Hur man skapar kraftfulla grafer och diagram i Microsoft Excel

Annons

Kraften i en bra graf är obestridlig.

Att ta numeriska koncept och visa dem i en lätt att smälta, begriplig visuell representation kan vara skillnaden mellan någon som tar tag i din idé och någon som tar tag i telefonen. Att ringa säkerhet. Eftersom din stora tonhöjd sugde. Dina potentiella investerare engagerade sig inte i det du pratade om, och jag ska säga dig vad - du borde ha använt en graf.

Grafer och diagram behöver inte heller vara alla klockor och visselpipor. Kommer du ihåg graferna du gjorde i Excel när du var nio? Exakt. Lime-green Comic Sans är inte vägen att gå. Men vi kan ställa dig rätt, just här, just nu.

Jag använder fritt tillgängliga data från Storbritannien. Naturligtvis, om du har dina egna data, känn dig gärna använda den.

Den snabba grafen använder dispositionen

En av de största brott mot något diagram eller diagram är dess felaktiga användning. Här är en lycklig snabb beskrivning av vad du ska använda, och när:

• Använda en linjediagram att visa och betona trender i data över tid
instagram viewer
• Använda en stapeldiagram eller tårtdiagram att jämföra kategorier, även om de senare vanligtvis jämför delar av en helhet
• Använd en områdesdiagram för att markera förändringen av värden över tid
• Använda en spriddiagram att plotta flera datapunkter

Dessa täcker de kärndiagram som du kan stöta på, och lika de diagram som du mest troligt kommer att använda. Det finns andra diagramtyper - bubbla, sparkline, kula och mer - men vi kommer att fokusera på formatering Hur du gör dina grafer och tabeller mer professionellaTrött på dina datatabeller och grafer som ser ut som om de gjordes av en gymnasieskola? Så här får du dem att se mer professionella ut. Läs mer dessa.

Formatera en linjediagram

Denna tabell visar oss Befolkningsförändringar i Storbritannien från 1951-2011, och ett prekursivt utseende visar oss att ja, befolkningen har verkligen vuxit Sätter databas över de döda ditt liv och hälsa i sammanhang?Tänker du på ditt liv djupt? Ett nytt interaktivt hjälper dig att undersöka detta i vissa sammanhang med "Dödsdatabasen". Utforska intressanta fakta som finns i officiella amerikanska dödsregister. Läs mer under de senaste 60 åren. Men vi har några variabler att titta på, och det är det lättare att visualisera Visualisera data och information direkt med Google Fusion-tabellerOavsett om du sätter ihop en rapport för arbetet eller om du bara vill representera information på din blogg på ett grafiskt sätt kan Google Fusion Tables hjälpa till. Google Fusion är faktiskt en funktion inbäddad i ... Läs mer massan av siffror med hjälp av en graf. En av de bästa graferna för att visa trender under tidens gång är linjediagram, tillåter oss att visa en rad datapunkter Hur man skapar en graf från rådatafiler i alla Office-produkterSkulle det inte vara trevligt att ha möjlighet att bara öppna ett Excel-kalkylblad eller ett Word-dokument, och utan att behöva göra något alls läses data direkt ur en text ... Läs mer och specifika kategorier.

Jag har markerat de två första kolumnerna.

Gå nu till Föra in och välj Sätt in linjediagram - det är den lilla lådan med plottade linjer. Du bör nu ha ett trevligt nytt vanligt diagram. Härifrån har du två alternativ: använd de inbyggda Excel-stilarna, av varierande kvalitet, eller anpassa diagrammet själv.

Diagramstilar

Diagramstilar kan nås till höger om kartområdet, som illustreras nedan. Du kan välja mellan ett antal stilar och färger. Vår graf innehåller för närvarande bara en uppsättning data, så färgvalet har liten effekt, men som fler läggs till, färger hjälper din potentiella publik att urskilja mellan olika uppsättningar av information.

Axis Formatting

Lägg märke till det lediga utrymmet under vår linje? Det är utrymme som vi skulle kunna utnyttja bättre. Klicka på vertikal axel. Det kommer att öppna Formera axel fönster. Här kan vi ändra gräns, enheter, fästingar, etiketter, och mer. Vi kan se gränserna för vårt dataområde från cirka 50 000 till drygt 62 000, vilket innebär att vi kan höja minimigränsen från 0,0 till 50000.

Se den omedelbara effekten detta har på grafen? Den stigande befolkningen uttalas nu, medan den innan det kan betraktas som ett mildt ökande.

