Visualisera dina data och göra dina kalkylblad användarvänliga med en Excel-instrumentbräda

Annons

Har du någonsin känt att du skulle ha mer användning för Excel om du hade ett bättre sätt att presentera dina data? Excel kan vara ett mycket kraftfullt program i högra händer, men ibland är ett enkelt kalkylarkformat inte tillräckligt engagerande för att göra dina data tillgängliga för en läsare. En väg runt detta är att producera en instrumentpanel; en miljö som tar all den viktigaste informationen från ditt dokument och presenterar den i ett lätt att smälta format.

Vad kan jag använda en Excel-instrumentbräda för?

Huvudfunktionen för en Excel-instrumentbräda är att förvandla mycket information till en hanterbar skärm. Det du väljer att sätta på den skärmen är upp till dig, men den här guiden kommer att instruera dig hur du bäst samlar olika typer av Excel-innehåll i en enda miljö. Därifrån kan du välja att implementera det för att hålla ett öga på projektets framsteg på din verksamhetsplats, eller så kanske du gör det använd den hemma för att spåra din ekonomi 15 mallar för Excel-kalkylblad för att hantera dina finanser

Håll alltid reda på din ekonomiska hälsa. Dessa gratis Excel-kalkylbladmallar är de verktyg du behöver för att hantera dina pengar. Läs mer - Samma tekniker kan tillämpas på ett brett spektrum av användningar.

Komma igång

Det första du behöver till ditt förfogande är de uppgifter du vill presentera. Som ett exempel kommer just denna instrumentpanel att fungera som ett sätt för en student att se över hela sina uppgifter ett läsår - men återigen kan din Dashboard presentera all information du väljer - så det här är den första mängden data som jag ska behöver.

Som du kan se, Jag har använt en enkel funktion Excel-formler: Ställ dina Excel-frågor till experter Läs mer för att få fram kolumnen "Framsteg" som visar siffran som matats in i "Wordcount Progress" över "Total Wordcount". Detta gör att användaren snabbt kan ändra sina siffror när de fortsätter att göra framsteg, vilket sedan kommer att återspeglas i den sista instrumentpanelen. Vi måste också använda SUM-funktionen för att beräkna totalen för 'Wordcount Progress' och 'Total Wordcount' - för att göra det, ange följande formel i cell C15 utan citattecken "= SUM (C3, C4, C5, C7, C8, C9, C11, C12, C13)" och dra sedan ut från det nedre högra hörnet av cellen så att den fyller D15 med en liknande formel för 'Total Antal ord'.

Lägg till lite färg

Nu är det dags att göra denna information presentabel. Poängen med denna instrumentbräda är att ge dig direkt tillgång till en rad information på hög nivå, så en enkel 'trafikljus' -metod fungerar ganska bra. Först måste du högerklicka på toppen av kolumnfältet som innehåller 'Wordcount Progress' och välj 'Insert' för att lägga till en extra, tom kolumn.

Det är här vi kommer att placera trafikljusen. För att göra detta, konvertera siffran "Wordcount Progress" till en procentandel med en enkel formel. Ange “= (D3 / E3) * 100” utan citattecken i cell C3 dra ner det nedre högra hörnet av cellen Hur du sparar tid i Excel med hjälp av påfyllningshandtagetAtt behärska fyllningshandtaget är det första steget att bli en Excel-guide. Läs mer till cell C13 fyller resten av de procenttal vi behöver - celler C6 och C10 fungerar inte korrekt eftersom de är titelrader i tabellen, så ta bara bort formeln från de enskilda cellerna. Testa dina formler genom att ändra "Wordcount Progress" -värdena i D-kolumnen och se till att din C-kolumn ändras i enlighet därmed.

