Hur man skriver den perfekta professionella e-postadressen (säkerhetskopierad av data)

Annons

Att skriva effektiva mejl verkar tillräckligt enkelt. Men om du vill att dina e-postmeddelanden ska fungera ännu bättre, kom ihåg följande vetenskapliga stödda regler.

Tidigare har vi listat 12 skäl till att människor fortfarande ignorerar dina e-postmeddelanden 12 skäl till att människor fortfarande ignorerar dina e-postmeddelandenKämpar du ofta med att få människor att svara på dina e-postmeddelanden? Vi visar varför människor kan ignorera dina e-postmeddelanden och hur de kan få dem att märka och reagera på ditt meddelande. Läs mer . Vi har till och med gett dig steg-för-steg-instruktioner om få upptagna människor att svara på dina meddelanden 6 sätt att få upptagna människor att svara på dina e-postmeddelandenDet finns en helt annan uppsättning regler när det gäller e-post som kommer att uppmuntra eller avskräcka en person att trycka på "svar" -knappen och svara dig. Lär dig reglerna för framgång via e-post. Läs mer . Men nu är det dags att dela några ännu mer specifika, handlingsbara tips - med stöd av data.

Var och en av dessa tips förbättrar inte bara chansen att dina e-postmeddelanden läses, utan också att du får ett positivt svar från dessa e-postmeddelanden. Detta är viktigt eftersom e-post fortfarande är den viktigaste formen för kommunikation i näringslivet. Genom att veta hur du skapar effektiva e-postmeddelanden ger du dig själv en bestämd fördel gentemot dina kollegor.

1. Få på förnamnsvillkor

Det låter uppenbart, men om du verkligen vill att folk ska uppmärksamma när de får ett e-postmeddelande från dig, använd deras namn. Och använd den mer än en gång.

Forskning publicerad redan 2006 visade att flera regioner i hjärnan "visar större aktivering för ens eget namn", vilket ger bevis för att "att höra ens eget namn har unik aktivering av hjärnfunktionen".

Använd mottagarens namn i e-postämnet och e-postkroppen är därför ett psykologiskt trick som kan fånga uppmärksamhet. Att stänga med ”Hopp att höra från dig snart, Stan” är mycket effektivare än bara ”Hopp att höra från dig snart”.

2. Omfamna den Haloeffekt

Människor påverkas av människor de litar på. Om en chef råder dig att komma i kontakt med företagets direktör, namnge den chef i ditt inledande e-postmeddelande. Kalla e-postmeddelanden är hemska att ta emot. Att visa att du har stöd från någon som din mottagare litar på är därför oerhört viktigt.

Detta beror delvis på en teori som kallas Haloeffekt. Det här är en typ av bekräftelseförskjutning. I detta fall skulle förspänningen sannolikt förbättra regissörens allmänna intryck av du helt enkelt på grund av deras gynnsamma intryck av chefen som hänvisade dig.

Du behöver dock inte hålla fast vid att nämna överordnade. Med hjälp av experter, kunder, ömsesidiga vänner och folkmassas åsikter och idéer kan du också stärka din e-post, förutsatt att mottagaren värderar vyerna för de personer du refererar till.

3. Var arg eller lycklig. Men aldrig neutral

När Bumerang, en ledande Gmail-app, analyserade dess data, de hittade något otroligt intressant. ”En av de viktigaste faktorerna för att bestämma svarsfrekvensen är hur positiva (ord som bra) eller negativa (ord som dåliga) orden i meddelandet är”.

Båda måttligt positiva och negativa e-postmeddelanden fick 5–15% fler svar än neutrala e-postmeddelanden. Med det sagt, extremt fientliga e-postmeddelanden 10 tips via e-post för att hantera ilska, trolliga eller oförskämda e-postmeddelandenDet är oerhört frustrerande att kontrollera din e-postinkorg bara för att hitta ett helt hatligt meddelande. Varför i världen agerar människor så här? Med det sagt, bör du lära dig att försvara dig medan ... Läs mer fick knappt något svar. Alltför smickrande e-postmeddelanden gjorde inte heller mycket bättre. Med andra ord, komma över dina känslor, men överreagera inte.

