Hur man skapar en checklista i Excel

Annons

Du kan använda Excel för dina checklistor. Många appar lovar att hantera din uppgiftslista, men behöver du verkligen ännu en app? Om du redan är det spendera dina dagar i Excel, kolla inte vidare.

Även om du inte vill använda den som en daglig uppgiftslista-app är en checklista ett bra sätt att hålla reda på vad du fortfarande behöver göra i ditt kalkylblad direkt i kalkylarket.

Låt oss se vad du kan göra med checklistor i Excel.

Hur man gör en checklista i Excel

Vi visar dig hur du skapar en checklista med kryssrutor som du kan kryssa för när du slutför artiklarna. Det indikerar till och med när du har avmarkerat alla artiklar, så du kan berätta med en överblick. Här är de enkla stegen som vi kommer att beskriva i mer detaljer nedan:

1. Aktivera utvecklarfliken.
2. Ange checklistan i ditt kalkylblad.
3. Lägg till kryssrutorna och avancerad formatering.

1. Aktivera utvecklarfliken

För att skapa en checklista måste du aktivera Utvecklaren fliken på bandet. För att göra detta högerklickar du på bandet och väljer Anpassa bandet.

I listan över Huvudflikar på höger sida av Excel-alternativ dialogrutan, markera Utvecklaren ruta och klicka sedan på OK.

2. Ange lista över checklistor i ditt kalkylblad

Ange din uppgiftslista, ett objekt per cell. I vårt exempel kommer vi att ha en cell som visar Totala artiklar och en som visar summan Förpackade artiklar, eller hur många objekt som är avmarkerade på vår lista. De Är jag bra att gå? cellen blir röd med NEJ i det om alla objekt inte är avkryssade. När du har avmarkerat alla artiklar, Är jag bra att gå? cellen blir grön och läser JA.

Klicka på Utvecklaren flik. Klicka sedan Föra in i kontroller och klicka på Kryssrutan (Formkontroll).

3. Lägg till kryssrutorna

Klicka i cellen där du vill infoga kryssrutan. Du ser att det finns text till höger om kryssrutan. Vi vill bara ha textrutan, inte texten. Markera texten bredvid kryssrutan medan kontrollrutan är markerad och ta bort den.

Att arbeta med kryssrutor i celler är svårt eftersom det är svårt att välja den cell som innehåller kryssrutan utan att kryssa i rutan. Men det finns sätt runt detta.

Kontrollboxens storlek ändras inte automatiskt när du har tagit bort texten i den. Om du vill ändra storlek på den högerklickar du på cellen för att markera kryssrutan och vänsterklicka sedan på kryssrutan. Det kommer att väljas med cirklar i hörnen (som visas ovan). Dra en av cirklarna på höger sida mot kryssrutan för att ändra storleken på konturen till storleken på kryssrutan. Sedan kan du flytta kryssrutan till mitten av cellen.

Att skanna i en omröstning och lägga till kryssrutor i Excel tar ungefär en timme. Bom. Elektroniskt formulär som alla på en dator kan fylla i och skriva ut.

-? Gör America Better Squad??? (@ Marquesadesade3) 10 oktober 2017

Nu vill vi kopiera den kryssrutan till resten av våra to-do-listobjekt. Om du vill markera den cell som innehåller kryssrutan markerar du valfri cell runt den utan en kryssruta. Använd sedan en av piltangenterna på tangentbordet för att flytta till cellen med kryssrutan.

Om du vill kopiera kryssrutan till de andra cellerna flyttar du markören längst ner till höger på den valda cellen med kryssrutan tills den förvandlas till ett plustecken. Se till att markören INTE är en hand. Det kommer att kryssa i rutan. Dra plussignalen ner över cellerna som du vill kopiera kryssrutan i och släpp musknappen. Kryssrutan kopieras till alla dessa celler.

Avancerad checklista formatering

Beroende på vad du vill använda din checklista för kan du lägga till ytterligare formateringselement för att validera din lista och sammanfatta dess status.

Skapa en sann / falsk kolumn

För detta steg måste vi använda kolumnen till höger om kryssrutorna för att lagra SANN och FALSK värden för kryssrutorna. Det gör att vi kan använda dessa värden för att testa om alla rutor är markerade eller inte.

Högerklicka på den första kryssrutan och välj Formatkontroll.

På Kontrollera på fliken Formatera objekt i dialogrutan, klicka på cellvalsknappen till höger om Celllänk låda.

Markera cellen till höger om kryssrutan. En absolut referens till den valda cellen infogas i Celllänk rutan på den kompakta versionen av Formatkontroll dialog ruta. Klicka på cellvalsknappen igen för att utöka dialogrutan. Klick OK i dialogrutan för att stänga den.

Upprepa proceduren genom att högerklicka på kryssrutan för att välja cellen till höger för varje kryssruta i listan.

Ange totala poster och beräkna kontrollerade objekt

Ange sedan det totala antalet kryssrutor i listan i cellen till höger om Totala artiklar cell.

