Tidsblockering - Det hemliga vapnet för bättre fokus

Annons

Letar du efter ett mer effektivt sätt att organisera dina arbetsdagar? Prova Tidsblockering.

För några månader tillbaka kom jag över Cal Newports lysande inlägg om Time Blocking - en produktivitet "hack" som hjälper dig att få ut det mesta av din arbetsdag genom att tilldela mycket specifika uppgifter till mycket specifika tidsblock. Detta är löst baserat på Parkinsons lag, vars idé är den arbetet utvidgas helt enkelt för att fylla den tillgängliga tiden för dess slutförande.

För vissa kan tanken på schemaläggning av uppgifter på ett så styvt sätt motverka intuitivt. Men om du har en orderstock av uppgifter att komma igenom eller en tidsfrist att följa, kan tidsblockering hjälpa dig att hålla reda på samtidigt som du håller distraktioner, förhalning och oproduktiv multitasking i fjärran.

Newport tillbringar vanligtvis cirka 15-20 minuter i slutet av varje dag på att planera sina "tidsblock" för följande dag, med det övergripande målet att ”se till att framsteg görs på rätt saker i rätt takt för det aktuella deadlines”. Hans teori är att ”en 40 timmars tidsblockerad arbetsvecka, enligt min uppskattning, ger samma mängd produktion som en 60-timmars arbetsvecka som bedrivs utan struktur”.

För ett potentiellt löfte om en 50% produktivitetsökning (särskilt relaterat till djupt, tufft arbete), det är svårt att motstå frestelsen att ge denna hack en provkörning.

Ge lite tid till planering

Om du frestas att pröva det här är det första du behöver göra att spendera en kort tid på att fastställa vad du behöver slutföra innan veckan är över. Bestäm vad som gör för en vecka väl tillbringad.

Skriv ut 3-5 av de viktigaste uppgifterna du behöver utföra (dessa beslutsfattande appar Obeslutsam? Gör rätt val med dessa apparHar du hört talas om den valda paradoxen? Om du är som jag och lider av analysförlamning kommer dessa appar att förändra ditt liv. Läs mer kan hjälpa) och alla andra nödvändig (men inte alltid viktiga) uppgifter som du bara måste göra. Sedan, om du arbetar en typisk 8-timmars arbetsdag, dela dessa 8 timmar i bitar i olika storlekar, med varje bit tillägnad en specifik uppgift (eller uppsättning uppgifter) - viktigt och nödvändigt - att du måste arbeta med. Google Kalender är ett perfekt verktyg för detta, men ett papper kan fungera lika bra.

Du kan se ett grundläggande exempel (för bara en dag) som jag använde för några dagar sedan nedan, men du kan naturligtvis göra detta så detaljerat som möjligt. Försök att dela uppgifterna under veckan på ett sätt som hjälper till att uppnå Allt av dina mål utan att pressa dig själv för hårt.

Innan du dock dyker direkt in finns det några saker att ta hänsyn till.

Var ärlig med dig själv

Försök inte pressa för mycket på en dag. Det är alltför lätt att underskatta hur lång tid en uppgift kommer att ta - framförallt om du är under antagandet kommer du att vara 50% effektivare än vanligt. Om du är någon som aldrig är det spårade sin tid 4 utmärkta kostnadsfria tidspårningsverktyg [Android]Oavsett vem du är, är tiden en oerhört viktig vara. Vi har alla tilldelat samma tid - 86 400 sekunder varje dag - och det är upp till oss hur vi tillbringar den tiden ... Läs mer före detta kommer ta en liten stund att lära sig.

Du måste räkna ut den genomsnittliga produktiva tiden du spenderar i din inkorg. Du måste veta exakt hur länge du faktiskt kan fokusera på djup, svår arbete. Om du tappar fyra timmar för djupt arbete, men bara verkligen kan koncentrera dig djupt i två timmar (till exempel), är det två timmar som slösas bort, vilket kunde ha spenderats på mindre krävande uppgifter.