Vi bör också ge vår axel en titel. tryck på plus symbol till höger om diagrammet Axeltitlar, följd av Primär horisontell och Primär vertikal. Du kan nu redigera varje titel så att den matchar ditt diagram. Jag har använt Befolkning för min vertikala, och Period för min horisontella. Jag kommer också att öka teckensnittet med en punkt och göra titlarna djärva så att publiken faktiskt kan läsa dem.

Lägga till en sekundär axel

Nu vill vi lägga till ytterligare dataserier i vårt diagram, men helt enkelt utvidga datavalningsområdet kommer inte att göra jobbet. Varför? Värdena i den första kolumnen är i tiotusentals. Värdena i följande kolumner finns dock bara i hundratals och vid punkter ner till enstaka siffror. Vårt nuvarande vertikala axelområde kan inte rymma de lägre värdena - så vi lägger till en sekundäraxel.

Till att börja med utvidgar jag datavalsområdet för att omfatta Levande födelser och dödsfall. Högerklicka sedan på kartområdet och välj Ändra diagramtyp. Välj Combo från vänster kolumn. Allt borde bli klart nu! Jag kan nu välja diagramtyp och axel för varje dataserie. Jag kommer att använda linjediagram, och lägg till de två sista dataserierna till sekundäraxel, enligt bilden nedan:

Och själva diagrammet:

Nu när vi har planerat vår nya dataserie behöver vi en legend. I vissa fall är en legend inte nödvändig, men när du har korsande linjer med två axlar är det värt att ge din publik en chans att förstå dina data. Slå på legenden genom att trycka på plus symbol till höger om diagrammet legend. Om du trycker på den lilla pilen kan du välja legendplatsen. I detta fall bör legenden placeras vid botten av diagrammet.

För att ändra legendstitlarna, högerklicka på kartområdet och klicka på Välj data. I den vänstra kolumnen i det nya fönstret ska du upptäcka din namngivna dataserie. Välj den första och tryck på Redigera. Du kan nu ange önskat namn för dataserien.

När du är redo trycker du på OK, och din legend bör uppdateras automatiskt Hur man skapar självuppdaterande Microsoft Excel-diagram i tre enkla stegSjälvuppdaterande Excel-diagram är enorma tidsbesparingar. Använd dessa steg för att lägga till ny data och se dem automatiskt dyka upp i ett diagram. Läs mer .

Gå nu vidare och lägg till en titel till den andra axeln med samma metod som vi utforskade tidigare. Återigen skulle jag göra teckensnittet en punkt större och göra titeln fet.

Våra nyinförda dataserier ser lite platt ut. I rådata kan vi se ett par stora variationer i både födslar och dödsfall, så låt oss se till att diagrammet återspeglar det. Som vi gjorde med den första dataserien kommer vi att justera alternativen för sekundäraxel. Klicka på sekundäraxeln. Jag kommer att justera lägsta gränser till 400 och mindreenhet till 100.

Marginaler och titlar

Därefter har vi några stora marginaler i vardera änden av vårt diagram, och det kommer inte att göra. Dubbelklicka på den horisontella axeln - Period - och ändra Axelposition från Mellan fästingar till På fästingar. Våra linjer kommer nu att fylla hela kartområdet snarare än att förneka tiden.

Slutligen väljer du en smidig, beskrivande titel och var inte rädd för att använda en underrubrik för att förmedla exakt vad ditt diagram visar. Jag har gått för UK Population Change 1951-2011; Storbritanniens befolkningsförändring i tusentals. Okej, så kanske är det inte den där lurvigt, men min publik vet exakt vad de tittar på och vilka värden siffrorna uttrycker.

Formatera ett stapeldiagram

Det var ett linjediagram, bra för att betona trender över tid. Nu ska vi titta på stapeldiagram. Den här gången, med samma tabell, kommer vi att titta på Levande födslar, dödsfall, naturlig förändring, och den Övergripande förändring.

Börja med att välja var och en av de nämnda kolumnerna och gå till Föra in> Clustered Bar.

Upp och ner?

Du kommer omedelbart att märka att ditt diagram är upp och ned. Det vill säga, Excel har vänt organisationen av dina diagramkategorier. Mitt diagram börjar med 2010-2011och slutar med 1951-1961. Det kommer inte att göra, eftersom de flesta människor logiskt läser diagrammet från topp till botten. Dubbelklicka på den vertikala axeln (eller Tryck Ctrl + 1 när axeln är vald) för att få upp Axis Options. Hitta och välj Kategorier i omvänd ordning.

Du ser nu att din horisontella axel har hoppat till toppen av ditt diagram. I samma axelalternativpanel väljer du Maximal kategori.

