Hur man blir superproduktiv genom att lägga ut dina dagliga uppgifter

Annons

Vi vet alla att en person som verkar glida genom livet får mer gjort på en dag än de flesta av oss kan möjligen klara på en vecka. Men genom att lära Vad du kan lägga ut, plus några "bästa praxis" -tips för att delegera dina dagliga sysslor, du kan också bli superproduktiv.

Den här artikeln kommer att förklara hur du väljer uppgifter att lägga ut på nätet, visa dig några exempel och ge dig några tips om hur du blir en effektiv och skicklig outsourcer online.

Vad är outsourcing?

Kort sagt delegation. Sedan lanseringen (och efterföljande framgång) av böcker och bloggar som 4-timmars arbetsvecka, ett stort antal teknisk kunniga människor har vänt sig till webbplatser som Elance, oDesk, TaskRabbit och många andra sätt att delegera uppgifter De 5 bästa webbplatserna för att hitta en virtuell assistentEn virtuell assistent är en riktig person som stöder dig eller ditt företag på distans från deras hemmakontor. De kan praktiskt taget vara var som helst och tjänsterna de tillhandahåller sträcker sig från professionell administrativ, teknisk, personlig eller ... Läs mer

, sysslor och jämnt hel jobb till frilansare över hela världen.

Genom att låta någon annan ta över uppgifter som du inte kan (eller helt enkelt inte vill) göra själv, har du plötsligt tillgång till mer (potentiellt mycket mer) än 24 timmar om dagen.

Hur vet jag vad jag ska lägga ut?

Många har övervägt outsourcing, men drog tillbaka i sista minuten på grund av att de inte trodde att det är genomförbart att någon annan tar kontroll över vissa aspekter av livet, oavsett hur liten eller stor den delen är kanske.

Detta är ett hinder jag var tvungen att övervinna mig själv för fyra år sedan, när jag outsourcade för första gången, och lärt sig att det finns fem frågor att ställa i varje uppgift för att avgöra om det ska vara eller inte utlagd.

1. Fruktan: Fyller tanken på att starta denna uppgift mig med fruktan?
2. Brist på kunskap: Finns det någon annan som kunde utföra den här uppgiften bättre än jag kunde?
3. Upprepning: Gör jag den här uppgiften om och om igen, utan att den lägger till verkligt värde till det jag siktar på?
4. Uppskjutande: Uppskattar jag snarare än att börja den här uppgiften?
5. Tid: Kan min tid användas bättre på att göra något annat?

Om jag svarar ja på någon av ovanstående frågor kommer jag vanligtvis att välja att lägga ut uppgiften. Den enda gången jag vana outsourcera uppgiften i dessa situationer är om outsourcing kommer att vara svårare eller tidskrävande än att faktiskt slutföra uppgiften själv.

Vilka slags dagliga uppgifter kan jag realistiskt lägga ut?

När jag började outsourcing, började jag små, anställa frilansare för datainmatning uppgifter och grundläggande forskning, men när jag lärde mig mer och mer om hur man outsourcerade effektivt fick jag snart reda på att de typer av uppgifter jag kunde delegera endast var begränsade av mina fantasi.

E-post

Du har förmodligen bara skakat av tanken på att överlämna ansvaret för din inkorg till en kille som du just har anlitat från Internet som arbetar halvvägs över hela världen. Lita på mig, jag förstår. Din inkorg är din fristad, eller hur? Så börja med det lilla, helt enkelt vidarebefordra det udda e-postmeddelandet till din frilansare så att de kan hantera den singeln begär (till exempel att ange en tid i din dagbok), så kan du gradvis bygga upp så mycket som behövs förtroende.

När förtroendet för din frilansare ökar kan du överlämna andra e-postansvar och så småningom tillåta dem för att filtrera genom hela inkorgen så att du bara behöver svara på det mest pressande och produktiva meddelanden.

Bokningar och bokningar

Att ha en frilansassistent som kan göra och hantera dina möten och bokningar för dig sparar inte bara tid och ansträngning. Det gör också dina upplevelser bättre.

Förra året bokade min frilansassistent ett hotell för min flickvän och jag att stanna kvar. Kvällen före vistelsen ringde han till receptionen och såg till att allt var OK för bokningen (han nämnde också att det var min flickväns födelsedag). När vi anlände nästa dag antar jag att hotellpersonalen måste ha tänkt att jag var lite hot-shot (med min egen assistent, och alla), och vi kom till ett uppgraderat rum, med en flaska vin och ett handskrivet kort kvar av säng.

Om min assistent inte hade ringt i förväg, skulle detta troligen aldrig ha hänt. Du kan få din assistent schemalägga samtal, boka läkare, boka flyg, köpa biljetter till spelningar - vad du än behöver!

E-handel

Jag hörde en gång Ramit Sethi tala om hur han har förenklat sin online shopping. Tidigare skulle han finna sig prata med en vän som rekommenderade en bok, film eller album. Han skulle, precis som de flesta av oss, notera namnet på rekommendationen, fortsätta konversationen och aldrig faktiskt komma över till köpet. Så nu när han får en rekommendation skickar han en supersnabb e-post till sin assistent:

Köp bok: The Great Gatsby

Från tidigare instruktioner vet hans assistent exakt vad han ska göra, dvs hur han väljer vilken utgåva han ska köpa, hur mycket han får spendera, var boken ska levereras. Detta är en outsourcing-metod som jag nyligen har använt, och jag önskar bara att jag skulle ha gjort det förr. Och det kan utvidgas till andra former av shopping, till exempel mat eller kläder (så länge du har lärt din assistent vad du gillar).

