Power User Guide till Gmail

Annons

Gmail har förändrats så mycket över tiden att det bara inte är rätt att hänvisa till det som en "e-postklient". Tänk på det här sättet, du kan bara använda din smartphone för att ringa samtal eller använda en dator för att bara skapa dokument. Du kan äga en sportbil du bara kör ett par kvarter. Du kan, men det finns bara så mycket mer som dessa saker kan göra för dig, och du slösar bort dina pengar för att bara använda dem för en sak. Detsamma kan sägas om Gmail, även om det inte kostar dig en krona att använda.

I den här guiden:Börjar om med Gmail | Gmail som kommunikationshub | Etiketter, Gmail's DNA | Känn kraften i sökning och filter | Gmail Produktivitetsverktyg

Notera: Denna Gmail-guide är inte för nya användare, men för de av er som redan använder Gmail och vill dra nytta av dess många funktioner. De av er som är nya bör förmodligen läsa Nybörjarguiden för Gmail först, vilket ger dig en introduktion till tjänsten och hur du använder dess mest grundläggande och viktiga funktioner.

Börjar om med Gmail

1.1 Teman och effektiv Gmail Mindset

En bild är värd tusen ord, så istället för att förklara hur mitt Gmail-gränssnitt ser ut ska jag bara visa dig:

Vad är det första du märker? Är det Gmail Kalenderintegration, användbara flikar för organisation eller meddelandeikon?

Det första vi ska börja med är faktiskt ditt Gmail-tema. Det är förmodligen det enda du inte märkte direkt. Det finns inga snygga stjärnor, inga ninjor som hänger mellan ämnesrader och ingen bild i bakgrunden. Och det är poängen: temat är helt enkelt ur vägen. Med teman kan du välja att ditt Gmail ska ha ett annat utseende, vilket är en favoritfunktion bland många användare. Du kan läsa den ursprungliga Gmail-guiden för att lära dig hur du använder dem, men om du ser allvar med att vara effektiv med dina e-postmeddelanden, bör du överväga att hålla saker så enkla som möjligt.

Ditt Gmail-tema är mer än bara en samling färger eller en snygg bakgrund. Det skapar ditt humör när du tittar på dina e-postmeddelanden och kan till och med påverka hur du svarar på dem. I ett professionellt Gmail-konto där du arbetar med projekt och projekt bör effektivitet ha företräde framför kreativitet. Välj ett rent tema med hög kontrast och överväldig dig inte med en massa distraktioner.

Att separera ditt arbete och ditt personliga liv är förmodligen en av de viktigaste sakerna du kan göra för att båda ska lyckas. Så, för en mer effektiv inkorg Hur man bemästrar ångesten i GmailSå många e-postmeddelanden, så lite tid. Känner du dig så här när det gäller att hantera din Gmail-inkorg? Vi visar dig enkla inställningar och hjälpsamma verktyg för att organisera och stresskydda din Gmail-inkorg. Läs mer , försök ändra din Gmail tillbaka till sitt ursprungliga tema under ett par veckor. Du kommer att lära dig att uppskatta det. Underskatta inte det lilla men viktiga förslaget, det sätter dig i rätt tankesätt för resten av den här manualen.

1.2 Töm ditt sinne, Töm din inkorg

Håll din Gmail-inkorg tom Gå till Inbox Zero i Gmail med dessa strategierAtt hålla sig uppe på e-post är tufft! Nyckeln till Inbox noll är att automatisera så mycket av processen som du kan. Vi visar dig hur du närmar dig inkorg noll i Gmail. Läs mer är en annan viktig punkt i effektiv Gmail. Liksom det enkla temat är det ett tankesätt som du behöver utbilda dig själv för att komma in på. En stor fläckig inkorg full med meddelanden motsvarar ett skrivbord fullt av papper. Du bör bara använda din inkorg för e-postmeddelanden som du inte har läst än och behöver svar. resten tillhör lagring.

Vi kommer senare att lära dig hur du använder Gmail kraftfulla filter (se kapitel 4) för att organisera inkommande e-postmeddelanden och hur att använda kortkommandon (se kapitel 5) för att snabbt arkivera e-postmeddelanden som inte kräver din omedelbara uppmärksamhet. Gmail erbjuder också flikar och ett automatiskt märkningssystem för enklare organisering (även i kapitel 5).

Behandla din inkorg som en "att göra" -lista. Alla e-postmeddelanden i den kräver att du gör något åt ​​det (svarar vanligtvis på det). Så snart du är klar med att ta hand om det e-postmeddelandet, arkivera det. Du kan bli förvånad över att få reda på hur lätt en tom inkorg kan bli avlastad.

1.3 Gmail och integration med andra Google-produkter

Medan denna Gmail-guide fokuserar på Gmail och hur man får ut det mesta, har Google släppt många produkter som fungerar tillsammans i harmoni. Det finns mycket som kan sägas om dessa tjänster (av vilka vi täcker olika punkter i denna manual), men för tillfället kan du försöka föreställa dig Gmail som ett "lager" av tjänster ovanpå andra lager, allt flyter ihop i ett riktning.