Axel- och kartområdesformatering

Dubbelklicka på den horisontella axeln för att öppna Axis Options. Våra data innehåller inte ett värde högre än 1000, så minska Maximal bunden till 1000. Du har nu två alternativ: behålla Major Unit som 200, vilket är ganska lämpligt för vårt diagram, eller reducera detta till 100, vilket också fungerar. Jag kommer med 100 eftersom vi har ett antal dataserier med liknande värden mellan de två potentiella enheterna. Detta kommer att göra det lättare att urskilja mellan liknande värden.

Våra barer är också ganska tunna. Få dem att sticker ut genom att klicka på en av dataserierna och i Seriealternativ sidofältet minskar Gapbredd till 125%, vilket lägger viss visuell vikt till våra data.

Titel och legend

Eftersom vår tabell innehåller mer än en form av data, har Excel vänligen levererat en legend som beskriver varje dataserie. Öka teckenstorleken på förklaringen med en punkt.

Ge ditt stapeldiagram en smidig, beskrivande titel. Om ditt diagram är en del av en serie, se till att titeln återspeglar resten av dina data. I det här fallet kommer jag att använda samma titel som vårt linjediagram - UK Population Change 1951-2011 - men vi ger det en kontextuell undertext: Årliga genomsnitt: levande födslar, dödsfall och övergripande förändring.

Diagramstilar

Vårt diagram är nu formaterat, och om du skulle visa det för en publik skulle de förstå uppgifterna. Men vi tittade inte på Excel's inbyggda stilar. Vissa är lite värdelösa, deras färger och allmän formatering antites av användbart, medan andra är förvånansvärt praktiska.

Vi kan också välja mellan en rad färgscheman.

Till höger om diagrammet finns en paintbrush ikonen, placerad under plus symbol. Beroende på din publik, gå igenom de förinställda stilarna och fundera på om detta skulle göra den inverkan du behöver, och om stilen gör att dina data kan prata. Tänk också på de förinställda färgerna. Jag har ändrat mitt diagram från standarden blå, gul, orange, grå affärera till en färguppsättning som illustrerar skillnaderna mellan levande födslar, dödsfall och den naturliga förändringen.

TL; DR

Om du bara vill ha saftiga detaljer om hur du rensar upp ditt diagram och engagera din publik Skapa professionella diagram och diagram med dessa 6 gratis verktygDiagram och diagram är inte enbart domänen för kontorsarbetare och människor i näringslivet. Dessa sex gratis onlineverktyg ger dig kraften i omedelbar visualisering. Läs mer , här är några av de viktigaste punkterna:

• Plocka rätt graf. Använd rätt verktyg för jobbet.
• Sortera din data; lämna inte det för Excel att bestämma var dina data ska visas.
• Justera din axel. Håll dina nummerformat och kategorititlar rena.
• Kontrollera dina marginaler. Dessa linjediagram kommer börja mitt i ingenstans.
• Avlägsna onödig styling. Låt informationen prata.
• Plocka dina färger. Gör dig diagram lätt att förstå.
• Formatera din legende. Om du inte behöver det, bli av med det.
• Välja din titel. Håll det snappy. Berätta för din publik exakt vad de tittar på.

Även om det inte är allt-och slut-på-diagramdesign, kan du köra igenom den här snabba checklistan hjälpa dig att sprida upp dina data och göra ditt diagram lättare för alla att läsa Hur du visualiserar din dataanalys med Excel's Power ToolsExcel dödar det med sina avancerade datahanteringsfunktioner. När du har använt ett av de nya verktygen vill du ha dem alla. Bli mästare i din dataanalys med elverktyg! Läs mer .

Diagramförsök

Vi har visat dig ett bra utbud av Excel-diagram och vi har gett dig några tips om när du ska distribuera dem. Om du fortfarande är osäker på grafens kraft, överväga det senaste experimentet där individerna presenterades med tydlig faktainformation som strider mot deras världsbild, men uppgifterna visades i ett mer övertygande format. Forskarna testade tre strategier:

• Presentera ett stycke text som sammanfattade de faktiska bevisen
• Presentera bevisen i ett diagram
• Att bygga upp subjektens självkänsla så att de känner sig mindre hotade.

Den mest effektiva metoden för dataöverföring? Enkla, rena diagram som visar information på ett språk som var lätt att förstå.

Så nästa gång du tar tag i ett bättre sätt att nå din publik ska du överväga en graf. Vi har tittat på hur man gör lådor och whisker tomter om du behöver lite inspiration.

Och om du vill hålla fast vid ett diagram, men använda Google istället, här är hur man skapar diagram i Google Slides Hur man skapar ett fantastiskt diagram i Google SlidesGoogle Slides är en fantastisk gratis presentationsprogramvara. En av de saker du kan skapa med Google Slides är en graf eller ett diagram. Läs mer .