Hur man hanterar överbelastning av inkorgar och att göra-lista i e-postmeddelanden

Annons

Överbelastning via e-post är ett stort problem i dag. Dessutom är e-post inte bara kommunikation, det dikterar också till stor del din uppgiftslista. Dessutom kan de ständiga aviseringarna vara en distraktion. Vi behöver alla ett sätt att temma e-post.

Tricks för att förhindra en överfylld inkorg 3 enkla sätt att stoppa överbelastning via e-post från att träffa din inkorgE-post har ett gott rykte som en produktivitetsdödare. Att hantera e-post väl kan hjälpa dig att hålla din inkorg ren, men skulle det inte vara bra om du fick mindre av det till att börja med? Läs mer är dagens ordning. Vem är bättre att prata om det än en man som har velat tämja Gmail från 2006? Andy Mitchell är grundaren av ActiveInbox, en app för att organisera din Gmail-inkorg Organisera din Gmail-inkorg bättre med ActiveInbox Läs mer .

Andy: Jag har kämpat med detta i flera år.

• Om du skickar e-post med det första, sugs du in och tappar en hel morgon (lite som att titta på en video på YouTube och sedan följa relaterade dem ner i kaninhålet).
instagram viewer
• Men om du skjuter upp det kommer du sannolikt att sakna något kritiskt eller fastna i något annat och aldrig komma tillbaka till det.

Svaret är att göra båda! Om än i två enkla bitar.

Först, uppnå Inbox Zero med hjälp av David Allens strategi 5 Åtgärdssteg för att bota din inkorg Noll e-frenesiInbox Zero är ett av de mest populära surrorden. För att verkligen lösa dina e-postproblem måste du gå längre än Inbox Zero och ta itu med de underliggande problemen. Läs mer , för varje e-post:

• Är det skräp? Radera det.
• Kan du svara på två minuter? Gör det sedan och ta bort det.
• Annars handla det för senare. Med Gmail (med ActiveInbox) eller Outlook kan du ange en prioritetsstatus. (Du kanske vill svara på alla kritiska e-postmeddelanden direkt)

Varför gå till Inbox Zero? Med orden från Merlin Mann ...

"Den" noll? "Det är inte hur många meddelanden som finns i din inkorg - det är hur mycket av din egen hjärna som finns i den inkorgen. Särskilt när du inte vill att det ska vara det. ”

Det ger dig en ren start med din dag.

Åtgärdspost: Välj flera lågenergipoäng senare på dagen för att få e-postmeddelanden klar. Jag förespråkar den sömniga halvtimen efter lunch och strax före dagen. Släpp in din listade e-postlista och zooma igenom dem.

Bör e-post vara något du kontrollerar hela tiden eller regelbundet?

Andy: Jag tror att om du följer Inbox Zero-metoden ovan kan du kontrollera varje timme eller så för att hålla dig medveten om brådskande saker, men skjuta upp allt som tar tid till mer periodiska block.

Naturligtvis, om du arbetar med försäljning eller kundsupport har du inget val - e-post är ditt liv!

Hur kategoriserar du e-postmeddelanden mellan uppgifter, viktig information och annat arbete?

Andy: För det första är det bara två stora kategorier som betyder något: Är det en uppgift, eller är det referensmaterial? Varannan e-post raderas helt enkelt.

Då kan uppgifter grupperas efter status. T.ex. hög prioritet, låg prioritet och ”Väntar på”.

Listan "Väntar på" är den mest kraftfulla, för allt som är blockerat medan du väntar på att någon annan ska göra något. Dessa e-postmeddelanden är normalt de som sjunker ner i djupet hos vår e-postklient, och vi glömmer helt att följa upp.

Åtgärdspost: Förvara en etikett i Gmail; eller i Outlook behåll en flagga; och när du skickar ett e-postmeddelande som du definitivt behöver svar på, markera det. Sedan en gång i veckan kan du släppa in i din vänta-lista och jaga upp alla som inte har svarat.

Bör e-post användas som en uppgiftslista?

Andy: ja!

Om uppgifter redan kommer in i din inkorg, vad är alternativet? Du måste kopiera och klistra in dem från din e-post till ett annat system.

Detta är en enorm källa till tidsförlust och förvirring, med uppgifter som dupliceras i olika system. Av denna anledning förespråkar David Allen "hårda kanter" (ett objekt bör bara visas i en lista) för att hålla din hjärna ren och stressfri.