Många av förbättringarna till Gmail som beskrivs i den här handboken fungerar genom dessa andra tjänster som är helt integrerade i Gmail. För att dra full nytta av dessa måste du gå vidare och titta på dem. Jag uppmanar dig starkt att göra det.

2. Gmail som kommunikationshub

2.1 Ge Chatta det rum det förtjänar

Förhoppningsvis är du nu i en effektiv Gmail-tankesätt, så jag vill att du ska överväga Gmails chattfunktion och med hjälp av Hangouts Google delar upp Hangouts i "Chat" och "Meet"Google delar Hangouts i två separata appar, Hangouts Chat och Hangouts Meet. Ingen verkar veta varför, men det händer ändå. Läs mer . Som standard pressar Gmail kommunikationen till skärmens nedre vänstra hörn, dold under en separationsrad. Det är förmodligen hur din chatt konfigureras just nu.

Om du vill använda Gmail som ett kommunikationsnav måste du ge chattområdet en mycket mer framträdande position på skärmen. För att göra detta flyttar vi chattfältet till höger om skärmen. Klicka på redskap ikonen högst upp och välj inställningar. Välja Labs uppifrån och i sökfönstret som visas skriver du "chat" för att bara se det tillgängliga alternativet för chattfunktioner. Aktivera sedan Höger sida chatta och klicka på Spara ändringar på botten av sidan. Gmail bör sedan ladda om med ändringen.

Det var lätt, eller hur? Kom ihåg den här fliken Labs eftersom vi snart kommer tillbaka till den och använder den för ytterligare funktioner.

Höger sida chatten använder höger sida av skärmen, som är relativt oanvänd i Gmail. Det låter dig se fler av dina kontakter på en gång, gör chatten mer synligt framträdande och ger dig mer utrymme att se dina etiketter till vänster utan att ständigt flytta den irriterande dynamiska fältet. Detta är en enkel win-win situation.

2.2 Använda chatt för mer än bara chatta

Som jag nämnde tidigare är Gmail-chatten en av dess kraftfullaste funktioner. Tyvärr är många Gmail-användare fortfarande inte medvetna om dess fulla kapacitet, och Google verkar göra ett dåligt jobb med att göra dessa funktioner kända.

Låt oss titta närmare på vår chattfält. Först är knappen Hangouts-kontakter som visar de du tidigare har anslutit till en Hangout. Om du väljer ett, har du alternativ för att kontakta dem via videosamtal, Hangout eller e-post. Du kan också granska deras grundläggande detaljer.

Nästa är Hangouts-knappen, Googles version av videokonferenser. Hangouts är en Google Plus-komponent som låter dig prata med upp till fem personer i Gmail (det är möjligt att prata med fler människor direkt via Google Plus). Du kan till och med låta folk gå med via telefon. Det är Gmails ultimata kommunikationsverktyg och en av de bästa funktionerna det kan erbjuda dig.

Till höger om det är telefonsamtalsknappen som tar upp kontakter som du kan ringa. Detta initierar samtalet i ett litet fönster för urval.

Längst upp i chattfunktionsområdet ser vi vår profilbild. Om du klickar på bilden eller pilen bredvid visas ett fönster som gör att vi kan ändra vår status och justera andra inställningar.

Funktionerna i detta område är självförklarande: de låter dig infoga ett statusmeddelande, till exempel "upptagen på jobbet" eller "på min telefon", och anger om du är upptagen eller tillgänglig. Du kan också justera dina aviseringar, allmänna inställningar och granska objekt som arkiverade Hangouts och blockerade kontakter.

2.2.1 Google Voice och få ditt eget nummer

Vi kan inte prata om telefonsamtal och textmeddelanden i Gmail utan att bara nämna Google Voice. Google Voice är en annan utmärkt tjänst från Google, och den fungerar som en operatör av sortering mellan din operatör och din kontakt.

Google Voice funktioner Google Voice får en uppdatering och är mer användbar än någonsinGoogle Voice, länge tänkt övergivet, återupplivades precis av Google. Här är vad som händer med Voice och vad du kan förvänta dig att se i de nyuppdaterade apparna. Läs mer gå utöver syftet med denna Gmail-guide. Men jag kommer att nämna här att om du har Google Voice konfigurerat kan du ringa telefonsamtal och skicka och ta emot textmeddelanden också. Google erbjuder mycket konkurrenskraftiga priser för internationella samtal, men du kan bara ställa in dessa via Google Voice. Detta är verkligen en utmärkt service, särskilt om du har vänner och släktingar utomlands.

3. Etiketter, Gmail's DNA

3.1 Vad är etiketter, exakt?

Etiketter är kärnan i hur Gmail organiserar e-postmeddelanden. När Google först lanserade sin e-posttjänst jämförde de flesta Gmail Gmail med Outlook och Gems etiketter med Outlook's mappar. De ser ungefär samma ut (inkorg, skickade e-postmeddelanden, utkast) och verkar göra samma sak, så de flesta användare lämnade det vid det och behandlade ordet "etiketter" som inget annat än en marknadsföringsplan. Men etiketter är olika, och det är viktigt att avancerade Gmail-användare (som du själv) vet skillnaden innan vi går vidare.

