Hur man bättre kan spåra och hantera dina projekt med Podio

Annons

När människor tänker på verktyg för projektledning Intellinot: Placera dina uppgifter, filer, meddelanden och online-möten på ett ställeIntellinote gör det lättare att hantera, samarbeta och bättre kommunicera med ditt team, kollegor och klienter med en omfattande blandning av fildelning, organisation och video och text i realtid chatt. Läs mer vanligtvis kommer program som Microsoft Project att tänka på. Nu är det naturligtvis ett fantastiskt verktyg att använda för att hantera uppgifter, tidslinjer, leveranser och resurser för ett projekt. Men vad använder du för hålla reda på flera projekt?

Oavsett om du är en personal på en eller tio, ett verktyg som kan spåra status och möten, skicka påminnelser och till och med hålla in alla dokument för ett projekt är också bra. Det är här Podio kommer in för att hjälpa dig med att hantera flera projekt, ett team av andra eller helt enkelt ett sätt att spåra båda. Här är några trick och tips för att få ut mesta möjliga av att använda Podio för att spåra dina projekt och ditt team.

Implementera Podio-appar

Podio är ett verktyg som använder "appar" för att hantera olika aspekter av arbetsområdet Podio: En enda instrumentbräda för att hantera din organisations uppgifter Läs mer . Appar är tillgängliga per funktion och bransch och inkluderar saker som möten, idéer, klienter, inköpsorder, fakturor, kontakter och många fler. Det bästa sättet att använda Podio är genom att få de appar du behöver. Börja med att kolla in Podio App Market och granska de paket som finns tillgängliga efter funktion eller bransch. Dessa kommer att få en bra start och du kan fortfarande få enskilda appar senare.

Om du till exempel använder Podio för evenemangshanteringsfunktioner, det finns ett paket som innehåller appar för deltagare, arenor, leverantörer, talare, evenemang och en gästlista. Ett annat exempel använder försäljningsindustri och inkluderar ett paket för leadhantering, som har appar för försäljning, leads, säljmöten, kommunikation och produkter.

Använd apparna i Podio för att spåra alla aspekter av ditt projekt, stora eller små. Dessa kan alla ordnas på din huvudsakliga arbetsyteskärm och innehålla de fält du troligtvis behöver. Men du kan också ändra vilken app som helst för att anpassa den exakt som du vill ha den. Dessa appar är ryggraden i Podio och ger dig stor flexibilitet när du spårar dina projekt och deras rörliga delar.

Dra nytta av anslutna tjänster och tillägg

En användbar funktion hos Podio är dess anslutning till andra tjänster. Om du är intresserad av att ansluta din Microsoft Exchange-kalender för att exportera händelser, din Gå till möte konto för att starta möten direkt från Podio, eller ditt Evernote konto för att bifoga dina anteckningar, sedan har Podio du täckt. För att spåra dina uppgifter och följa dina projekt är det definitivt vägen att ansluta andra tjänster du använder. För att framgångsrikt kunna använda Podio ger dessa anslutna tjänster dig möjlighet att dra in saker du behöver som kan finnas någon annanstans, men som är nödvändiga för ditt projekt.

Tillsammans med dessa tjänster kan du enkelt ansluta Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync och Dropbox. Att ansluta är enkelt; klicka bara på Kontoinställningar från huvudnavigeringen och sedan tjänster. Varje tjänst har sin egen anslutningsknapp och efter inloggning ser du dem gå upp i listan där de är redo att användas.

Förutom anslutningstjänster kan du dra nytta av Podio-tillägg som integreras med många tredjepartsutvecklare. Integrationer med MailChimp, Google Maps och Xero gör att du kan göra din upplevelse med Podio ännu bättre. Till exempel finns det en QuickBooks-förlängning som låter dig importera kunder och kontoinformation till Podio där du sedan kan ställa in automatiserad fakturering mellan systemen.

Hur Podio jämför med Trello

Om du inte har provat andra verktyg som Podio för projektspårning och -hantering, det kan lätt jämföras med Trello Trello - Ett unikt, enkelt och kraftfullt projektledningssystem från ett bra hemBetyder namnet Joel Spolsky något för dig? Om så är fallet, kommer du att vilja läsa det här inlägget, för det visar Spolskys senaste och bästa projekt. Och om inte, bör du veta att det här är ... Läs mer , vilket är ett annat bra verktyg. Om du har provat båda dessa, har du förmodligen en preferens eller kanske använder dem båda, men för olika saker. De erbjuder båda grunderna för att spåra projekt, uppgifter och personer tillsammans med praktiska meddelanden, påminnelser och anpassade formateringsalternativ för verktygen. Så var skiljer de sig?

