Tips om att planera och hålla effektiva möten med Google Hangouts

Annons

Med dagens Internet-teknik kan det vara både effektivt och kostnadseffektivt att hålla onlinemöten, särskilt om du planerar dem och använder tidsbesparande verktyg. Under de senaste månaderna har jag deltagit i onlinemöten med Google Hangouts.

Även om det har begränsningar är röst- och videoplattformen ganska enkel att använda, och den innehåller extra funktioner som är användbara för att hålla möten.

Google Hangouts-förberedelser

Det bästa sättet att få mötesdeltagare ombord med Google Hangouts är att skicka dem instruktionsinstruktioner för att ladda ner och installera Hangouts-plugin-programmet. Gör detta flera dagar före mötet för att säkerställa att deltagarna har tid att ställa in.

Informera deltagarna att de kommer att behöva en kamera och en mikrofon för att delta. En mikrofon, till och med det är ett par iPhone-hörlurar, som skiljer ljudutgången från ljudingången och därmed håller röster från att återkallas tillbaka i konversationen.

Därefter utvecklas med en agenda för mötet. En hel artikel kan skrivas om agendan. Men en viktig fråga med att skapa dagordningar är förutom att lista agendapunkter, du bör också ge en kort beskrivning eller syfte för varje objekt. Till exempel, om objektet är "företagets potluck" eller "sociala nätverk", ange vad du eller de andra medlemmarna vill åstadkomma med den artikeln.

Kommer du att diskutera Varför du behöver bygga ett socialt nätverk, eller vill du recension finns en plan för socialt nätverk? Eller kanske syftet är att Rapportera och utvärdera data om sociala nätverk. Att tillhandahålla ett syfte för varje objekt hjälper dig att bestämma hur mycket tid varje objekt behöver och vilka resurser som krävs för att diskutera för att diskutera dem.

Skicka ut en inbjudan till Hangouten minst 30 minuter innan mötet ska hållas. Detta ger deltagarna tid att ställa in sin kamera och mikrofon. Tyvärr måste du skicka ut inbjudningar varje gång du håller ett möte i Hangouts. Inbjudningar kan göras via e-post eller från din Hangouts-sida, och bara 9 personer kan delta i en Hangout samtidigt. Försök också att starta och avsluta möten i tid.

Mötesappar

I Hangouts-området bör ett av de första verktygen som deltagarna bör bli medveten om vara Chat-funktionen längst upp till vänster på sidan. Skrivna chattar kan vara användbara för brainstorming av objekt, dela länkar och lägga ut annan skriftlig information.

Chattrutan är snabb och enkel, men Google Hangouts integreras med Google Docs, som också finns i menyfältet i Hangouts. Alla deltagare kan initiera ett dokument i Hangouts, men dokumentet kommer inte att ses av andra deltagare förrän de väljer Google Dokument i menyraden.

Du kan naturligtvis dela befintliga dokument med det här verktyget, vilket är ett annat effektivt sätt att göra möten mer produktiva. Om en agendapost, till exempel, kräver diskussion och revidering av ett pressmeddelande, kan det dokumentet dras upp och samarbetas under mötet.

Screenshare-appen är ett annat användbart verktyg. En deltagare kan klicka på Screenshare-knappen och välja att dela ett öppet fönster eller en hel skärm på sitt skrivbord. Skärmdelningen kommer att ersätta videokameran och visa vad som finns på din stationära skärm. Du avmarkerar helt enkelt knappen Screenshare för att gå tillbaka till kameran.

Ta protokoll

Om du håller regelbundna möten som en grupp, organisation eller företag, kommer du förmodligen att ta minuter för dina möten för att granska uppgifter, uppgifter och sammanfattningar av diskussioner. Det finns flera verktyg för att göra detta. En användbar mall är helt enkelt att skapa en minutmall i Google Dokument.

Men när du skriver i Google Hangouts hör deltagarna att skriva på tangentbordet, även om du använder ljudheadset. Så vem som skriver och tar minuter kommer förmodligen att behöva stänga av mikrofonen medan han skriver.

Jag föredrar dock att använda en iPad-app som heter MinuteTaker (7,99 $.) Det är mycket användbart för att ta och hantera minuter, och det finns inget bakgrundsbrus när du använder det inbyggda tangentbordet på iPad.

När jag använder MinuteTaker kan jag någonting avsluta och skicka protokollet direkt efter mötet. Den största nackdelen med appen är att du bara kan dela minuter i PDF-format; Du kan dock kopiera och klistra in innehållet i en vanlig textfil. Online-appen, minutes.io Få protokollet att fungera: Hur man tar effektiva anteckningar under ett möteDet är en färdighet som få människor har fulländat; de perfekta mötesprotokollen. Händelseposten sparar huvudvärk längre ner i raden. Så här tar du effektiva protokoll i ett möte. Läs mer , är ett annat verktyg för minutupptagning också.

Möten är aldrig perfekta, men med god planering och rätt verktyg kan de vara mer effektiva och mindre tidskrävande.

Vi har tidigare skrivit om Google Hangouts. Kolla in några av de tidigare artiklarna nedan:

Hur man använder Google+ Hangouts för att träffa vänner Hur man använder Google+ Hangouts för att träffa vännerGoogle Hangouts är en viktig funktion i Google+. Om du inte redan använder Hangouts saknar du! Du har kanske inte gått med på Google+. Om du har ett Google-konto, gå med ... Läs mer
5 skäl till att Google Hangouts är svalare än Skype för videochattar 5 skäl till att Google Hangouts är svalare än Skype för videochattarHangouts är Googles chattrum. Som många gånger tidigare har Google förvandlat en god idé till något oerhört användbart, samtidigt som det bevarar enkelhet och användarvänlighet och därmed gör den fantastisk. I denna... Läs mer

Låt oss veta om du använder Google Hangouts för att hålla möten. Vad har du funnit vara fördelar och nackdelar?