Nu kommer vi använd en speciell funktion för att beräkna De väsentliga Microsoft Excel-formlerna och -funktionerna Cheat SheetLadda ner detta Excel-formler fuskark för att ta en genväg genom världens favorit kalkylprogram. Läs mer hur många kryssrutor har markerats.

Ange följande text i cellen till höger om cellen märkt Förpackade artiklar (eller vad du än kallade det) och tryck på Stiga på.

= COUNTIF (C2: C8, SANT)

Detta räknar antalet celler i C kolumn (från cell C2 genom C8) som har värdet SANN. Byta ut "C2: C8”Med kolumnbokstaven och radnumren som motsvarar kolumnen till höger om dina kryssrutor.

Göm kolumnen Sann / falsk

Vi behöver inte kolumnen med SANN och FALSK värden som visas, så låt oss dölja det. Klicka på rubriken med bokstäver för att välja hela kolumnen. Högerklicka sedan på kolumnrubriken och välj Dölj.

De rubrikerade kolumnrubrikerna går nu över C, men det finns en dubbelrad som anger en dold kolumn.

Kontrollera om alla kryssrutor är markerade

Vi kommer att använda OM funktion för Är jag bra att gå? (eller vad du än kallade det) för att avgöra om alla kryssrutor är markerade. Välj cellen till höger om Är jag bra att gå? och ange följande text.

= OM (B10 = B11, "JA", "NEJ")

Detta betyder att om antalet i cellen B10 är lika med antalet beräknat från kryssrutorna i B11, JA kommer automatiskt att matas in i cellen. Annat, NEJ kommer att matas in.

Använd villkorlig formatering

Du kan också färgkoda cellen baserat på om värdena i cellerna B10 och B11 är lika eller inte. Detta kallas Villkorlig formatering. Vi visar dig vad du ska ange för att göra cellen röd om inte alla kryssrutor är markerade och gröna om de är. Se vår artikel om Villkorlig formatering Formatera data automatiskt i Excel-kalkylblad med villkorlig formateringI Excel: s villkorade formateringsfunktion kan du formatera enskilda celler i ett Excel-kalkylblad baserat på deras värde. Vi visar hur du använder detta för olika vardagliga uppgifter. Läs mer för information om hur man skapar regler.

Skapa en regel om Villkorlig formateringsregler Manager dialogrutan med hjälp av Använd en formel för att bestämma vilka celler som ska formateras regel typ. Ange följande text i Formatera värden där denna formel är sann låda. Byta ut B10 och B11 med cellreferenser för din Totala artiklar och Förpackade artiklar (eller vad du än har namngivit dessa celler), om de inte är samma celler. (Ser vår guide till Excel-namnrutan Hur man använder namnrutan i ExcelGlöm inte namnrutan i Microsoft Excel! Här är varför det är användbart och hur det kan öka din kalkylarkproduktivitet. Läs mer om du behöver mer information om det.)

= $ B10 <> $ B11

Klicka sedan Formatera och välj en röd Fylla färg och klicka OK.

Skapa en ny ny regel av samma typ, men ange följande text i Formatera värden där denna formel är sann låda. Återigen, byt ut cellreferenser om det behövs för att matcha din checklista.

= $ B10 <> $ B11

Klicka sedan Formatera och välj en grön Fylla färg och klicka OK.

På Villkorlig formateringsregler Manager dialogrutan, ange en absolut referens för den cell du vill färga grönt eller rött i Gäller för låda. Ange samma cellreferens för båda reglerna. I vårt exempel kom vi in = $ B $ 13.

Klick OK.

Vår Är jag bra att gå? rutan i B kolumnen blir nu grön och läs JA när alla kryssrutor är markerade. Om du avmarkerar något objekt blir det rött och läses NEJ.

Excel-checklista klar? Kontrollera!

En checklista är en typ av lista som du kan skapa i Excel. Du kan också skapa anpassade listor Hur man skapar en anpassad lista i Microsoft ExcelMåste du fylla i samma uppsättning data i dina Excel-kalkylblad? Skapa bara en anpassad lista i Excel och använd autofyllning. Läs mer för information du använder ofta, till exempel avdelningsnamn och personens namn. Dessutom kan du använda dina Excel-checklistor till kör dina möten effektivt 5 sätt att köra möten effektivt och sluta slösa tidHur effektiviserar du möten istället för ett stort slöseri med tid? Dessa webbplatser och appar kan hjälpa. Läs mer .

Om du skapar formulär i Excel för att göra datainmatning snabbare och enklare kan du göra det skapa rullgardinslistor Hur man skapar en rullgardinslista i Microsoft ExcelLär dig hur du skapar en rullgardinslista i Microsoft Excel samt anpassar den och lägger till en beroende rullgardinslista. Läs mer med anpassade objekt.

Försöker du vara produktiv? Try en av dessa listor 3 typer av listor som faktiskt hjälper dig att vara mer produktivAtt göra-listor är det ultimata produktivitetsvapnet. Dessa to-do-listor kan ge dig all den kraft du behöver för att få saker gjort. Läs mer .