Etiketter fungerar mer som taggar än mappar. Om e-postmeddelanden är pappersdokument som placeras i mappar, är etiketter som färgglada klistermärken på dessa papper för att kategorisera dem ytterligare. E-postmeddelanden placeras inte direkt i en etikett, de är kopplade till en etikett. Därför kan ett e-postmeddelande ha mer än en etikett (tänk tillbaka på papper med flera klistermärken), och e-postmeddelanden kan också sökas efter mer än en etikett.

Till exempel innehåller min ”professionella” etikett i Gmail e-postmeddelanden från båda mina arbetsplatser. Jag har en etikett för varje plats, men något material är vanligt för båda platserna. Dessa e-postmeddelanden har sedan tre etiketter: den ”professionella” etiketten, som indikerar att den är arbetsrelaterad, och etiketter för varje arbetsplats. Detta gör att jag kan söka efter material som svarar på båda platsernas behov.

Allt i Gmail är etikettbaserat. Det finns inga mappar och inga länkar som öppnas till olika delar av webbplatsen. Alla meddelanden finns där - Gmail visar bara rätt etikettassociation när du väljer det. Jag kan gå in i ytterligare exempel och använda något som ett Venn-diagram, men du är förmodligen lika glad att gå framåt som jag är.

3.1.1 Inställningar för etiketter och typ av etiketter

Du kan komma åt alla etikettinställningar i Gmail från Etiketter fliken inuti inställningar. Det finns för närvarande tre sorters etiketter i Gmail: systemetiketter, kategorier och anpassade etiketter.

Systemetiketter och anpassade etiketter har en Visa i IMAP alternativ; bör du konfigurera dessa alternativ om du använder en annan app, programvara som Outlook eller vissa tillägg. Denna Gmail-guide fokuserar på att få ut mesta möjliga av Gmail-gränssnittet, så jag kommer inte att gå in på dessa alternativ här. Om du är intresserad, se till att du läser Nybörjarguiden för Gmail Nybörjarguiden för GmailDu kanske redan har ett Gmail-konto. Eller funderar du på att registrera dig för en. Den här guiden har allt du behöver för att få ut det bästa av det glänsande nya Gmail-kontot. Läs mer .

3.2 Systemetiketter

De mest kända etiketterna i Gmail är systemetiketterna. Det här är länkarna längst upp till vänster som du har sett sedan du började använda tjänsten som Inkorg, Stjärnmärkt, Skickat e-post, Utkast, Papperskorgen. För effektiv Gmailing föreslår jag att du har dessa systemetiketter tillgängliga för dig. Du kommer också att märka att du har en Visa om olästa alternativet för etiketter för utkast och skräppost. Om du slår på detta alternativ visar du dessa etiketter endast om de är associerade med några e-postmeddelanden.

3.2.1 All post och arkivering av gamla e-postmeddelanden

Du kanske kommer ihåg den tomma Inbox-filosofin från introduktionen av den här Gmail-guiden. Om din inkorg är ett skrivbord är All Mail ditt arkivskåp. Ännu bättre, det är en källare fylld med arkivskåp. Det finns inget behov att gå ner i källaren varje gång du behöver skriva ett e-postmeddelande, men det är användbart att ha det tillgängligt om du vill hämta ett meddelande från det förflutna.

All Mail är den källaren. Slå på den (välja Visa) betyder att du har omedelbar åtkomst till dina tidigare e-postmeddelanden, organiserade efter datum. Du kan komma åt alla gamla e-postmeddelanden från sökfältet, men den här länken blir ganska praktisk när du gör rent din inkorg ofta och bara vill ha en snabb inblick för att hitta ett e-postmeddelande som du fick lite tidigare på dagen.

3.2.2 Utkast till användning som du inte beaktade

Som du kanske sparar Gmail automatiskt meddelanden du skriver till utkastet, även om du bara har skrivit ett par meningar. Allt du någonsin har skrivit och inte skickat lagras där. Chansen är att du antagligen har ett par utkast redan lagrat (eller kanske mer!)

Vad du kanske inte har tänkt på är använda utkast för enkla anteckningar Hur man förvandlar Gmail till den bästa appen för digSamma funktioner som gör Gmail till en effektiv e-postklient kan göra det till en anständig anteckningsapp. Prova dessa tips och tricks för att se några av fördelarna. Läs mer , för att skriva ner idéer, skapa inköpslistor eller lagra någons kontaktinformation snabbt. De flesta e-postklienter idag ger dig möjlighet att bifoga filer och bilder till ett e-postmeddelande. Detta gör din utkastmapp till en utmärkt plats att ladda upp filer och synkronisera mellan datorer om du behöver en snabb lösning. Lämna dock inte filer i utkastmappen för alltid! Detta är inte platsen för dem.

