5 sätt att köra möten effektivt och sluta slösa tid

Annons

Alla hatar möten, men alla vet att de är viktiga på samma gång. Så hur gör du möten mer effektiva istället för ett stort slöseri med tid? Dessa webbplatser och appar kan hjälpa.

Verktygen i den här artikeln är bättre lämpade för personliga möten. Även om du kan använda dem för fjärrlag också har du det bättre med bästa gratis online-mötesverktyg för att samarbeta med ditt team De 6 bästa gratis online-mötesverktygen för att samarbeta med ditt teamSmå team behöver inte dyra företagsappar för samarbete. Här är sex fantastiska verktyg som du kan använda för att hantera ditt lags data, kommunikation och mer. Gratis. Läs mer . Från videokonferenser till projektledning finns det något för alla på den listan.

Sallad Meet (Webb): Hitta när du kan träffas, ingen anmälan behövs

Det är irriterande att registrera sig för en ny tjänst för varje liten uppgift. Lettuce Meet är en enkel webbapp för att ta reda på det bekvämaste datumet och tiden för alla att träffas genom att be om var och en av sina preferenser.

Det är väldigt enkelt. Starta ett önskat möte med dess namn och syfte, lägg sedan till de datum du kan träffas på och välj tidsluckor varje dag som du är gratis. Skicka den unika Lettuce Meet URL till någon annan som kan lägga till sin egen tillgänglighet på liknande sätt. Alla deltagares gratistider (indikerade som gröna) överlappar varandra och visar dig de bästa tiderna att träffas.

Sallad Meet är en av de enkla samarbetsverktyg utan registrering 10+ Samarbetsverktyg utan anmälan som du kan använda inom 10 sekunderAtt samarbeta online kan spara både tid och pengar för dig och ditt team. Att samarbeta snabbt kan spara lite mer. Dessa verktyg är redo att gå när du är. Ingen registrering krävs. Läs mer som hjälper dig att göra saker utan att hoppa genom ringarna. Inom ditt eget företag är det lättare att använda Google Kalender eller Microsoft Outlook. Men när det är ett möte med externa människor, som klienter eller kunder, är ett verktyg som inte fungerar som Lettuce Meet en mer neutral väg.

Måste du ofta utstå långa och meningslösa möten? Det händer vanligtvis för att personen som leder mötet inte har förberedt sig tillräckligt bra. Denna Team Meeting-checklista kommer att säkerställa att mötet går smidigt för både ledaren och deltagarna.

Kontrolllistan är uppdelad i uppgifter för före, under och efter ett möte. "Under" -delen är full av små lust som du bör ta hänsyn till, eftersom det är de saker som ofta spårar möten. Till exempel "ett ämne kommer att diskuteras åt gången" och "varje agendapost kommer att samlas in högt" verkar triviala, men de kommer att göra långt för att se till att mötet var en framgång.

Du kan skriva ut hela checklistan för att ta med dig till mötet. Team Meeting Checklist uppmuntrar dig att klicka på alla knappar i checklistan och skicka den till e-post till alla deltagare, eftersom det är lite socialt tryck att förklara dina mål högt. Det liknar att ha en mastermind-gruppen för att uppnå mål Hur en Mastermind-grupp kan hjälpa dig att uppnå fler målBegreppet "mastermind group" kastas mycket runt i den personliga utvecklingsfären i dessa dagar, men vad är de exakt, fungerar de och hur kan du inrätta din egen grupp? Läs mer .

Varje möte behöver en fast dagordning. Om du inte har det på plats, är du på väg till en slingrande diskussion där ingenting blir gjort och alla slösar bort sin tid. Använd dessa gratis mallar som guider för att lära dig att ställa mötesagendan.

Smartschets lista över gratis mallar täcker en rad olika mötescenarier: informellt möte, affärsmöte, styrelsemöte, teammöte, enkelt möte, veckomöte och så vidare. Du kan använda dessa mallar i Microsoft Word, Google Docs eller valfri ordbehandlare som stöder DocX-filformatet.