4. Håll det kort (Men hur kort?)

Jag vet jag vet. Det kommer att finnas undantag från detta. En av mina favorit cerebrala webbplatser Läs mer intelligent innehåll 2016 med dessa 35 webbplatserVi bör alla läsa dessa 35 webbplatser oftare. Om du tröttnar på dumt innehåll gör sakerna något mer tankeväckande det kommande året med denna superlista. Läs mer , Hjärnplockningar skickar otroligt långa e-postmeddelanden som är en glädje att läsa. Men i det stora hela antyder data att du bör undvika långa e-postmeddelanden.

I själva verket, tillsammans med den informationen om vilka typer av ord du bör använda i dina meddelanden, fann Boomerang också den "idealiska" längden på ett e-postmeddelande. Baserat på deras analys av 40 miljoner e-postmeddelanden fann de att de som innehöll högst 50–175 ord hade mest chans att få ett svar (49–50%). Detta stöds också av resultaten från a 2010 MIT-studie.

Detta är visstips, men är inte alltid praktiskt. Men lektionen är att hålla dina e-postmeddelanden kortfattade. Ett sätt att göra detta är att prenumerera på Fem meningar filosofi, och skicka aldrig e-postmeddelanden över fem meningar i längd. Som investerare och författare Guy Kawasaki berättade för Entrepreneur.com, "Mindre än fem meningar är ofta plötsligt och oförskämt, mer än fem meningar slösar bort tid."

5. Använd ordet "Eftersom"

Om du har modet att be någon att göra något åt ​​dig, berätta åtminstone åt honom eller henne Varför. Vi har känt detta sedan 70-talet, då professor i psykologi vid Harvard University, Ellen Langer publicerade en studie att lyfta fram betydelsen av ordet "därför att".

Vi får alltför ofta e-postmeddelanden som bara kräver något ("Kan du skicka mig den rapporten före 14:00?") Utan att förklara varför. Men genom att införa ordet "därför att" i vår begäran ("Kan du skicka mig den rapporten före 14:00 för att den måste redigeras vid 17:00) ökar chansen för efterlevnad.

Enligt den studien kan detta bero på att "människor går på" automatiskt "beteende... som en form av en heuristisk eller genväg. Och att höra ordet "för" följt av en anledning (oavsett hur halt skälet är), får oss att följa. "

6. Erbjuder inte mer än 3 val

De Paradox of Choice är där vi har ett sådant överflöd av alternativ att vi blir förlamade. För att se till att dina e-postmeddelanden inte leder till en valfri paradox, försök att inte erbjuda mer än tre alternativ.

Det mänskliga sinnet älskar magin från tre. Det är därför vi ger tre medaljer vid OS. Vi analyserar saker i termer av optimistiska, realistiska och pessimistiska (eller höga, medelstora och låga). Och det är därför de ekonomiska marknaderna ofta mognar för att endast hysa tre stora konkurrenter.

När det gäller beslut, älskar vi också att lita på tre skäl eller tre val. Detta visades genom forskning med titeln När tre charm men fyra larm, utförd av två beteendevetenskaper. Tillämpad på e-post, om du arrangerar ett möte eller ett samtal, försök bara att ge tre tids- och datumalternativ. Alternativt kan du använda ett mötesplaneringsverktyg som Klotter, som vi har recenserad 5 Kalenderhanterings- och schemaläggningsverktyg för åretHåll koll på allt i ditt schema. Här är fem gratisverktyg som kan vara särskilt användbara för att hålla din kalender i ordning. Läs mer förr.