Internet-surfning

Hur många gånger har du hittat dig själv mållöst surfa på webben i hopp om att något kommer att väcka ditt intresse? Hur många timmar per vecka slösar du på att öppna fliken efter fliken när du sitter i tåget, eller medan du tittar på TV, bara för att stänga dem igen utan att läsa ett enda ord på sidan?

Genom att lära din assistent om dina intressen, vilken typ av saker du vill läsa om eller hållas uppdaterad om kan du gå förbi det meningslösa surfningsstadiet, och i stället vet att du alltid kommer att ha en stadig ström av innehåll som verkligen kommer att vara intressant för du.

För mig hittar min assistent innehåll jag tycker om (eller om ämnen som jag behöver lära mig om) och sparar dem på mitt Instapaper-konto Hantera dina bokmärken och läslista med Instapaper Läs mer , så jag kan få åtkomst till dem på min telefon, iPad eller bärbar dator, vilket hjälper mig att spara otaliga timmar av meningslösa online-vandringar.

transkribera

Jag antar att du har tappat räkningen av hur många möten du har varit i och helt utskickat och saknat en anständig del av en viktig konversation. Du har förmodligen också kommit ur ett möte med tanke på att skriva några anteckningar och handlingspunkter, bara för att bli sidospår, helt glömma vad du var tänkt att skriva i första hand.

För att kringgå detta problem kan du försöka spela in dina möten och skicka ljudfilen till en frilansare som kan transkribera konversationen, eller så kan de helt enkelt notera viktiga punkter så att du kan skanna över dem i framtida.

Det finns hundratals andra uppgifter du kan lägga ut, oavsett om de är personliga eller affärsrelaterade. Från webbdesign, konsultation och skrivning, till moderådgivning, reseplanering och till och med att söka jobb. Vad du väljer att lägga ut bör baseras på de fem frågor som listas högst upp i den här artikeln för att säkerställa att du investerar din tid i de mest högeffektiva uppgifterna.

Några tips

Det är ingen som förnekar att outsourcing kan vara skrämmande. När allt kommer omkring, genom att anställa någon för att ta hand om några av dina dagliga aktiviteter, blir du automatiskt chef. Här är några tips som hjälper dig att hålla reda på:

Anlita noggrant

När du publicerar ett jobb på Elance of Odesk kommer du sannolikt att få minst 30-40 förslag, och det är ditt jobb att hitta den person som passar dig. innan du fattar något slutligt beslut, utarbeta en kortlista med cirka 3-7 sökande och ställ dem i en enkel uppgift. Se till att ge mycket tydliga instruktioner och en tidsfrist. Låt dem veta hur du vill få den information du begärde. Om du vill att de ska ringa telefonsamtal i framtiden ber du dem skicka en ljudfil som svarar på några frågor så att du kan höra deras "telefonröst".

Ställ in ett "Om mig" -dokument

Det sista du vill göra är att upprepa dina krav till din assistent om och om igen. Varje gång du ger dem ny information (butiker du gillar, vilken typ av hotell du vill bo på, din krav när du bokar en flygning, de tider du är tillgängliga för samtal osv.) låt dem ange denna information i ett delat dokument. Det här dokumentet kommer att vara deras första referenspunkt om de har några frågor om en uppgift du ställer in dem (och därmed minskar mängden repetitionsarbete du behöver göra), plus om du någonsin börjar arbeta med en annan assistent kan du helt enkelt lämna dem det här dokumentet och de kommer att kunna lära sig mer om dig och dina preferenser mycket mer snabbt.

Var specifik

Var så specifik som möjligt med varje uppgift du delegerar. I stället för att skriva steg för steg instruktioner, kan det vara mer effektivt att spela in en skärmbild Ashampoo Snap 7 Review: Enkel skärmdump och videoinspelningLetar du efter en enkel och omfattande desktop capture-lösning? Snap 7 erbjuder avancerade skärmdumpalternativ, inklusive flera bilder och videoinspelning. Men är det värt 20 dollar? Läs vår recension och testa den själv med ... Läs mer att skicka till din assistent så att de kan se hur du skulle utföra vissa uppgifter. Se till att alltid låta din assistent veta hur lång tid de kan spendera på en uppgift (och / eller din budget), tidsfristen och svara på alla frågor som de kan ha innan de dyker upp för att minska fram-och-tillbaka e-postsändningen som kan uppstå om du inte har klart tillräckligt.

Var rättvis: Många anställer frilansare och tror att de kan anställa någon för att utföra uppdrag efter uppgift för $ 3 per timme. Var god med vad du kräver och den timpris du erbjuder. Ju rättvisare du är, desto bättre resultat får du.

Som jag hoppas att du kan se är utrymmet för hur outsourcing kan hjälpa till att frigöra din tid och energi enormt, men för att få ut mesta möjliga av outsourcing, måste du se detta som en långsiktig investering som kommer att betala mer och mer när din assistent (er) lär dig mer om dig och hur de kan hjälpa dig.

Om du fortfarande inte är övertygad bör du kolla in den här intervjun med Dan Andrews Tropisk MBA om hur han lyckats lägga ut merparten av en verksamhet på en miljon dollar. Om det inte svänger dig kommer ingenting att göra det!

Den här artikeln fokuserade på uppkopplad outsourcing, men det finns många uppgifter som du också kan lägga ut offline. Verktyg som TaskRabbit har byggts för att hjälpa till med dagliga sysslor som städning och tvätt, till och med shopping med färsk mat.

Har du lagt ut några av dina dagliga uppgifter? Om så är fallet, hur gick det?

Bildkredit: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)