Nu kommer du använda villkorlig formatering 3 galna Excel-formler som gör fantastiska sakerExcel-formler har ett kraftfullt verktyg i villkorlig formatering. Den här artikeln täcker tre sätt att öka produktiviteten med MS Excel. Läs mer för att ändra dessa procentsatser till läsbara ikoner. Markera hela kolumn C och klicka sedan på "Villkorlig formatering" i avsnittet "Stilar" i "Hem" -bandet. Välj sedan 'Ikonuppsättningar' i rullgardinsmenyn och välj en av de tre-lagras uppsättningarna med färgade ikoner. Datafält och färgskalor kan också fungera, men det beror på vilken typ av information du vill visa. Här är de viktiga detaljerna om de enskilda uppsatserna är färdiga, pågår eller ännu inte har startats, så ett "trafikljus" -format fungerar bra.

Nu behöver vi bara göra några justeringar till regeln som formaterar dina ikoner. Med kolumn C markerad klickar du på "Villkorlig formatering" och sedan på "Hantera regler" i listrutan. Det bör bara finnas en regel där, så välj den och klicka på 'Redigera regel'. Ändra här värdet som tilldelats den gröna ikonen till 100 och den nedre gränsen för det gula ljuset till 1 - detta kommer att innebära att alla uppsats kommer att visa ett grönt ljus, varje uppsats pågår visar ett bärnstensljus och varje uppsats som inte har startats kommer att visa en röd ljus. Slutligen markerar du rutan "Visa endast ikon" så att procentandelen inte visas.

När du har gjort detta bör C-kolumnen visa lämpliga ikoner för varje värde i B-kolumnen. Det är värt att centrera kolumnen så att ikonerna ser lite snyggare ut och att ändra storlek på den för att passa ikonen bättre, men det kan göras i slutet, när vi samlar allt.

Termometermätare

Skapa därefter en version av ett termometertabell som gör att någon som tittar på denna instrumentbräda får en uppfattning om hur mycket av hela årets arbete har slutförts på en överblick. Det finns många sätt att skapa ett diagram som det här, men följande metod kommer låt den kontinuerligt uppdateras Hur man skapar självuppdaterande Microsoft Excel-diagram i tre enkla stegSjälvuppdaterande Excel-diagram är enorma tidsbesparingar. Använd dessa steg för att lägga till ny data och se dem automatiskt dyka upp i ett diagram. Läs mer enligt förändringar i värdena för "Wordcount Progress". Först måste du ställa in en datapool för diagrammet som i följande bild.

Siffrorna till höger representerar de procentuella steg som vår termometer kommer att gå upp i och matas helt enkelt in i kalkylbladet som heltal. Den vänstra kolumnen beräknar motsvarande ordsummor för de procentuella värdena - och som sådan bör den bild som visas kom in en gång i den översta cellen och kopierade sedan till de nio under den genom att dra det nedre högra hörnet av cellen nedåt, som innan.

Därefter anger du “= $ D $ 15” utan citattecken i cell I3 och drar från det nedre högra hörnet så att alla celler i denna kolumn ner till I13 också innehåller detta värde. Cellerna bör fylla i den nuvarande siffran "Wordcount Progress" som samlas från alla de enskilda värdena i D-kolumnen. Därefter kommer vi att använda villkorlig formatering igen för att förvandla dessa värden till ett termometertabell.

Markera cellerna I4 till I13 - ignorerar I3 för tillfället - välj sedan alternativet "Större än" från "Markera celleregler" i "Villkorlig formatering". Skriv "= G4" i dialogrutan "Större än" som du presenteras och välj sedan "Anpassat format" från listrutan till höger. På nästa skärm väljer du fliken "Fyll" och sedan en ljusröd färgruta - även om någon färg kommer att göra, verkligen Hur man väljer ett färgschema som en proffsFärgerna är knepiga. Det kan tyckas lätt att välja en handfull färger som ser bra ut tillsammans, men som alla designer som har tillbringat timmar på att finjustera nyanser kommer att säga: det är knepigt. Läs mer .

Nu borde de nedre få cellerna som du har valt vara röda - men det finns några steg innan vår termometer kommer att vara klar. Välj först cell I3 och upprepa vad du gjorde för cellerna under den här gången, välj "Markera celleregler" och sedan "Fler regler". Där ska du välja "större än eller lika med" från rullgardinsmenyn, ange "= G3" utan citattecken i fältet till höger och formatera cellen med en röd fyllning som du gjorde ovan. Detta säkerställer att det är möjligt att "fylla" din termometer.