7. Skriv på tredje klass

Lägesklassnivån för dina e-postmeddelanden kan ha en massiv effekt på dina svar. Enligt Boomerang, e-postmeddelanden skrivna på högskoleläsningsnivå hade en svarsfrekvens på bara 39%. Den mest effektiva läsbetyget var tredje klass, vilket uppnådde en svarsgrad på 53%.

Läsnivån beräknas främst genom att titta på ”antal stavelser i dina ord och antalet ord i dina meningar. ” För att förbättra din svarsfrekvens sedan, behåll både dina meningar och dina ord kort. För att kontrollera läsgraden på dina egna e-postmeddelanden, kopiera och klistra in dem i verktyg som t.ex. Läsbarhet-Score, eller Hemingway Editor.

8. Korrekturläs din text

För längre e-postmeddelanden säger detta sig självt, men för kortare e-postmeddelanden förbises ofta korrekturläsning. Det här är en dålig idé.

I en 2001-studie, Larry Beason visade att skrivfel (inklusive stavning och grammatiska misstag, liksom logiska misstag) har flera negativa effekter på författarens uppfattning.

När en läsare märker ett misstag gör de automatiskt antaganden om författaren. I denna studie var de vanligaste antagandena att författaren var en felaktig tänkare, inte en detaljerad person, en dålig kommunikatör och / eller dåligt utbildad.

Dessa är några ganska skadliga attribut som du kan undvika att bli sett att ha, helt enkelt av korrekturläsning Grammarly Lite - En webbläsarförlängning för alla dina korrekturläsande behov [Chrome, Firefox, Safari]Hur korrekturläser du för närvarande det du skriver på din dator? Skriv det i Google? Klistra in det i Word? Eller använder du en korrekturläsande webbplats som du klistrar in din text på? Jag är definitivt ... Läs mer var och en av dina e-postmeddelanden.

9. Visa siffror som siffror

Om siffror som statistik, data, datum, tid etc. är viktiga i ditt meddelande, visa dessa som siffror i stället för att skriva in dem (12, istället för tolv).

Ögonspårande studier har visat att en läsares ögon generellt skannar över text, medan "siffror ofta stoppar det vandrande ögat". Detta beror på att "siffror representerar fakta". Siffror är hårda data som sinnet snabbt kan plocka ut. Läsarens sinne antar att siffrorna är en viktig del av meddelandet.

Tänk på detta när du skapar dina egna e-postmeddelanden. Om siffror är en viktig del av ditt meddelande, visa dessa som siffror så att din läsare kan filtrera det viktiga från det obetydliga.

Att göra e-post fungera för dig

I de flesta jobb är e-postmeddelanden en avgörande del för hur vi kommunicerar med våra kollegor. Oavsett om du skickar 10 eller 100 e-postmeddelanden per dag, vet du hur du skapar effektiva meddelanden är en färdighet du behöver lära dig.

Som du kan se ovanifrån är detta inte svårt. Små förändringar, som att göra dina e-postmeddelanden mer kortfattade, korrekturläsa eller ändra känslorna i ditt författande kan ha stor inverkan. Och med gratis verktyg för förbättring av e-post 5 verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelandenAlla försöker fortfarande att lösa e-postproblemet. Så låt oss också prata om den mest grundläggande vanan av alla - konsten att skriva bättre e-postmeddelanden. Med hjälp av några coola verktyg. Läs mer att hjälpa, det finns ingen ursäkt.

Dessa chanser kan inte bara göra det mer troligt att dina e-postmeddelanden kommer att märkas och svara på, utan kommer också att bidra till att skapa en förbättrad professionell bild av dig själv.

Vilka förändringar har du gjort i hur du skriver e-postmeddelanden som har förbättrat deras effektivitet? Vi skulle gärna höra!

Bildkrediter: Kram av Hernán Piñera (Flickr), Frågetecken av Marco Bellucci (Flickr), Exempel på korrekturläsning av volkspider (Flickr), E-post av Dennis Sklay (Flickr)