Intellinot: Placera dina uppgifter, filer, meddelanden och online-möten på ett ställe

Rätt programvara bakom ditt projekt, grupp eller organisation kan göra hela skillnaden. Intellinote gör det lättare att hantera, samarbeta och bättre kommunicera med ditt team, kollegor och klienter.

Intellinote blandar text i realtid, ljud- och videomeddelanden, enkel fil- och skärmdelning och projekt hanteringsfunktioner med en unik arbetsyta som gör det enkelt att hantera stora team av människor affär.

Ännu bättre är det helt gratis för personligt bruk och kommer med en funktionsfylld 30 dagars gratis prövotid så du kan prova det med ditt team innan du köper.

Allt under ett tak

Intellinote är tillgängligt som både en webbläsarbaserad webbapplikation eller som fristående programvara för Windows, Mac och mobila plattformar. Både webb- och fristående versioner har samma begränsade moderna gränssnitt: en hopfällbar vänsterhand menyn gör det bästa av ditt innehåll, till vilket du kan fästa alla arbetsytor eller chattar för snabbare åtkomst.

Intellinote tillhandahåller ett hem för dina anteckningar, uppgifter, filer, konversationer och nästan allt annat relaterat till ditt företag, team eller projekt. Anteckningar kan delas och samarbetas på och tilldelas arbetsytor, uppgifter kan delegeras individer med ett förfallodag. Dela filer direkt till ett arbetsområde är ett bra sätt att dela med hela team, eller starta en en-mot-en-chatt för att hålla dina arbetsytediskussioner om ämnet. Det är en organisatorisk schweizisk armékniv.

Du kan ladda upp filer direkt till arbetsytor eller bifoga dem till anteckningar och uppgifter, tillhandahålla långa textbeskrivningar (formaterade med hjälp av WYSIWYG-verktyg) och kommentera absolut vad som helst. Det är också möjligt att bädda in uppgifter eller anteckningar i andra anteckningar. Klicka bara på bifogningsknappen "Paperclip" och välj Lägg till från Intellinote.

Intellinotes strategi är ett som använder tungt arbetsytor, som i huvudsak är nav som ger ett tilldelat syfte till dina anteckningar, uppgifter och filer. Arbetsytor är inte styva i sin design, och de kan tillämpas på nästan allt du behöver dem för: hela avdelningar, enskilda projekt, teammedlemmar, utbildningslitteratur - vad du än behöver.

Arbetsytor är inte projekt- eller avdelningsspecifika och kan skapas för gruppkommunikation också. Ett grupparbetsområde tjänar ett annat syfte än ett vanligt och ger en samarbetspunkt för ett obegränsat antal teammedlemmar. Du kan chatta, dela filer och se allt som din grupp har arbetat med - och allt fungerar på samma sätt för en-till-en arbetsytor.

Att skapa en arbetsyta är så enkelt som att klicka på plus-knappen i det övre högra hörnet och välja Workspace, ge det ett namn och lägga till dina teammedlemmar i det. Du har direkt skapat ett organisationsutrymme, någonstans för att lagra filer som är relevanta för den aktuella åtgärden och ett chattrum i realtid för dina kollegor.

Icke fästade arbetsytor dyker upp i en hopfällbar meny till vänster baserat på deras aktivitet (inklusive alla chattar du är har för närvarande med teammedlemmar), och alla arbetsytor som inte direkt syns i menyn är dolda under ellipsen (…) Ikon.

Detta håller vad du inte behöver ur vägen, så att du kan koncentrera dig på de viktiga uppgifter som behöver uppmärksamhet just nu.

Använda Intellinote

Om du tidigare har använt Intellinote kommer du antagligen att märka att UI nu är betydligt "lättare" och mer användarvänligt. Förutom en slick av färg och mer lyhörd känsla, är det nu ännu enklare att navigera i arbetsytorna än tidigare.

Det som en gång var ”Unified Workspace” har helt enkelt blivit Allt - att sammanföra allt du arbetar med över alla dina olika arbetsytor. Dessutom har alla dina tilldelade uppgifter (tidigare och nuvarande) flyttats till uppgifter skärmen, med information i en överblick om ditt kommande schema.