Även om mallarna är en bra ryggrad för att ställa agendan, se till att du också läser Harvard Business Review's tips om hur man utformar en mötesagenda. Det har några bra trick, som att lista ämnen som frågor som teamet behöver besvara, i stället för generiska, öppna titlar.

Slutligen, om du inte hittar vad du behöver i ovanstående agenda-mallar, kolla in vår lista över en annan 15 mötesagenda mallar för Word 15 gratis mötesagendamallar för Microsoft WordDessa gratis mötesagendamallar för Microsoft Word kan ge dig en bra start för alla typer av möten. Läs mer .

AgreeDo (Web): Ta mötesprotokoll, dela dem och tilldela uppgifter

En person i varje möte bör få i uppdrag att ta protokoll. "Protokoll från mötet" är i princip en lista över något som är anmärkningsvärt som hände. Det kan vara uppgifter, information, ämnesdiskussioner eller mer. AgreeDo hjälper dig att skilja så enkelt och gratis.

Det är enkelt att skapa ett konto, skapa ett möte och bjuda in deltagare. Varje objekt kan markeras som en av fyra typer: information, beslut, uppgift eller ämne. Detta gör det lättare för någon att ta minuter att notera saker snabbt just nu och senare förvandla dem till rätt kategori.

Uppgifter kan tilldelas deltagarna genom att lägga till deras e-post, och du kan också ge det en tidsfrist. Du kan lägga till en bilaga till varje möte också. Deltagarna kan också lägga till kommentarer till protokollet.

Den kostnadsfria versionen av AgreeDo begränsar dig till fyra möten per månad och tre deltagare och en bilaga per möte. Premiumversionen kan höja dessa gränser enligt dina behov.

Det är bra praxis att sammanföra varje möte genom att gå över sina protokoll och se till att alla håller med dem. Om AgreeDo inte är din kopp te, kan du använda det mötesprotokollmallar De 12 bästa mötesminuterna för professionellaProtokollen från mötesformat fångar det väsentliga. Använd en av dessa mallar för mötesminuter för att snabbt tillämpa MOM-formatet. Läs mer för Microsoft Word eller Google Docs.

Det handlar inte bara om att stå upp (e-bok): Gratis guide till dagliga morgonmöten

Projektlednings-app Qlutter handlar om att effektivisera arbetet. De sätter ihop en gratis ebok som lär ut sina egna metoder för att driva ett effektivt och effektivt dagligt morgonmöte.

Genom åtta kapitel talar e-boken om fördelarna med morgonmöten, hur man får ditt team ombord med idén och hur man kör mötet. Det är en kort bok på 44 sidor, men i slutet kommer du att känna dig bättre rustad att driva dagliga möten i form av stand-up eller scrum-möten.

Du måste registrera dig för Qlutter-nyhetsbrevet om du vill ha boken, varefter du kan hämta den i PDF, mobi eller epub-format. Det är lättare att skicka det direkt till din Kindle.

Ladda ner: Det handlar inte bara om att stå upp (e-bok) [Inte längre tillgänglig]

Vad du ska göra när du inte leder mötet

Så nu har du enkla verktyg för att ställa in mötet, skapa en checklista för att hålla den på rätt spår, ställa en agenda och ta minuter. Du vet till och med hur du kan driva ett dagligt möte effektivt. Men allt detta är värdelöst om du inte leder mötet.

Om mötet kallades av din chef, och de har en tendens att låta möten vandra mållöst måste du göra något åt ​​det. Börja med att skicka den här artikeln på åtta regler som en chef bör känna till för effektiva möten Tröttade på ineffektiva möten? Skicka dessa 8 regler till din chefOm ett möte är välorganiserat, finns det ingen anledning att det inte kan förbättra produktiviteten, känslan av syfte och moral. Här är några regler att följa för effektiva möten. Läs mer . Gör det dock artigt eller skicka det anonymt.