Stoppa därefter själva värdena från att visas i dessa celler. Markera från I3 till I13, högerklicka och välj "Format celler" 5 Microsoft Word- och Excel-färdigheter du måste behöva för att lyckas på kontoret"Få den rapporten till mig, ASAP!" En kärnuppsättning av Microsoft Excel- och Word-tricks kan göra denna uppgift mindre stressande och hjälpa dig att skapa en snygg rapport på kort tid. Läs mer . Välj "Anpassad" i listan och ange "" utan citattecken i fältet "Typ". Tryck OK och dina värden borde ha försvunnit och bara lämnat det röda på termometern.

Vi kan emellertid göra mer än att bara låta cellerna bilda en färgad stapel. Välj verktyget "Former" från "Sätt in" -bandet, välj den fria formen "Freeform" från undergruppen "Linjer". Använd detta för att rita en termometer för att innehålla den röda stapeln.

Rita en liknande form som den ovan med verktyget, koppla den upp för att bilda en fullständig form snarare än att lämna ett gap som jag har. Lägg märke till att vi inte drar själva termometerfältet, utan allt annat - vår form kommer helt enkelt att blockera den röda färgen som vi inte vill se. Använd menyn 'Formformat' för att ändra påfyllningsfärgen till vit, och konturfärgen och vikten till något mer lämpligt.

Få alltid att falla på plats

När du väl har alla dessa element på plats är det en enkel sak att sammanställa dem alla till din instrumentbräda. Byt först namn på arket som du har arbetat med så långt som "Data" eller något liknande, växla sedan över till ett annat ark och byt namn på det "Dashboard". Nästa kommer vi att använda Kamerafunktionen, så om du inte redan har lagt till det till din Snabbåtkomstverktygsfältet Hur du anpassar MS Office 2010 verktygsfält för snabbåtkomstSnabbåtkomstverktygsfältet har varit en del av MS Office sedan 2003-versionen, men det har kommit i framkant sedan introduktionen av MS Office 2007 och mer framträdande med MS Office ... Läs mer , det är värt att göra nu så det är praktiskt.

För att göra detta, öppna Excel-alternativ och välj 'Anpassa'. Härifrån lägger du till kommandot Kameran från vänster kolumn i den högra kolumnen. Nu har du kameran lättillgänglig, så vi kan använda för att sätta ihop instrumentpanelen.

Kameran i sig är mycket enkel att använda; markera helt enkelt de celler som du vill visa någon annanstans, klicka sedan på kameraikonen och du kopierar dem nästa gång du klickar på en cell. Härifrån och ut kommer det 'fotografiet' av dessa celler att uppdateras när de ändras.

Använd kameraverktyget för att ta ögonblicksbilder av framstegsdiagrammen med trafikljus och din termometer och överföra dem till arket som du namnger 'Dashboard'. Nu handlar det bara om att ordna och formatera saker på ett sätt som är behagligt för dig, liksom att lägga till alla andra element du kanske vill ha. Jag lade till i en uppgiftslista helt enkelt genom att skapa den i 'Data' -bladet och använda kameran för att överföra den över.

Med hjälp av dessa tekniker kan du skapa en liknande instrumentbräda för att tillgodose nästan alla slags uppgifter. När du väl blir bekväm med grunderna för avancerade Excel-tekniker Hur man använder en Excel-pivottabell för dataanalysPivottabellen är ett av de enskilt kraftfullaste verktygen i Excel 2013-repertoaren. Det används ofta för stor dataanalys. Följ vår steg-för-steg-demonstration för att lära dig allt om det. Läs mer som villkorlig formatering och har ett grepp om verktyg som kameran, måste du bara tänka på vilken information du behöver inom räckhåll, och vad är det bästa sättet att presentera den informationen. Excel är mer än bara ett kontorsverktyg 10 Excel-mallar för att spåra din hälsa och fitness Läs mer - det finns mycket som det kan göra för dig hemma också.

Har du ett eget tips om hur du tar en Excel-instrumentbräda till nästa nivå? Eller letar du efter mer information om en viss del av processen? Ta kontakt genom att lämna en kommentar nedan.