En annan bra användning för utkastet är att lagra mallar. Om du befinner dig som komponerar samma e-post om och om igen, spara en tom kopia av e-postmeddelandet i dina utkast och kopiera och klistra in det i ett nytt e-postmeddelande varje gång du behöver det (skicka inte ditt ursprungliga utkast - det tar bort utkastet märka!). Du kan spara din e-postsignatur, länkar och till och med bilder på detta sätt. Ge ditt mallförslag e-post ett ämne som återspeglar dess användning för dig för enkel referens, till exempel "bröllop: tackbrev" eller "fans: tack för att du lägger till brev" etc.

Alternativt kan du göra det använd Canned svar för att hålla e-postmallar 4 sätt att kreativt använda konserverade svar för e-produktivitetOm du är effektiv gör du något rätt. Det är därför du bör använda e-postfilter och schemalägga posttid. Ett trick är att förbereda konserverade svar på e-postmeddelanden du ofta skriver. Läs mer för typer av meddelanden du skickar ut hela tiden.

3.3 Kategorier

Kategorier är etiketter som motsvarar flikarna du ser i Gmail; Sociala, kampanjer, uppdateringar och forum. Gmail tillämpar dessa etiketter automatiskt för att hålla din inkorg välorganiserad när meddelanden kommer.

Du kan bestämma om du vill visa eller dölja var och en av dessa etiketter i både etikettlistan och meddelandelistan. Observera att detta skiljer sig från att de kategorierna visas som flikar.

Om du vill lägga till eller ta bort en flik för en av kategorierna klickar du på plus till höger om den sista fliken. Aktivera sedan de du vill genom att markera rätt ruta och slå Spara när du är klar.

3.4 Anpassade etiketter

Senast i listan till vänster på din Gmail-skärm finns dina egna etiketter. Du har antagligen redan några av dem. Anpassade etiketter förblir Gmail mest kraftfulla etiketter (för tillfället), och du skulle vara klokt att lära dig hur du använder dem väl, särskilt med Gmail fantastiska filter.

Du kan lägga till och redigera etiketter från Märka fliken under inställningar, precis som med alla andra etiketter, men det är ännu snabbare att bara klicka på den färgade rutan bredvid din anpassade etikett. Pop-up-menyn är ännu effektivare än den traditionella etikettfliken under Inställningar eftersom den låter dig välja och redigera en etikettfärg direkt.

Tänk på att anpassade etiketter också kan kapslas in i varandra. Du kan till exempel ha en etikett för arbetsformer som kan inkludera undermappar för skatter, sjukförsäkringsinformation och memos. Du kan till och med lära dig Gmail hur du kan skilja skillnaden och placera inkommande e-postmeddelanden på dessa platser för dig automatiskt.

4. Känn kraften i sökning och filter

Om etiketter är Gmail: s DNA, är sökning och filter dess hjärna. Det finns väldigt få kombinationer som inte skulle leda dig till det e-postmeddelande du söker, till och med flera år tillbaka, allt inom några sekunder. Gmail kallar sin lista med regler för att organisera e-postfilter. Och eftersom de två är så sammanflätade har Google mossat dem nu, så du kan skapa filter 10 e-postproblem som du kan lösa med Gmail-filterEn överfylld inkorg som gör dig galen? Vill du gå igenom din inkorg snabbare än någonsin? Prova några av dessa lysande Gmail-filter för att se skillnaden. Läs mer direkt från dina sökningar.

Först saker först, vänja dig med Gmail sökfönster. Du känner förmodligen de mer populära sökoperatörerna, till exempel "från" eller "har: bilaga" (och om inte, är du på rätt plats). Det här är ord som säger att Gmail ska hämta något. Lyckligtvis är dessa ord mestadels självförklarande.

Du kan ange dessa operatörer manuellt, men Gmail gör det åt dig när du anger informationen i listrutan för sökning. Klicka bara på pilen i sökrutan och fyll i detaljerna för din sökning. Detta kan variera från vem ett e-postmeddelande är från eller till, vad ämnesraden är, om meddelandet har eller inte har specifika ord, och om eller inte det finns en bilaga Hur du snabbt hittar meddelanden med bilagor i GmailGmail och bilagor är knutna till varandra. Hitta och hantera alla dina stora bilagor med hjälp av dessa tips. Läs mer .

Du kan sedan begränsa din sökning efter storlek och datum vid behov. Observera i bilden ovan att sökelementen du anger visar i sökrutan.

4.1 Vända en sökning till ett filter

Att förvandla till en Gmail-ninja är fantastisk, men vad sägs om att spara dessa sökningar? Vad händer om du vill göra en sökning som ofta hittar alla dina Word-filer i din Gmail? Ännu bättre, om du vill att den här sökningen ska köras automatiskt? Skulle det inte vara trevligt om Gmail kunde hitta dessa Word-filer för dig varje gång och göra något med dem åt dig, som att skicka dem till en vän eller märka dem på ett visst sätt? Ja, Gmail kan göra dessa saker och enkelt. Dessa automatiska kommandon till Gmail kallas filter. För att göra en sökning i ett filter, klicka på länken längst ner i listrutan för sökning, Skapa filter med denna sökning.