När du lär dig mer om hur du arbetar och hur lång tid varje uppgift verkligen tar, kommer dina tidsblockuppskattningar att bli mer och mer exakta och därmed hjälpa dig att bli mer produktiv.

Du kan tidsblockera Reaktivt arbete För

Om mycket av ditt arbete är reaktivt, kanske du tror att den här metoden inte fungerar för dig. Men lyckligtvis du kan tilldela också reaktivt arbete för att undvika det 8 timmars spelet Ping-Pong när du är på jobbet.

Till exempel…

Om en stor del av ditt arbete tillbringas i din inkorg, planera 30 minuter varannan timme i din inkorg (En stor sak? Lägg till lite information i din signatur så att folk vet att du bara kontrollerar e-post några gånger per dag för att hålla produktiviteten uppe).

Om du måste ringa samtal hela dagen, istället för att svara på telefonen varje gång den ringer, vänd dig svarsmaskinen på och schemalägg ett par perioder under dagen där du svarar på din meddelanden. Detta gör att dina andra tidsblock blir mycket mindre avbrutna, så att du får ditt bästa arbete.

Ta bort distraktioner

Att blockera tid är i teorin väl och bra i teorin, men om du inte håller dig till principerna i praktiken, du kommer säkert att misslyckas. Om du väljer ett par timmars djuparbete med en Facebook-flik öppen är din telefon redo och villig att göra det acceptera samtal, och dina kollegor känner att de kan störa dig när som helst, du ställer dig in för fel.

Se till att folk vet att de inte bör störa dig (bära hörlurar kan minska avbrott dramatiskt). Stäng av telefonen. Logga ut från sociala medier. Stäng alla onödiga flikar och koncentrera dig på den aktuella uppgiften under den tidsperiod som tilldelats den. Du blir ofta förvånad över hur mycket du gör.

Var inte för specifik

Detta är löst relaterat till vår mänskliga oförmåga att förutsäga hur lång tid saker verkligen kommer att ta. Eller även om vi har motivation att slutföra en uppgift. Om vi ​​är för specifika med vår tidsblockering (dvs. "30 minuter att boka en plats för festen"), har vi redan misslyckats när vi inte hittar en plats inom 30 minuter. Håll istället dina tidsblock relativt vaga, men arbeta fortfarande mot ett mycket specifikt mål.

Till exempel fungerar "30 minuter att organisera festen" bra. I stället för att boka en plats kan det 30 minuter långa blocket leda till en kortlista med arenor - så åtminstone har du gjort framsteg!

Dessa snabba vinster är det som håller dig motiverad att hålla jämna steg med den här typen av produktivitetssystem.

Tidsblockering betyder inte brist på val

Vissa människor avsky har inga val under hela dagen, och är rädda för att tidsblockering leder till en fullständig brist på val. Detta är dock inte fallet. Ta mitt personliga Google Kalender-exempel ovan.

”Att skriva artiklar” är medvetet vagt. Jag har ett urval av artiklar jag kan arbeta med när som helst, så under denna tidsperiod kan jag välja den artikeln som lockar mig mest vid den tiden. Poängen är att se till att jag faktiskt lägger en viss tid på att skriva varje dag, oavsett vad jag faktiskt skriver.

Förvara detaljerade anteckningar

När din dag regelbundet innebär att du byter från en uppgift till en annan, kan det ofta ta för mycket tid att komma tillbaka till nästa uppgift. När jag slutar mina telefonsamtal klockan 12:30 och går in i mitt djupa arbete, måste jag veta att jag lätt kan komma in i rätt sinnesram för att slösa så lite tid som möjligt.

För att göra detta håller jag detaljerad antecknar antingen på papper eller på min Google Kalender om var jag är, där jag fick förra gången jag arbetade med detta projekt, problem jag stod inför, genombrott jag gjorde och vad nästa steg är att hålla framstegen framåt. Spendera de sista minuterna av varje tidsblock på att skriva dessa anteckningar så att du kan komma in nästa tidsblock med ett klart sinne.

