrike, en ... Läs mer . Om du har en pålitlig spårningsmekanism, se till att integrera de uppgifter du delegerar. Men om du behöver några förslag, här är fem fantastiska alternativ.

1. Syn låter dig tilldela uppgifter och behålla en kopia i din egen lista.
2. Google erbjuder funktioner Spara din tid med 10 underutnyttjade Google-funktionerGoogles verktyg och tjänster gör allt för oss. Men det finns många funktioner som används under. Spara några sekunder och få mer gjort med Google-verktygen du använder varje dag. Läs mer för delegering av e-postmeddelanden och kalenderuppgifter med Gmail och Google Kalender.
3. Trello använder Kanban-metoden för att hantera projekt med funktioner för att tilldela uppgifter till andra.
4. Podio ger en ren kommentarstruktur för delegerade uppgifter för att hålla alla uppdaterade.
5. Meistertask låter dig tilldela enkelt och ta emot meddelanden om ändringar i uppdragsstatus.

Tänk bara på att verktyget du använder inte bara ska ge möjlighet att tilldela uppgifter. Du bör använda en som erbjuder funktioner som aviseringar, uppföljningsmetoder och påminnelser.

Delegeringsutbildningsresurser

Om du tror att du eller din organisation skulle kunna dra nytta av ett utbildningsprogram för delegationer är här några resurser att utforska.

• Affärsutbildning fungerar
• Dale Carnegie Training
• American Management Association
• CRM-lärande

Hur väl delegerar du?

Förmågan att delegera till andra är en viktig färdighet för alla ledare 5 tips för tidshantering som kan göra dig till ledare i livet och arbetetOavsett om du inser det eller inte, är du ledare. Även om det betyder att vara ledare för ditt eget liv. Dessa tips hjälper dig att bli ännu bättre. Läs mer . Och som du har läst här gäller fördelarna inte bara dig, utan din organisation och ditt team också. Detta gör det till en win-win-win situation.

Känner du att du har solida delegationsförmågor? Eller kämpar du med delegationsuppgiften tillsammans? Dela gärna dina tankar om detta ämne i kommentarerna.

Bildpoäng: Duncan Andison / Shutterstock