I nästa fönster visas en lista med tillgängliga alternativ. Du kan välja att radera, arkivera och vidarebefordra dessa e-postmeddelanden automatiskt. Du kan applicera en etikett på dem eller till och med ställa in Gmail för att svara på dessa e-postmeddelanden automatiskt med en förinställd e-post bara för det ändamålet. När du är klar klickar du på det blå Skapa filter knapp. Om du väljer att använda filtret på alla e-postmeddelanden som redan finns i din Gmail kan de åtgärder du just valt göra det också.

Du kan alltid komma åt dina befintliga filter från filter fliken under inställningar. Därifrån kan du välja att redigera eller ta bort alla anpassade filter.

4.1.1 Exempel på användbara filter

Här är några av de mest användbara Gmail-filtren 4 smarta Gmail-filter som hjälper dig att hantera för mycket e-postDecluttering och organisering av din Gmail-inkorg är en daglig jobb. Det finns ett smartare sätt att göra det. Skapa fyra grundläggande filtertyper i Gmail för att sortera dina e-postmeddelanden automatiskt. Läs mer Jag har använt i flera år:

Semi-skräppostfilter:

Vissa e-postmeddelanden är inte precis skräp, men kräver inte heller din uppmärksamhet. Räkningar och kontoutdrag, Facebook-meddelanden, e-postmeddelanden från kontoret som du känner till dig kan behöva en dag, eller till och med bara en familjemedlem som översvämmar din inkorg med bilder av deras söta nya valp. Du vill inte ta bort dessa e-postmeddelanden helt, men du vill inte heller sortera igenom dem direkt.

Konstruera en sökning med operatören "från:" och lägg till e-postmeddelanden med komma för att inkludera fler e-postadresser. Till exempel "från: [email protected], [email protected], [email protected]" visar dig e-postmeddelanden från alla dessa människor. Klicka på nedåtpilen och skapa ett filter som automatiskt markerar dessa e-postmeddelanden som lästa och lägger dem i arkivet.

Nästa gång moster Susie skickar en bild av hennes valp, kommer den inte ens att vara i din inkorg, men om hon ringer dig och frågar dig om den, kan du hitta den i ditt arkiv snabbt.

Markera Amazon-leveransaviseringar:

Om du använder Amazon mycket får du förmodligen många e-postmeddelanden från dem som kampanjer, kvitton och begäran om feedback. Du kan enkelt skapa ett filter för att skicka alla dessa till din "semi-skräp" etikett, men problemet är att du vill fortfarande veta direkt när Amazon skickade något till dig så att du har spårningsnumret tillgängligt. Hur gör man det?

Sök efter "Amazon" i din Gmail och klicka på pil ned för att skapa ditt filter. Ordet "Amazon" visar varje e-postmeddelande som någonsin skickats till dig från Amazon.com, så nästa steg är att inkludera ytterligare ord som bara finns i bekräftelsemails från Amazon. I "har orden" rader typ "har skickats!" i citattecken. Detta säger till Gmail att du letar efter ordkombinationen "har skickats!" precis som det visas i texten: två ord, mellanslag och utropstecken. Du kommer att märka att listan krymper avsevärt för att endast inkludera e-postmeddelanden från Amazon som innehåller frasen "har skickats!"

Fortfarande lyckas vissa e-postmeddelanden komma igenom, särskilt om du säljer artiklar på Amazon. Du får ett meddelande som ber dig skicka dina artiklar. Inga problem. Inkludera bara ordkombinationen "skicka nu" i raden "har inte" och se din lista krympa ytterligare. Ser ganska bra ut nu, eller hur? Skapa sedan filtret.

Därefter kan du applicera en etikett på dessa e-postmeddelanden, till exempel "skickas från Amazon." Från och med nu alla dina artiklar beställd från Amazon kommer att levereras snyggt till denna etikett och du kan enkelt spåra dina leveranser i framtida. Använd filtret på alla befintliga e-postmeddelanden och du kan till och med söka i ditt förflutna.

5. Gmail Produktivitetsverktyg

Nu när du känner dig igenom Gmail och hur du använder de mest kraftfulla funktionerna är det dags att undersöka ytterligare roliga tweaks som verkligen gör Gmail till ett produktivitetsverktyg.

5.1 Prioriterad inkorg och dess variationer

I sin strävan att få e-post att fungera bättre inkluderade Google många avancerade algoritmer i Gmail. En av dessa fantastiska funktioner är de olika inkorgsstilarna, av vilka det finns fem: Klassiskt, viktigt först, oläst först, stjärnmärkt först och prioriterad inkorg. Vad var och en gör sträcker sig från rakt (klassiskt, oläst först) till något svårt att förklara (Priority Inbox). Det bästa sättet att lära sig om de olika inkorgsstilarna är helt enkelt att experimentera med dem och se vad som fungerar bäst.