Workspace

Trots att både Podio och Trello har snyggt organiserade arbetsytor, måste Trello tillhöra kategorin ”enklare installation”. Podio tar lite mer tid att konfigurera för användning. När du har fått de appar du behöver kan du använda dem för att konfigurera brickor eller widgetar för din huvudsakliga arbetsyta och omarrangera dem så de ser bra ut. Med Trello ser du dina brädor direkt och efter att du har valt ett, ser du dina kort. Ja, det finns lite installationstid med Trello också, men den tiden går ställa in dina projekt och uppgifter hellre än ställa in verktygen du behöver för dem som i Podio. Men om du inte bryr dig om att ta lite tid att skapa ett riktigt anpassat arbetsområde, tillåter Podio det där Trello inte gör det.

Anslutna tjänster

När det gäller anslutning av kalendrar, möte programvara De 6 bästa gratis online-mötesverktygen för att samarbeta med ditt teamSmå team behöver inte dyra företagsappar för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer , filhanterare och anteckningsoptagare, Podio har helt enkelt fler alternativ. Du kan bifoga filer och foton till kort i Trello från platser som Google Drive, Dropbox, Box och OneDrive (nedan). Du kan också ansluta Trello till iCal för att se dina kort eller till och med Sunrise Calendar om det är ditt schemaläggningsval. Men totalt sett har Podio mer flexibilitet med alternativ för anslutna tjänster.

Mobil åtkomst

Båda Podio (iOS, Android) och Trello (iOS, Android) har gratis mobilappar tillgängliga som verkligen gör projektspårning bekvämt. För din telefon eller surfplatta har de båda du täckt. Om du är en visuell person som uppskattar brädorna och korten som används i Trello, kommer du att vara mycket nöjd med deras app. Det har ett elegant gränssnitt och dra och släpp är också ganska lyhörda. På samma sätt har Podio en bra app om du gillar att se dina datatabeller, senaste aktivitet för ditt team och göra uppdateringar av artiklar. Hur som helst, med hjälp av mobilalternativen kan du hålla kontakten med dina projekt, aviseringar och team när du är på språng.

Tips för användning av Podio

Återigen är Podio ett verktyg för att hantera projekt, uppgifter och till och med ditt team som är helt annorlunda än programvara som Microsoft Project. Det ger dig ett sätt att hålla reda på, kontrollera status, tilldela uppgifter och hålla dina projekt i den noggrant utformade planen. Här är några tips för hur du använder Podio om du är ny på det eller inte har utnyttjat dess funktioner till fullo.

• För teamledning, använd Inte på kontoret app. Varje teammedlem kan enkelt välja Semester, Fjärrkonferens eller konferens för att beskriva typen. Sedan, efter att ha angett datum, kan en chef snabbt godkänna eller avvisa tiden bort från kontoret. Meddelanden kan också skickas, vilket ger bra påminnelser om någon i ditt team kommer att vara borta.
• Testa det tillgängliga Webblankett för din webbplats. Podio skapar formulär för din webbplats med ett klick på en knapp. Du kan sedan anpassa formuläret och lägga den delbara länken du får eller lägga in inbäddningskoden direkt på din webbplats. Med hjälp av vårt exempel på evenemangshantering från tidigare kan du enkelt ha ett formulär för intresserade klienter att fylla i för att begära dina tjänster för deras evenemang.
• Dra fördel av det enkla exportfunktion. Varje app som du använder innehåller ett alternativ för att exportera data. Detta är mycket praktiskt för att uppdatera ditt team på ett statusmöte eller din chef när han vill ha uppdateringar om alla projekt för ditt team. Exportfunktionen kan ses när du väljer skiftnyckelsymbolen från appen.
• Anpassa appar för full effektivitet. Varje app har de grunder som du behöver. Men var och en kan vara det redigerad och anpassad så att du kan använda exakta fält, listor, statuser och andra objekt du behöver inom var och en. Klicka bara på skiftnyckelsymbolen när du är i appen och välj Ändra mall.

Podioplaner

Om du är ny på Podio finns det några olika planer du kan välja mellan inkludera en gratis alternativ. Om du har ett team på upp till fem personer kan du få alla funktionerna i en grundläggande plan, utom för användarhantering, utan kostnad. Om du har mer än fem användare; det finns planer från $ 9 per månad. Du kan ha obegränsade användare med fördelar som träningspass, prioritetsstöd och avancerad installation, beroende på din betalade plan.

Använder du Podio eller överväger du fortfarande det?

Om du är en aktuell Podio-användare, vilka användbara tips har du att dela med läsarna? Om du fortfarande funderar på att använda Podio för att spåra projekt, vilka är dina avgörande faktorer och vad letar du efter i ett verktyg? Dela gärna dina tankar och erfarenheter i kommentarerna nedan!

Bildkredit: Affärsman via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com