Varje arbetsyta du skapar - oavsett om det är en grupp, individ eller ett projekt - har ett kombinerat chatt- och aktivitetsfönster och ett tabulerat område för anteckningar, uppgifter och annat innehåll. Ta reda på vad som har hänt i varje arbetsyta i din frånvaro med en titt på den senaste tidens aktivitet eller inleda en asynkron chatt med dina kollegor. Du kan till och med lägga till anteckningar, tilldela uppgifter, ladda upp filer och meddela andra teammedlemmar från samma textfält, bara välja ett alternativ i rutan till vänster.

När du anger ett arbetsområde - oavsett om det är ett projekt eller en grupp - ser du ett aktivitetsfönster, en kort sammanfattning av arbetsytan och en tabulerad meny för att snabbt bläddra i relevant anteckningar, uppgifter, filer, medlemmar, utkast och Skräp. Dessa visas alla längs aktivitetsfönstret, så att du kan fortsätta chatta med kollegor medan du surfar.

En lösning som Intellinote kan ersätta flera oberoende produkter, inklusive åldrande projekthanteringsprogramvara som aldrig verkar utvecklas och dyra chatt- och videokonferensprogramvara i realtid. I en pedagogisk miljö kan Intellinote komma till nytta för att ge feedback, arbeta med grupper eller tilldela tidsfrister. I vissa fall kanske du vill bli av med e-post för teamdiskussioner och bara använda Intellinotes chatt i realtid och privata meddelandefunktioner i en grupp istället.

Många företag och team använder tredjepartsverktyg som en del av deras ordinarie verksamhet, och även om Intellinote försöker ersätta några av dessa verktyg, andra har genomförts som valfria integrationer. Dessa inkluderar webbaserade verktyg som GitHub och Bitbucket, MailChimp, Wufoo och till och med ZenDesk.

Utöver dessa Intellinote kan också integreras med samarbetspartner som Dropbox, Box, Google Drive (inklusive Google Docs) och onlinekalendrar. Det finns till och med en Evernote-integration som migrerar alla dina anteckningar och innehåll till Intellinote. Om du vill ha mer komplexa integrationer finns det stöd för Built.io, REST, Webhook och Zapier, som kan ta produktiviteten till nästa nivå med integrationer som är specifika för din operation.

Intellinote har ett brett spektrum av applikationer tack vare en så robust bas. Fusionen av projektledning, realtidsvideo, ljud- och skärmdelning och realtidsdiskussion är förvånansvärt effektiv. I livligare miljöer där det kan vara svårt att hålla reda på projekt kan Intellinote vara det perfekta verktyget för att återställa ordning och förnuft.

Kommunicera och organisera ditt team

Förutom att ge en känsla av sammanhang för ditt team eller företagets verksamhet, är arbetsytor också centrala för kommunikation. Ibland känner e-post och snabbmeddelanden för osammanhängande och borttagna från ditt projekt, och det är där Intellinotes teamchatt och videokonferenser kommer in.

Troligtvis en av Intellinotes största försäljningsställen, det senaste tillskottet av videokonferenser integreras med dina befintliga teammedlemmar på exakt det sätt du förväntar dig. Håll bara musen över ett namn och slå Ring upp att initiera ett en-mot-ett-möte eller lägga till en grupp användare för en större konferens - allt från samma UI.

Fördelarna med att låta Intellinote ta hand om dina videokonferensbehov verkar uppenbara: organisera ditt team från ett gränssnitt, åtkomst till företagets material snabbt och spara pengar på dyra fristående premiumkonferenser verktyg. Intellinote stöder skärmdelning och annotationsfunktioner som finns i dyrare konferenslösningar.

I själva verket behöver du inte ens vara en registrerad Intellinote-användare för att delta i en videokonferens. Skapa helt enkelt en ny konferens med den blå "ring" -knappen längst upp på skärmen och skicka länken till en blivande kund eller leverantör. Arbetar du med flera klienter? Använd Intellinote för att skapa ett arbetsområde för var och en av dem så att du kan dela dokumentation, ställa frågor, hålla videokonferenser och kommunicera mycket effektivare än vanlig gammal e-post.

Oavsett om du arbetar på samma kontor eller är medlem i ett team som är spridd över hela världen, bör asynkron chatt och videokonferenser täcka de flesta av dina kommunikativa behov. Organisera personliga möten ansikte mot ansikte eller kolla bara in med grupper och projekt - valet är ditt.

