Annons
Kommer du ihåg hur du hälsades med en tsunami av e-postmeddelanden när du kom tillbaka från semestern? Du har förmodligen glömt att ställa in ett "Out of Office" -meddelande i din Microsoft Outlook innan du gick ut genom dörren.
Ja, det är inte en lösning till en översvämmad inkorg, men den meddelar dina kontakter med ett orange ljus att du är borta och det finns ett skäl till att du inte kommer att kunna svara i tid. Dina kontakter kan sedan följa upp utan att tränga in din inkorg.
Du bör ställa in en just nu, tillsammans med konserverade meddelanden och en professionell e-postsignatur 7 tips för att skapa en perfekt professionell e-signaturVi har skrivit mycket om hur du e-postar som en proffs, men en aspekt som regelbundet förbises är e-postsignaturen. Så här ställer du in den perfekta professionella e-postsignaturen. Läs mer , för att spara dig tid i framtiden. Det tar bara några minuter i Outlook.
Hur du ställer in automatiska svar i Outlook
Det är enkelt att använda det automatiska svaret när du arbetar med en Office 365, Outlook.com (
som tidigare kallades Hotmail) eller Exchange-konto:- Välj Fil> Automatiska svar.
- I rutan Automatiska svar väljer du Skicka automatiska svar.
- Ställ in ett tidsintervall för automatiska svar. Start- och sluttid gör att du kan schemalägga meddelandena och täcka tiden du kommer att vara borta från din e-post. Du behöver inte heller komma ihåg att stänga av den när du kommer tillbaka.
- Använd Inuti min organisation för att skriva ett meddelande för personer i ditt team eller i ditt företag.
- Använd Utanför min organisation för att skriva ett meddelande för alla e-postmeddelanden som kommer utanför ditt företag eller gruppens kontaktlista.
- Skriv och formatera meddelandet utanför kontoret.
- Klick OK för att spara dina inställningar.
När Outlook är inställt för att skicka automatiska svar, ser du ett meddelande under bandet som varnar dig om det. Välj Stäng av för att inaktivera automatiska svar utanför kontoret för det e-postmeddelandet.
Kom tillbaka från din paus och till samma dialogruta för att stänga av de automatiska svaren.
Processen är mer komplicerad om du använder en POP- eller IMAP-e-posttjänst från tredje part som Gmail eller Yahoo med Outlook. Du måste ställa in en Outlook-regel och avföra en mallfil för att skicka meddelandet. Vi måste tyvärr lämna det till en ny tutorial.
Saikat Basu är vice redaktör för Internet, Windows och produktivitet. Efter att ha tagit bort smutsen från en MBA och en tio år lång marknadsföringskarriär brinner han nu för att hjälpa andra att förbättra sina berättelser. Han letar efter den saknade Oxford-komma och hatar dåliga skärmdumpar. Men idéer om fotografi, Photoshop och produktivitet lugnar hans själ.
