5 verktyg för att skriva bättre e-postmeddelanden som folk kommer att läsa och svara på

Annons

Vare sig det är personligt eller professionellt, e-post är det viktigaste och mest använda kommunikationsmediet idag. Och med tanke på att det varar för alltid, bör du göra en ansträngning att komponera dem med omsorg.

Att skriva är inte allas kopp te. Men du behöver inte vara en bra författare för att skicka ett bra e-postmeddelande. Allt du behöver är några webbplatser och tillägg för att säkerställa kvalitetsmeddelanden.

1. DraftMap (Chrome, Web): Förslag på realtidsförbättringar

Du kan hitta några fantastiska webbläsarbaserade verktyg för att skriva bättre 13 webbläsarbaserade verktyg för författareOavsett om du behöver hjälp med organisation eller en ren skiffer för att skriva dina ord kommer dessa verktyg att visa sig vara användbara för alla er som skriver regelbundet. Missa inte! Läs mer , som Hemingway eller Grammarly. DraftMap är på samma sätt, men det kontrollerar också din stil och ordrepetition. Dessutom lägger Chrome-tillägget till den tillfredsställande och intuitiva upplevelsen av realtidsförslag.

DraftMap använder olika färger för att lyfta fram olika stilförslag. Det kommer att påpeka upprepande ord, passiv röst, adverb och klichéer och till och med ge dig råd om e-postens läsbarhet och stil. Principerna är desamma som Ernest Hemingways skrivregler. Och tillägget gör allt detta direkt från ditt Gmail-kompositionsfönster.

Oroa dig inte, DraftMap ändrar inte dina ord. Om du fortfarande har markerade färger och skickar e-postmeddelandet ser mottagaren inte dessa färger. Det är bara för dig.

Ladda ner — DraftMap för Chrome (Fri)

Gmail stöder Markdown, som är en av smarta sätt att skriva snyggare meddelanden 5 verktyg som kan hjälpa dig att skriva bättre e-postmeddelandenAlla försöker fortfarande att lösa e-postproblemet. Så låt oss också prata om den mest grundläggande vanan av alla - konsten att skriva bättre e-postmeddelanden. Med hjälp av några coola verktyg. Läs mer . Men nackdelen med detta är att när du kopierar och klistrar in saker från webbplatser, behåller den all original-sidans formatering. Om du någonsin har fått ett e-postmeddelande med konstiga teckensnitt och storlekar, vet du hur det kan vara en avstängning.

Email Text Formatter raderar bort alla dessa teckensnitt, färger och storlekar. Allt du klistrat in kommer att förvandlas till den vanliga Gmail-texten, men den kommer att hålla intakt bokstäver och länkar. Det är ett enklare sätt att formatera dina meddelanden.

Som vanligt fungerar detta Chrome-tillägg också med andra Chromium-baserade webbläsare som Opera. här är hur man installerar Chrome-tillägg i Opera Hur du installerar Google Chrome-tillägg i Opera BrowserOpera gör ett mål för dig att byta till det. Det finns ett litet problem: tillägg. Vad händer om du kunde installera Chrome-tillägg i Opera? Det är enkelt, så här är en snabbguide. Läs mer .

Ladda ner — Email Text Formatter för Chrome (Fri)

3. E-post Oops Blocker (Chrome): Undvik en vanlig Faux Pas

"BCC" -funktionen är en grundläggande teknisk skicklighet som alla borde ha 6 grundläggande tekniska färdigheter som någon borde ha (även om du inte är en nörd)Om du betraktar dig som en nörd och har god kontroll över din dator och andra enheter kanske det här inlägget inte är för dig. Men om du fortfarande hittar dig i datorvärlden, eller ... Läs mer . Det låter avsändare hålla människor i slingan, utan att bjuda in deras uttryckliga input. Men om du inte får det, behöver du en etikettlektion tillsammans med den här utvidgningen.

Om du är BCC-ed betyder det generellt att du inte behöver vidta några åtgärder. Men se, det är en svår vana att bryta. Nästa gång du är BCC-ed på ett e-postmeddelande och försöker "Svara alla" eller "Vidarebefordra" det, kommer E-post Oops Blocker att komma till handling.

Det påminner dig om att det är dålig form att vidta någon av dessa åtgärder på ett sådant e-postmeddelande och få dig att ompröva om du verkligen behöver göra det. Ibland är en nudge allt vi behöver för att undvika en faux pas.

Ladda ner — E-post Oops Blocker för Chrome (Fri)

4. Kort (Chrome): Word Counter för att tvinga dig att vara kort

En av e-postens kardinala synder 5 e-post syndar du kan begå... & Hur du löser in dig självE-postadressen är här för att stanna men det finns några syndare som gör det värre för resten av oss. Även om du är en syndare är du inte dömd till en evighet av lidande. Läs mer är att skicka meddelanden som är alldeles för långa för någon mottagare. Ingen har tid eller lutning att läsa uppsatser i sin inkorg, än mindre på sin telefon (som är där de flesta människor checkar e-post).

Chrome-förlängning Kort för Gmail tvingar dig att välja dina ord på ett klokt sätt. Liksom Twitter tvingar dig att skriva under 140 tecken, införs i korthet en begränsning på 125 ord. Om du går över 125 ord låter det dig inte skicka e-postmeddelandet. En ticker längst ner visar hur många ord du har skrivit eller gått över.

Och ja, vi vet alla att ibland behöver ett e-postmeddelande mer än 125 ord. Kort är inte en stickler om regeln. Du kan kringgå begränsningen genom att tredubbla klicka på knappen "Skicka".

Ladda ner — Kort för Chrome (Fri)

5. Minimera. E-post [Trasig URL tas bort] (webben): Anonymt be andra att minska meddelanden

Vi har alla en kollega eller en vän som skickar alltför många e-postmeddelanden. Att säga dem att stoppa det skulle vara lite oförskämt och oartigt. Men om du skulle göra det anonymt 5 skäl till att använda anonyma e-posttjänster för att få ditt meddelande överalltAnonyma e-postmeddelanden låter dig skicka e-postmeddelanden utan att avslöja ditt ID eller detekterbara fingeravtryck som din IP. En lekman kan inte börja ta den anonyma digitala vägen så lätt; han måste vara beroende av värd ... Läs mer , kan du skona deras känslor något.

Minimera. E-post hanterar det smutsiga arbetet för dig. Gå till sajten och lägg till e-postadresserna till alla vars meddelanden du vill att de ska minska. Det kommer automatiskt att skicka e-post till personen för att meddela dem om sina överträdelser, men på ett vänligt sätt.

Ja, den här handlar inte om att skriva bättre e-postmeddelanden själv, men en minskning av din inkorg är ändå en välkommen förändring. Dessutom, åtminstone i framtiden, kommer du inte spränga i dina kollegas ansikte om deras oavbrutna meddelanden.

Använder du inte Gmail?

De flesta av verktygen i denna artikel riktar sig mot Gmail eftersom nästan alla vi känner använder det för sina e-postbehov. Men vi är alltid nyfiken på att höra från utdelarna.

Använder du Gmail eller har du släppt det för något annat? Vilken e-posttjänst använder du nu?

Bildpoäng: Christos Georghiou / Shutterstock