10 tips för att hantera delade filer på Google Drive

Annons

Det här är en av de gånger då jag vill att du hoppar till botten av sidan. Google Drive arbetade med tre författare från tre hörn av USA. De tre författarna hade en timme att skriva och samarbeta över en novell. De lyckades. Det är realtidspartnerskapet på sitt bästa.

Att dela med samarbetsmolnplattformar som Google Drive är inte längre nytt. Jättarna från teknikvärlden kämpar krigerna över företag och konsumenter. Dammet kommer inte att slå sig ner snart. Det är goda nyheter för oss konsumenter när vi förbättrar vår arbetsdag med delade filer, mappar och team.

Så jag måste fråga er - är det fortfarande superlätt att göra dela filer med Google Drive? Eller får du fortfarande ta hand om det? Hur som helst, dessa tio tips bör hjälpa dig att hantera delade filer bara lite bättre från idag.

Notera: Om du delar känsliga filer måste du göra det aktivera klientsidan Google Drive-kryptering 3 Användbara verktyg för att förbättra Google Drive säkerhet och integritetÄr Google Drive integrerade kryptering tillräckligt för att skydda dina privata filer mot stöld och intrång? Låt oss ta reda på.

Läs mer !

Grunderna i delning

Det handlar om att skapa rätt typ av delningstillstånd och nivån för delning. Du kan dela valfri fil eller mapp på Google Drive. Två minuters video sammanfattar processen.

Som ägare kan du ge andra ett fullständigt ägande av en fil eller någon visnings- och redigeringsnivå.

• Kan redigera: Det samarbetsblad som du arbetar med ditt team.
• Kan kommentera: Bokutkastet du skriver. Andra kan visa och lägga till kommentarer till filen, men kan inte redigera den. Mappar har inga kommentarer.
• Kan visa: Den helgen festinbjudan du just gjort med presentation.

Här är ett diagram som jämför tillgången för en tittare, kommentator, redaktör eller ägare:

1. Hur inaktiverar jag kopiera, ladda ner och skriva ut delade filer?

Du kan tillåta nedladdning, utskrift och kopiering av delade filer. Funktionen för avancerad hantering av informationsrättigheter tar bort dessa alternativ från visarens meny. Detta är ytterligare ett lager av kontroll över dina dokument.

Öppna Google Drive. Välj den delade filen och klicka på Dela med sig ikonen uppe till höger.

På Dela med andra dialogrutan, lägg till namnet på medarbetaren och klicka på Avancerad alternativet längst ner till höger.

Välj Inaktivera alternativ för att ladda ner, skriva ut och kopiera för kommentarer och tittare låda. Klick Spara ändringar.

Visarna kommer att se en "Exportalternativ inaktiverad" -meddelande högst upp i menyn Arkiv och Redigera för specifika dokument, kalkylblad och presentationer.

Observera att de med "redigera" behörigheter fortfarande kommer att kunna ladda ner, skriva ut och kopiera din fil, även om den här inställningen är på.

2. Dela en mapp med icke-Google-användare

Dina vänner och kollegor behöver inte ett Google-konto för att se en mapp eller dokument i Google Drive. Detta är en av de lite kända förmågorna i Google Drive. Du kan skicka en inbjudan till deras e-postadress. Eller använd en delbar länk.

Välj mellan Kan visa eller Kan redigera eller Kan kommentera. Klicka på Spara.

Du kan gå in i Avancerad delningsinställningar och välj andra delningsalternativ. Personen som tar emot inbjudan behöver inte registrera sig och logga in med ett Google-konto för att se på filen. Men de kommer att behöva ett Google-konto för att redigera en fil eller för att kommentera.

Dela via en länk är en säkerhetsrisk Hur säkra är dina dokument i Google Drive? Läs mer för känsliga dokument eftersom alla med länken kan komma åt filen.

3. Ladda ner en hel delad mapp

Med Google Drive kan du ladda ner hela innehållet i en delad mapp som ett ZIP-arkiv. Detta är användbart för att spara lokala kopior av delade dokument. Mappstrukturen med eventuella undermappar behålls i arkivet.

Gå till Delade med mig På din Google Drive. Högerklicka på mappen och välj Ladda ner.