Utför regelbundna recensioner

I slutet av varje vecka, månad eller kvartal (beroende på vad som är bäst för dig), gör en granskning av de olika projekten du har varit arbeta med för att se om din tidsblockeringsmetod fungerar för dig och att veta vilka projekt du behöver för att tilldela mer tid blockerar till. Detta är det enda riktiga sättet du vet hur du effektivt tilldelar din tid. Ställ dig själv under följande granskningar för varje projekt:

1. Vad gjorde jag sedan den senaste recensionen?
2. Vilka uppgifter måste slutföras innan nästa granskning?
3. I vilket skede är jag med vart och ett av mina projekt?

Med den här översikten kommer du att ha en mycket bättre position att fatta beslut för framtiden. Använd teknik... som dessa tidspårningsappar på Android 4 utmärkta kostnadsfria tidspårningsverktyg [Android]Oavsett vem du är, är tiden en oerhört viktig vara. Vi har alla tilldelat samma tid - 86 400 sekunder varje dag - och det är upp till oss hur vi tillbringar den tiden ... Läs mer .

Förstå din kroppsklocka

Läs igenom denna artikel om Cirkadianska och ultradianska rytmer, och lära dig hur du säger vilka timmar varje dag är dina mest produktiva och schemalägga dina tidsblock därefter. Många författare tycker att de är mest kreativa under de tidiga timmarna. Om du vet att du kan fokusera bättre under den tidiga eftermiddagen, ordna dina tidsblock för att få ut det mesta av denna tid och dina toppprioriteringar för veckan.

Bli inte för professionell

Allt arbete och inget spel gör Jack till en tråkig pojke. Se till att du planerar tid för spel till dina dagar. Lägg undan tid att spendera med din nära och kära. Tid att spendera på egen hand. Dags att träna. Dags att gå till julshopping. Dags att göra ingenting. Annars, dessa kan alla falla vid vägen och du hittar att du är uppdaterad när det gäller arbete, men helt bakom i ditt personliga liv.

Använd påminnelser som fungerar

Oavsett om det är en kalender-popup, e-post påminnelse Lägg till schemaläggning, spårning och påminnelser till Gmail med detta fantastiska tilläggLåt oss inse det, Gmail är ganska mycket perfekt. Det är inte en slump att det nu är en av de mest populära e-postleverantörerna, åtminstone för dem som föredrar ett webbgränssnitt. Det finns dock flera ... Läs mer , en timer på din telefon eller en old-school stop watch, måste du se till att du ställer in påminnelser om att du är säker på att du kommer att följa. Om du är villig att arbeta ytterligare 10 minuter för varje uppgift kommer du snart att falla efter på andra projekt. Är det verkligen värt det? Se till att du vet när ditt tidsblock är slut, så kom in i rätt sinnesram för att gå till nästa block.

I grund och botten är tidsblockering en enkel övning i att uppdela din dag i olika bitar av tid som, om vi fastnar i, hjälper oss att uppnå allt vi behöver för att därigenom minska stress Fyra sätt att ta stress från produktivitetenMed några väl riktade förändringar kan du öka din produktivitet med stora språng. Använd dessa enkla metoder på ditt liv och resultatet är vad du kan förvänta dig - bättre arbete med mindre ansträngning. Läs mer . Visst, det finns vissa problem med motivation, förmågan att förutsäga hur lång tid det kommer att ta och oförutsedda störningar. Men med den här metoden kan vi hjälpa oss att minska förhalning och avfall, göra effektivare arbetsdagar och också ge oss tillbaka personlig tid.

För att se tidsblockering i aktion, titta på den här videon:

Har du någonsin använt den här produktiviteten "hack"? Hur har det fungerat för dig? Vilka är de verktyg du använder för att ge tiden på grund av det?