Klicka på den lilla RSS-liknande ikonen i det nedre vänstra hörnet (vare sig det är anmärkning eller uppgift) för att följa den. Du kan komma ihåg följda anteckningar med arbetsyta eller visa allt du följer under Allt använda Filtrera menyn längst ner till höger. Följ och följ upp anteckningar när du behöver dem för att lägga till en extra dimension till din produktivitet - prioritera uppgifter för att få saker gjorda.

För alla objekt du följer kommer meddelanden att informera dig om ändringar av innehåll, kommentarer, taggar, bilagor och anmälare eller förfallodatum. Du kan till och med lägga till andra användare som följare (användbara om de inte är associerade med det specifika arbetsområdet) genom att klicka på plus-knappen + och skriva deras namn.

Tryckuppdateringar i realtid säkerställer att när du granskar ett arbetsområde behöver du inte uppdatera Intellinote för att se de senaste tilläggen i termer av innehåll - ändringar skickas automatiskt till din webbläsare, och relevanta arbetsytor och chattar dyker upp i navigeringsområdet när de är uppdateras.

Intellinote för Desktop & Mobile

Mobilåtkomst blir allt värdefullare i en värld där vi sällan lämnar våra smartphones eller surfplattor ensamma, och Intellinote har två mobilappar: en för iOS (som jag har testat här) och en för Android.

Med tanke på Intellinotes webbapp ser ut som något du normalt hittar i App Store, är mobilklienten mycket lätt att komma överens med. Det ger full åtkomst till dina arbetsytor, anteckningar och konversationer samtidigt som du håller dig uppdaterad i realtid push-meddelanden för inkommande ändringar och meddelanden medan du är borta från skrivbordet.

Alla dina Intellinote-data är tillgängliga via mobilappen, inklusive det kombinerade chatt- och aktivitetsfönstret och anteckningar i tabeller och annat innehåll. Videokonferenser fungerar också via mobil, så att du kan initiera och delta i gruppmeddelanden i realtid med din Android- eller iOS-enhet oavsett plats.

Det är ganska mycket möjligt att göra allt du kan göra i webbversion med mobilappen, men det finns några nackdelar, som en brist på textformateringsverktyg och oförmåga att interagera med vissa integrationer (du kan inte skapa dokument i Google Drive, för exempel).

Du kan dock ladda upp filer, skapa nya arbetsytor och lägga till medlemmar i din organisation (förutsatt att du har rätt godkännande) från iOS-appen som jag testade. Alla ändringar skjuts till servern när du gör dem och visas direkt.

Intellinotes webbläsarapp ger åtkomst till din organisation från vilken dator som helst med en internetanslutning, men du kan också ladda ner dedikerade skrivbordsversioner för Mac och Windows. Dessa ger varningar i realtid och håller dina viktigaste uppgifter ur webbläsaren.

En integrerad strategi

Intellinote försöker ta en helt integrerad strategi för att organisera dina projekt, team och organisation. En lösning blandar delar av projektledning, gruppkommunikation i realtid, enkel dra-och-släpp-fildelning och integrationer med Google Drive, Dropbox och andra måste ha affärsverktyg.

Intellinote syftar till att eliminera behovet av flera olika lösningar genom att göra allt på ett ställe. Det finns till och med ett Intellinote-API för att bättre integrera Intellinote i ditt företags arbetsflöde.

Och det fungerar - arbetsytor är ett bra sätt att hålla arbetet på rätt plats utan att orsaka röran. Mallar kan skräddarsys efter din organisations minsta krav och sedan rullas ut gång på gång. Nästan varje team där ute kan dra nytta av snabbare, effektivare kommunikation - oavsett om du är 3, 30 eller 300 personer starka. Intellinote fungerar för båda lagen och individer, vilket gör att team kan samarbeta i stor eller liten skala beroende på krav.

Ännu bättre är det gratis för personligt bruk och den 30-dagars fullständiga testversionen ger många möjligheter för lag att avgöra om 10 $ per användare, per månad för standardplanen är behaglig.

Registrera dig för din kostnadsfria provperiod och bli mer produktiv idag!