Du kan också använda trippel prickar ikonen i verktygsfältet för att ladda ner mappen.

Om du laddar ner ett Google Doc, Sheet eller Slide kommer det att laddas ner som ett Office-dokument. Alla andra filer kommer att ladda ner i sitt ursprungliga format.

4. Överföra ägande av filer till någon annan

Det finns många skäl för att överföra äganderätten till dokument till någon annan. Kanske tar någon annan över ett projekt. Kanske sparkade någon dig. På ett bättre sätt ska du åka på semester och bara överlämna ansvaret för de delade dokumenten. Processen att digitalt "överlämna" Google Drive-dokument och -mappar är lätt.

Öppna Google Drive. Välj den delade mappen eller filen i Dokument, Ark eller Bild och klicka på Dela med sig ikonen uppe till höger. När den presumtiva ägaren inte har delningstillgång... bjud in genom att skriva e-postadressen i fältet "Bjud in människor". Sedan Spara.

Klick Avancerad i det nedre högra hörnet av delningsrutan. Klicka på rullgardinsmenyn bredvid namnet på personen du vill äga filen eller mappen. Välj Är ägare. Klick Gjort.

Din roll byts från en ägare till en redaktör när du har överfört ägandet.

Notera: Du kan inte överföra äganderätten till en synkroniserad eller uppladdad fil (som en PDF eller en bildfil).

5. Hur begär jag åtkomst till delade filer?

När du försöker komma åt en fil via en delad länk kan du se ett meddelande som säger "Du behöver tillåtelse."

Ibland delar ägarna en länk innan de har ställt in behörigheterna. Du kanske också vill öppna filen med ett alternativt Google-ID. Det är lätt att begära åtkomst med ett enda klick.

På skrivbordet:

• Öppna en länk till filen.
• Klicka på Begär åtkomst.

På Android:

Med appen Drive for Android kan du begära åtkomst med ett enda tryck när meddelandet "Kan inte komma åt dokument" dyker upp. Begär tillåtelse skickar ett e-postmeddelande till ägaren från appen. Filägare får omedelbart ett meddelande på Android och iOS. Mobilappen har varit uppdaterad med den här funktionen nyligen.

6. Sök efter en kollaborator

Det är enkelt att dela ett dokument med 10 medlemmar. Att dela det med 50 kräver mer planering. Att hantera delade filer betyder också att spåra vilken medarbetare som arbetar med vilket dokument.

Gå till Visa detaljer (Klicka på ikonen “I” i verktygsfältet). Bläddra i Aktivitet för att snabbt se vilka filer du har delat nyligen.

Klicka på Delade med mig i vänstra menyn på Google Drive. Du får en lista över alla dokument du delar tillgång till.

Använd Kraften i Googles sökfilter. Produktivitetsfördelarna kommer inte som en överraskning för dem som är bekanta med Gmail-filter.

Använd sökrutan högst upp på Google Drive. Google Drive-sökning söker också i dokumentets huvuddel. Du kan söka på de första 100 sidorna i alla textdokument eller textbaserade PDF-filer som du har laddat upp. Du kan också söka efter text som finns på de första 10 sidorna i alla PDF-filer. Istället för att gräva genom mappar använder du den här kraftfulla funktionen för att snabbt komma till en fil.

När du är i Google Drive trycker du på framåt snedstreck för att placera markören rätt i sökrutan. Klicka på den lilla rullgardinspilen i sökrutan för att visa de grundläggande sökfiltren. Att lära dig några manuella parametrar kan spara tid.

Till exempel: För att hitta dokument som du delade med någon använder du till: [email protected].

Google Hjälp har hela listan.

7. Förenkla delningen genom att skapa kontaktgrupper

Med e-postkontaktgrupper behöver du inte ange enskilda dokumenttillstånd för dina teammedlemmar.

Logga in Google-kontakter. Klicka på vänster sidofält Ny grupp.

Ge det ett beskrivande namn enligt teamprojektet. Eller något annat som gör dem lätta att komma ihåg. Du kan namnge grupper efter behörigheter för att göra dem lätta att komma ihåg.

Till exempel: [email protected] eller [email protected].

Bevilja den nya gruppen med teammedlemmarnas e-postadresser.

Använd dessa specifika kontaktgrupper i fil- eller mappdelningsinställningarna.