Prioriterad inkorg sorterar genom dina e-postmeddelanden Hur du sorterar din Gmail-inkorg efter avsändare, ämne och etikettDet finns en viktig hemlighet för att hantera Gmail: lära dig hur du sorterar din Gmail-inkorg med filter som ämne, avsändare och etiketter. Läs mer automatiskt och bestämmer vad du ska läsa först och hur, men delar inte din e-postlista såväl som andra typer av inkorgar. Den viktiga första inkorgen, som i kombination med smarta taggar gör ett utmärkt jobb med att organisera din inkorg för dig. Alla meddelanden som du anser vara viktiga visas i topplistan, och allt annat går till den nedre listan, även om du inte har läst det.

Om du vill ändra din inkorgstyp klickar du på Inkorg under inställningar och gör ditt val från listrutan. Var noga med att klicka Spara ändringar längst ner när du är klar.

5.1.1 VIP-e-postmeddelanden vs. Vanliga e-postmeddelanden

När Gmail först lanserades, innan det fanns en prioriterad inkorg alls, ansågs e-postmeddelanden vara viktiga av en flagga i Outlook eller en stjärna i Gmail. Även om detta fortfarande är det bästa och enklaste sättet att "bokmärka" e-post direkt, förstår Gmail nu att några av dina kontakter är viktigare för dig än andra.

Gmail bestämmer vilka e-postmeddelanden som är viktigare baserat på hur ofta du läser och svarar på e-postmeddelanden från en viss kontakt och hur du interagerar med dem. Gmail-mekanismen är ganska bra på egen hand, men du kan störa direkt och ge några e-postmeddelanden VIP-status genom att markera dem som viktiga. Alternativt kan du ta bort e-postmeddelanden från deras betydelse.

Du kan markera e-postmeddelanden som viktiga eller inte viktiga genom att klicka på den lilla taggikonen bredvid dem i huvudmeddelandelistan eller överst en gång i meddelandet (se bild nedan).

När du klickar och justerar dina e-postmeddelanden kommer Gmail också att justera sin egen algoritm och svara i enlighet med detta: det finns inget behov att markera alla meddelanden från en viss kontakt viktig. Gmail kommer att fortsätta efter några manuella ändringar och markera dem åt dig.

5.1.2 Starring av e-postmeddelanden

Som nämnts ovan har stjärnor (motsvarande flaggor i Outlook) funnits sedan början och är fortfarande mycket effektiva för att markera e-post snabbt. För att starta ett e-postmeddelande klickar du bara på stjärnikonen bredvid den i huvudmeddelandelistan, precis bredvid betydelsen "tagg" som beskrivs ovan.

Varför vill du stjärna e-postmeddelanden om du redan har en avancerad funktion som prioriterad inkorg? För ibland behöver du bara komma ihåg något snabbt eller påminna dig själv om att du vill göra något åt ​​ett visst e-postmeddelande snarare än att bara anse att en grupp e-postmeddelanden är viktig. Tänk på att stjärnor fungerar precis lika både i dina viktiga e-postmeddelanden och i dina inte så viktiga e-postmeddelanden.

Till exempel stjärnmeddelanden som du inte kan svara direkt men vill svara på senare på dagen eller stjärnan e-postmeddelanden som innehåller viktig information, till exempel adresser och telefonnummer som du behöver senare. Du kan enkelt arkivera stjärnmärkta e-postmeddelanden för att få dem ur din inkorg och komma åt dem senare från det "stjärnmärkta" systemetiketten längst upp till vänster. När du är klar med vad du behöver göra med e-postmeddelandet, avmarkera det genom att klicka på stjärnikonen igen.

5.2 Kortkommandon

Många verkar underskatta kraften i kortkommandon och vinka dem som en irritation i bästa fall. Men jag ska säga er att du inte kan bli en effektiv Gmail-användare 9 Fantastiska Gmail-funktioner som du förmodligen inte använderFlera coola e-postfunktioner i Gmail har funnits under lång tid utan att någon bry sig om att använda dem. Låt oss ändra det idag. Läs mer utan att behärska minst ett par. Det finns en skillnad mellan natt och dag mellan att använda musen för allt och att veta hur man snabbt kan ordna en inkorg på några sekunder med dessa genvägar.

Du kan alltid komma åt listan med kortkommandon i Gmail genom att trycka på ett frågetecken eller skift + / (snedstreck framåt), så länge du inte skriver ett e-postmeddelande (som naturligtvis helt enkelt skulle sätta in ett frågetecken i kroppen e-post).

Innan vi kan använda kortkommandon i Gmail 5 Genvägar för Shift-tangenter som varje Gmail-användare bör känna tillGmail kan ha ett produktivitetshöjande gränssnitt, men du kan öka det ytterligare med dessa enkla men viktiga kortkommandon. Läs mer men vi måste se till att de är aktiverade. För att göra det, gå till inställningar och bläddra ner till Tangentbordsgenvägar för att aktivera dem.

