7 Google Kalender-tips för bättre tidshantering på kontoret

Annons

Google Kalender är en viktig app för alla som behöver hantera sin tid. Det spelar ingen roll om du arbetar, studerar eller till och med försöker organisera ett parti- appen hjälper dig att hålla reda på.

Om du arbetar på ett kontor eller bara vill förbättra dina tidshanteringsfärdigheter 9 surefire sätt att följa genom dina tidshanteringsmålDu vill uppfylla dina mål för tidshantering men kan inte tyckas följa igenom. Dessa tips och verktyg hjälper dig att ta dem mer på allvar. Läs mer , det finns några funktioner i Google Kalender som du kommer att hitta praktiskt. Låt oss titta närmare.

1. Skicka ett svar utanför kontoret

Svar från kontoret är knappast en ny idé. De har varit en bas för e-posttjänster sedan tekniken har funnits; de är en av Gmail bästa funktioner 9 Fantastiska Gmail-funktioner som du förmodligen inte använderFlera coola e-postfunktioner i Gmail har funnits under lång tid utan att någon bry sig om att använda dem. Låt oss ändra det idag. Läs mer .

Funktionen är dock mindre vanlig i kalenderappar. Det betyder att tidshantering alltid har varit lite av en mardröm, särskilt om du försöker hitta gratis platser över flera människors dagböcker.

Google Kalender erbjuder nu en kontorsinställning. När du aktiverar det kommer alla möten som du får under perioden att avvisas automatiskt. Du kan anpassa meddelandet som andra kommer att se och även kontrollera vilka användare som får meddelandet.

Du kan ställa in ett kontorsmeddelande genom att välja motsvarande tagg när du gör en ny händelse.

Funktionen är för närvarande tillgänglig på G Suite. Även om Google inte har bekräftat nyheten officiellt antas det att funktionen kommer att lanseras till alla användare under de kommande månaderna.

2. Hantera dina arbetstider

En annan ny funktion som G Suite-användare kan njuta av är möjligheten att hantera din arbetstid.

Idén är en del av Googles senaste bredare drivkraft för att marknadsföra digital välbefinnande över sina plattformar. Företaget har också introducerat verktyg som hanterar din appanvändning på Android, påminn dig själv att ta en paus på Android och spendera mindre tid på att redigera på Google Photos.

Funktionen Arbetstider gör det möjligt för användare att anpassa sina arbetsdagar dag för dag. Det nuvarande tillvägagångssättet gör att du bara kan ställa in en start- och sluttid från måndag till fredag.

Google kan till och med lämna förslag om din arbetstid baserat på din tidigare aktivitet. Den smarta funktionen är användbar för frilansare som letar efter sätt att få sin tidsstyrning under kontroll.

Om någon bjuder in dig till ett affärsevenemang eller ett möte under din icke-arbetstid kommer Google Kalender att berätta för inbjudaren att du inte är tillgänglig.

Gå till om du vill ställa in din arbetstid på Google Kalender Inställningar> Allmänt> Arbetstider.

3. Distribuera tidsblockeringstekniken

Det är en enkel fälla att falla i. Du tittar på din Google-kalender och ser ett par möten med mycket ledig tid däremellan.

Men hur är det med att resa till och från ett mötesplats? Och hur är det med att svara på alla dessa e-postmeddelanden? Och kom ihåg att du fortfarande behöver äta.

Tidsblockering är en enkel teknik för både kontorsarbetare och människor som vill förbättra sin tidsstyrning. På det mest enkla avser det att tilldela varje minut på dagen till en viss aktivitet.

vi har tittade mer på Time Blocking-konceptet Tidsblockering - Det hemliga vapnet för bättre fokusLetar du efter ett mer effektivt sätt att organisera dina arbetsdagar? Försök tidsblockering. Denna taktik för tidshantering kan hjälpa dig att hålla reda på samtidigt som du håller distraktioner, förhalning och oproduktiv multitasking i avstånd. Läs mer någon annanstans på webbplatsen om du vill lära dig att hålla dig på rätt spår med dina uppgifter.

4. Berätta för alla att du kommer att vara sent för ett möte

Det spelar ingen roll hur bra dina tidskompetenser är; alla är sena för ett möte då och då. Det är omöjligt att redovisa för varje försenad tåg eller trafik.

Tack och lov, om du springer sent, behöver du inte oroa dig för att låta alla andra få veta individuellt. Google erbjuder två sätt att berätta för alla dina deltagare om din situation samtidigt.