8. Se Visningsantalet för ett delat dokument

Google har en versionshistoria, men det finns inget sätt att se hur många gånger ett delat dokument har visats. Jag fick svaret på den här frågan från a Stack Exchange diskussion.

Skicka din dokumentlänk till http://goo.gl URL-förkortningstjänst och dela bara den webbadressen. Den här tjänsten ger information om hur många gånger du klickade på den länken, vilket är ungefär så nära du för närvarande kan få veta hur många gånger ditt dokument öppnades.

Detta är användbart i fall där du kanske vill dela ett dokument offentligt och kontrollera svaret. Observera att offentliga dokument och filer visas i sökresultaten.

Några idéer för att dela offentligt:

• Ladda upp och dela en e-bok.
• Testa det första svaret på en kreativ produkt.
• Släpp en Slides-presentation för allmän visning (som SlideShare).
• Hitta öppet pedagogiskt innehåll.

Dricks: Du kan använda en enkel Google Site Search för att söka efter offentliga dokument. T.ex. sökordswebbplats: drive.google.com

9. Dela med Slack

Slack är den nya arbetsplatsen eller kontorets digitala vattenkylare. Om du inte arbetar med Slack ännu är det dags att presentera det för ditt team. Det finns många sätt att få dina favorittjänster att fungera med Slack. Google Drive-integration är bland de populära.

Med Slack kan du importera Google Drive-filer och dela dem via Slack. Alla importerade Google Drive-filer indexeras också av Slack för enkel sökning och referens. Filerna lagras inte på Slack - de fortsätter att vara kvar i dina Google Drive-mappar. Slack fungerar som en ledning.

Ett litet exempel: Klistra in en länk till ett Google-dokument i chattrummet Slack. Slack visar ett utdrag av innehåll från filen under länken när den är integrerad. Detta är mer användbart än att bara dela blinda länkar.

Slack Help Center visar hur du kan ansluta din Google Drive till Slack på två enkla sätt.

10. Dela Google Dokument från Microsoft Office

Google Drive vs Microsoft Word Google Dokument vs. Microsoft Word: The Death Match for Research WritingOnline-lösningar blir normen. Vi bestämde oss för att se hur Microsoft Word staplar mot Google Docs. Vilken kommer att göra det bättre forskningsuppsatsen? Läs mer kan vara en daglig bout av två kontorssviter, men de två kraftverken spelar äntligen trevligt. Du kan nu öppna Word-, Excel- och PowerPoint-filer lagrade på Drive, arbeta med dem i Microsoft Office och dela dem tillbaka via Google Drive. Det är allt tack vare en praktisk plug-in som fantasifullt kallas - Google Drive-plug-in för Microsoft Office.

Plugin-programmet fungerar med Microsoft Office 2007, 2010, 2013 och 2016.

Installera tillägget och ge det tillstånd att komma åt dina Google Drive-mappar. Tillägget visas som en extra flik på bandet och som en ny plats på skärmen Spara.

Office-dokument lagrat på Drive är också versionskontrollerade. Du kan spåra tidigare versioner av en Office-fil eller gå tillbaka till en äldre version. När du vill arbeta med ett Google-dokument öppnas det i rätt Google Drive-program i ett separat webbläsarfönster.

Delar inte underbart!

Du kan inte gå ensam på 21^st Århundrade. Det finns ett antal fördelar när du samarbetar i realtid Teamarbete: 10 tips för effektivt online-samarbete i realtid Läs mer . Det finns också utmaningar. Men minska antalet bågar för att bara dela information och goda saker kommer att hända.

Den skrivande projektvideoen visar hur mer kan uppnås med mindre när samverkande synergi inträffar.

Spendera lite tid med samarbetsfunktionerna på Google Drive. Harmoniken i lagarbete beror på det. Ta Google Drive bortom ett fillagringssystem med de många tips och tricks som det erbjuder på alla plattformar. Berätta om Google Drive: s roll i din anslutna värld.

Använder du det aktivt för att dra varandra runt ett gemensamt projekt? Vad är det tips du vill dela med som gör Google Drive-hantering lite bättre för oss? Eller till och med ett klagomål som håller dig tillbaka?

Bildkredit: pussel av Rido via Shutterstock