Navigering:

• tryck på J och K för att flytta upp och ner e-postlistan på huvudskärmen.
• Tryck X för att välja en konversation (“markera” eller markera den).

Om du väljer e-postmeddelanden på detta sätt kan du snabbt välja e-postmeddelanden du vill ta bort, arkivera eller flytta till en annan etikett. Efter lite övning kommer du att upptäcka att det är mycket snabbare att välja e-postmeddelanden än att använda musen. När du börjar förstå kraften i kortkommandon är du redo för mer.

Handlingar:

• Tryck Stiga på för att öppna ett e-postmeddelande och läsa det.
• Tryck E för att arkivera ett e-postmeddelande.

Detta fungerar direkt från e-postmeddelandet eller från e-postlistan på huvudskärmen. Försök att välja flera e-postmeddelanden (genom att flytta upp och ner i listan med J och K och välja meddelanden med X) och tryck på E. Poof!

• Tryck # (Skift + 3) för att ta bort e-postmeddelanden.

Återigen fungerar detta på flera e-postmeddelanden från huvudlistan eller inifrån ett e-postmeddelande du har öppnat.

• Tryck på i ett öppet e-postmeddelande R att svara till avsändaren; Tryck EN för att svara på alla avsändare.
• Tryck på i ett öppet e-postmeddelande G och då jag för att gå tillbaka till inkorgen.

Det här är de avgörande genvägarna. Du kan antagligen se hur du nu med några fingrar kan välja flera e-postmeddelanden, svara på alla avsändare samtidigt och radera ett gäng e-postmeddelanden snabbt. Öva på dessa några gånger innan du går vidare till de riktigt coola genvägarna.

De riktigt coola kortkommandona:

• Tryck på i ett öppet e-postmeddelande Skift + R att svara i ett nytt fönster; Tryck Skift + A att svara på alla avsändare i ett nytt fönster.

Detta är extra användbart på små skärmar, där du behöver extra utrymme för att läsa och svara på ett e-postmeddelande. Det blockerar också chatt och etiketter så att du kan koncentrera dig på e-postmeddelandet.

• Tryck på i ett öppet e-postmeddelande G och då K för att gå till din uppgiftslista.

Kom du ihåg att Gmail integreras med Google Tasks? Vi kommer att täcka det nästa. Markera ett e-postmeddelande i huvudlistan över e-postmeddelanden (X) och tryck på Skift + K för att bifoga e-postmeddelandet till en ny "att göra" -objekt i din aktivitetslista. Den här funktionen fungerar bara med kortkommandon! Det finns inget musfullt sätt att göra det.

• Tryck G och då P att ta upp telefonfönstret och ringa ett telefonsamtal.
• Tryck Skift + F för att vidarebefordra ett e-postmeddelande.
• Tryck Skift + U för att markera ett e-postmeddelande som oläst.
• Tryck + eller – för att markera ett e-postmeddelande som viktigt eller inte viktigt (som diskuterats ovan).

Känner dig inte skyldig att känna till alla genvägar. Träna dig själv att memorera de du använder ofta och låt dig använda dem i en vecka (använd inte musen!) Tills de blir en andra natur. Du kommer att upptäcka att du inte vill gå tillbaka till att använda musen i Gmail och att du snabbare hanterar dina e-postmeddelanden med genvägar.

5.3 Uppgifter och att göra-listor

Google-uppgifter i Gmail är mycket grundläggande och står något i kontrast till den annars fullständiga e-postappen, men de är praktiska.

Få åtkomst till Google-uppgifter genom att klicka på nedåtpilen bredvid Gmail-huvudet i rött längst upp till vänster. Detta kommer att skapa en meny som leder dig till uppgifter eller kontakter. Dina uppgifter visas i det nedre högra hörnet i ett fönster som liknar chat-pop-up. Alternativt kan du komma åt uppgifter genom att trycka på B och då K var som helst i Gmail, som tidigare nämnts.

Google-uppgifter med Gmail kan faktiskt vara ganska användbara. Du kan enkelt skapa en uppgift och sedan lägga in uppgifter inuti den genom att ”tabba” nya uppgifter till höger, vilket gör dem till underavgifter från den ursprungliga. Detta är användbart för att förenkla ett projekt genom att dela upp det i mindre steg längs vägen. Eftersom du kan ansluta e-postmeddelanden direkt till uppgifterna 9 omedelbara sätt att förvandla dina e-postmeddelanden till uppgifterDu kan inte sluta att göra-e-postmeddelanden från att hamna i din inkorg, men du kan förvandla dem till uppgifter för att hantera dem bättre. Här är några tips för att förvandla e-postmeddelanden till uppgifter. Läs mer Du kan inkludera användbar information i den uppgiften, till exempel länkar, kontaktinformation och till och med filer. När en uppgift är klar kan du kolla in den och belönas av en genomslag som passerar genom den och korsar den som fullständig.

Om du klickar på valfri uppgift öppnas ett alternativ för att lägga till anteckningar till uppgiften eller välja ett förfallodatum. Detta är praktiskt, speciellt om du arbetar med Google Kalender, eftersom aktivitetslistorna synkroniseras sömlöst och också skulle dyka upp i din kalender.