1. Du kan antingen svara på alla via e-post med det ursprungliga inbjudningsformuläret.
2. Du kan skicka ett meddelande i Google Kalender genom att redigera händelsen i fråga.

För en mer detaljerad förklaring av båda metoderna, kolla in vår artikel om hur du använder Google Kalender för att berätta för alla att du kommer att vara sen för ett möte Använd Google Kalender för att berätta för alla att du kommer att vara sent för ett möteGoogle Kalender kan hjälpa dig att låta dina teammedlemmar veta om du kommer sen för ett möte. Läs mer .

5. Använd avtalsplatser

Om du har ett Google-konto för ett arbete eller ett skola kan du använda Utnämningsplatser funktion.

Det är en variation på idén om arbetstid. Istället för att göra hela arbetsdagen tillgänglig för människor att se, kan du ange perioder då människor kan ordna möten och möten med dig.

Det är användbart för chefer som vill vara värd för en öppen dörrpolicy några timmar i veckan, eller läkare, veterinärer och advokater som kan vara värd för sina operationer och kliniker i ett smalt fönster varje dag.

Naturligtvis hjälper funktionen dig också att hantera din tid. Du kommer inte att dras bort för ett möte utanför kortplatsen av misstag.

Du kan ställa in ett möte genom att välja motsvarande tagg när du gör en ny händelse.

6. Använd en mötesminuttmall

Juryn är fortfarande ute på hur användbara möten faktiskt är. Många människor prenumererar på idén att de drar på för långt. De hävdar att ingenting blir överens om och de förstör till och med de bäst fastställda tidsplanerna.

Andra tycker att de är en väsentlig del av projektledningen; utan dem skulle planerna snabbt gå ner i kaos.

Sanningen är någonstans i mitten. Men det som är helt tydligt är att du måste ha mötesanteckningar för att ha en chans att ha ett snabbt och produktivt möte. De kommer att lägga fram konturen över vad du planerar att prata om under en viss session och tjäna en historisk referens i framtida möten.

Det finns några Google Dokument mötesprotokollmallar De 12 bästa mötesminuterna för professionellaProtokollen från mötesformat fångar det väsentliga. Använd en av dessa mallar för mötesminuter för att snabbt tillämpa MOM-formatet. Läs mer . Du kan bifoga dem till din Google Kalender-händelse genom att klicka på pappersklippikonen i den utvidgade mötesvyn. Protokollen kommer då att finnas tillgängliga för alla deltagare.

7. Gå in på någon annan kalender

Möjligheten att komma åt, dela och - i vissa fall - redigera andra människors kalendrar är en viktig del av en kontorsarbetares liv.

Till exempel behöver kanske ett helt team redigera en enda kalender om ett pågående projekt, eller kanske behöver en sekreterare kunna hantera sin chefs dagbok.

Det är lätt att komma åt någon annans kalender, förutsatt att personen som äger kalendern har gjorde det delbart med andra människor Hur du delar Google Kalender med andraFör att dela Google Kalender kan du antingen göra kalendern offentlig så att alla kan se den, eller så kan du dela den med en specifik person eller personer. Läs mer .

För att lägga till en kalender behöver du antingen den andra personens e-postadress eller kalenderns unika URL. Kalendern kommer att visas på vänster sida under "Andra kalendrar.”

• För att lägga till den med e-post, leta upp listan med kalendrar i den vänstra panelen, skriv e-postadressen i Lägg till en väns kalender eller Lägg till en kollegas kalender och tryck sedan på Stiga på.
• Om du vill lägga till den med en ICAL-länk, gå till Mina kalendrar, Klicka på Lägg till + och välj Från URL från menyn.

Förbättra tidshantering med Google Kalender

Dessa sju tips och tricks bör hjälpa kontorsarbetare att förbättra sättet de använder Google Kalender dagligen, samtidigt som du ger dig ett sätt att få din tidsstyrning under kontroll.

Om du vill lära dig mer om hur Google Kalender är mer kraftfullt än vad som ser ut kan du läsa vår artikel om hur man använder Google Kalender som en personlig dagbok Hur man använder Google Kalender som en personlig dagbok från idagDu kan använda Google Kalender som en dagbok, dagbok eller en enkel tracker. Med dessa kalendertips och tricks kan det vara mer än en schemaläggning också. Läs mer och tagg din självförbättring till datum i kalendern.