Naturligtvis är den största nackdelen med vanliga e-postklienter att de inte är bra på att hantera dessa e-postuppgifter. Därför var ActiveInboxs ursprungliga idé att e-postmeddelanden är uppgifter. Det finns ingen separering eller duplicering.

Åtgärdspost: [Redaktörens anmärkning] Du kan förvandla Gmail till ett Trello-liknande uppgiftskort med Sortd Vänd Gmail till ett trello-liknande uppgifter ombord med SortdI den moderna arbetskraften förvandlas din e-post ofta till din uppgiftslista. Nu kan du få en Trello-stilorganisation i Gmail med en ny Chrome-förlängning, Sortd. Läs mer , ger dig bekvämligheten med din vanliga inkorg och lägger till en to-do listhud under processen.

Vilka är några effektiva sätt att använda e-post för att notera uppgifter?

Andy: Om du vill lägga till en uppgift som inte började som ett e-postmeddelande, skicka bara ett e-postmeddelande till dig själv! Då måste du markera det som en uppgift.

Med ActiveInbox kan du byta ut e-postens ämne med ett uppgiftsnamn, ställa in status och förfallodatum, lägga till en checklista och anteckningar och göra det till en del av ett projekt. Det förvandlar Gmail till en fullständig uppgiftshanterare.

Åtgärdspost: I Gmail kan du markera ett e-postmeddelande med stjärnor; med Googles inkorg du kan lägg till påminnelser eller snooze ett e-postmeddelande Google Inbox Review: A Breath Of Fresh AirGmail är ett hushållsnamn i e-postavdelningen, men Google var inte nöjd med det. Möt Google Inbox, ett nytt sätt att närma sig e-post. Läs mer .

Blir vår inkorg som en uppgiftslista bara ett annat system som tävlar om uppmärksamhet?

Andy: Det är säkert ett system som tävlar om vår uppmärksamhet, men vår inkorg gör redan det. Så det är inte en annan. Det faktum att din inkorg redan är en uppgiftslista, utan att du särskilt vill att den ska vara, är just därför du skulle göra den till din centrala uppgiftslista.

Det är alltid lättare att simma med strömmen. Du kan försöka hålla en uppgiftslista någon annanstans, men om huvuddelen av dina uppgifter kommer från e-post, vill du för att fortsätta slåss mot det, kopiera och klistra in e-postmeddelanden i din andra task manager och ropa på kollegor som fortsätter att skicka e-post du? Slåss inte med det! Gör e-post till kärnan i din uppgiftslista.

Åtgärdspost: [Redaktörens anmärkning] Om du fortfarande vill använda en extern uppgiftslista, Todoist och Any.do låter dig lägga till uppgifter direkt från Gmail.

Är e-posteffektivitet ett samarbetsansvar eller individuellt ansvar? Vilken etikett bör vi alla följa?

Andy: När det gäller etikett är svaret definitivt, definitivt samarbete. Som med allt annat i samhället handlar det om att respektera andra lika mycket som dig själv. [Redaktörens anmärkning: På samma sätt finns det några e-postmeddelanden garanterade att kränka, ilska eller irritera mottagare 6 sätt att garantera att förolämpa, ilska och irritera med varje e-post du skickarE-postmeddelanden är tuffa. Det är verkligen svårt att komma över vad du verkligen vill säga i ett e-postmeddelande, och halva tiden kommer folk nästan alltid att missförstå dig. Mycket av problemet kommer ... Läs mer ]

Trots att jag verkar vara artig, tror jag e-postmeddelanden som bara säger "tack!" eller "ok!" är ett totalt slöseri med tid och därmed onda.

Men när det gäller samarbetsverktyg är det en annan sak. E-post är en naturligtvis soloupplevelse. Åtminstone för att samordna ett teams schema behöver du fortfarande din projektledare, CRM och IM-verktyg.

Åtgärdspost: Jag är en fan av 3Sentences. Brevity sparar alla tid - även du när du måste skanna e-postmeddelandet i framtiden. Medan våfflande e-postmeddelanden är lata och oförskämda.

Ställ Andy dina e-postrelaterade frågor!

Andy Mitchell kommer att läsa kommentarerna och kommer att besvara alla frågor du har om hur du hanterar din e-post. Nu är din chans att få det besvärliga problemet löst!

Bildkrediter: Kairo, Lea Latumahina, Mike Renlund, OmirOnia, hoefi, OpenClip