5.4 Hantera dina kontakter

För att komma åt dina kontakter, klicka på nedåtpil bredvid Post uppe till vänster, som du gjorde med dina uppgifter, eller tryck på G och då C från din inkorg. Om du verkligen behöver hjälp med att komma igång, titta in Nybörjarens Gmail till guide Nybörjarguiden för GmailDu kanske redan har ett Gmail-konto. Eller funderar du på att registrera dig för en. Den här guiden har allt du behöver för att få ut det bästa av det glänsande nya Gmail-kontot. Läs mer som nämnts tidigare. Så vi kommer bara att beröra hur vi hanterar dem effektivt.

Du kommer att märka att när du klickar Kontakter från din dropdown går du till en ny sida. Här kan du se var och en av dina kontakter med deras e-postadress och telefonnummer, om tillämpligt. Du kan också klicka på Ofta kontaktade för att se dina senaste kontaktkommunikatörer.

Precis som med e-postmeddelanden kan du skapa och redigera etiketter för dina kontakter för företag, skola och familj. Detta är ett underbart sätt att hålla dina kontakter åtskilda och lättillgängliga. Du kan också välja hur du ska sortera din kontaktsida genom att klicka inställningar från vänster och välja från förnamn eller efternamn för sorteringsordningen.

Bredvid varje kontakt kan du klicka på Mer (ikon med tre punkter) för att ändra deras etikett, ta bort dem eller dölja dem från din kontaktlista.

Det enklaste sättet att hantera dina kontakter 10 enkla tips för att rädda Google-kontakter från försummelseGoogle-kontakter är kanske det minst organiserade av alla Google-tjänster vi använder. De flesta av oss försummar det. Här är en komplett guide till vårrengöring och organisering av Google-kontakter. Läs mer är att gruppera dem med etiketter så att du snabbt kan kontakta dem från Gmail.

5.5 Ytterligare Labs-funktioner

Gmail innehåller flera valfria funktioner som kan förbättra din produktivitet ytterligare 7 väsentliga Gmail Lab-funktioner för att öka din e-posteffektivitetGmail Labs är hem för några riktigt bra experimentella funktioner som kan hjälpa dig att öka din e-postproduktivitet. Läs mer .

De är tillgängliga under Labs flik in inställningar. Nedan kommer jag att namnge ett par som jag tycker är bra, organiserade efter deras ordning i Labs-området. Känn dig fri att utforska och hitta mer på egen hand.

Smarta etiketter:

En av mina personliga favoriter, den här praktiska funktionen gör att Gmail kan "gissa" vilka av dina inkommande e-postmeddelanden är meddelanden, svar från onlineforum och bulk (nyhetsbrev och sådant). Gmail lägger automatiskt till etiketter till varje slag och gör ett ganska bra jobb med att gissa. Den kommer också att be dig att "träna" den genom att välja rätt etikett under några dagar när du slår på den. Prova och se hur det påverkar din organisation.

Konserverat svar:

En gudstjänst om du får många e-postmeddelanden som du svarar på samma sätt. Slå på den och skriv sedan ett e-postmeddelande som en "mall." Spara det och använd det nästa gång du vill svara snabbt. Detta är utmärkt för exempelvis tackbrev eller för nyhetsbrev.

5.6 Gmail-tillägg

Du kan hitta ett gäng tillägg för Gmail genom att klicka på växel ikon och sedan välja Få tillägg. Här kan du bläddra igenom verktyg som hjälper dig att vara mer produktiva 13 snabba trick och tillägg för att bli en Gmail-användareOm du är en Gmail-användare har du en oändlig ström av trick och tillägg för att göra det bästa av det. Vi utforskar några av de bästa av dem i den här artikeln. Läs mer , extra organiserad eller en bättre kommunikatör. Även om alternativen är begränsade kan du fortfarande gilla några av dessa praktiska verktyg.

QuickBooks för finansiering, Trello för projektledning, Dialpad för kommunikation och Hire för personalresurser är några av de tillgängliga alternativen. Om du väljer att installera ett tillägg, kom bara ihåg att de flesta kommer från tredjepartskällor, så du kanske vill kolla in villkoren efter att ha träffat Installera och innan du trycker på Fortsätta.

Din Gmail-inkorg bemästras

Det är allt! Jag hoppas att du har blivit en bättre Gmail-användare genom att läsa det här och att det gör ditt liv bara lite lättare. Njut av!

Nu kan det vara dags att ta vår Gmail-behärskning till nästa nivå och ta reda på om det dolda Gmail-funktioner på Android 9 dolda funktioner i Gmail för Android som du bör användaFå ut mesta möjliga av din Gmail för Android-upplevelse med dessa tips och tricks. Läs mer .

Missade vi något? Vad har du upptäckt om Gmail som andra läsare måste veta? Vänligen dela med oss ​​i kommentarerna.

Bildkredit: mady70 /Depositphotos