Hur du anpassar inställningar för Microsoft Word Layout

Annons

Microsoft Word anländer nu till våra system chockad full av användbara mallar, stilar och teman 13+ skäl till att du ska uppgradera till Microsoft Office 2016Microsoft Office 2016 är här och det är dags för dig att fatta ett beslut. Produktivitetsfrågan är - ska du uppgradera? Vi ger dig de nya funktionerna och de fräschare skälen för att hjälpa dig ... Läs mer för att hjälpa till att utforma dokumentets layout. Microsoft har skapat ett ganska bra system: oerhört öppet för en absolut nybörjare, men med tillräckligt djup för att konsekvent användas i hela affärsvärlden.

Att anpassa dina inställningar för dokumentlayout är enkelt och vi visar dig hur du gör det i Word 2013 och Word 2016 Hur du nedgraderar från Office 2016 till Office 2013 och blockerar uppgraderingenDu vill inte uppgradera till Microsoft Office 2016 eller uppgraderades automatiskt? Vi visar hur du kan nedgradera eller stanna med Microsoft Office 2013, oavsett om du är en hem- eller affärsanvändare. Läs mer .

Vad kan du ändra?

Många, många saker. Väl börja med flikarna för snabbåtkomstverktygsfältet Hur du anpassar Microsoft Office 2016 efter dina behovStandardinställningar uppfyller sällan varje användares behov. Här presenterar vi fem enkla tweaks som gör att du kan anpassa Microsoft Office 2016 till dina preferenser. Läs mer ser du omedelbart när du öppnar ett nytt Word-dokument, med fokus på Hem, Infoga, Design, och Layout flikar eftersom de innehåller huvuddelen av de dokumentanpassningsverktyg du behöver.

• Hem: Teckensnitt, stycken och stilar, samt Urklipp och redigeringsalternativ
• Föra in: Tabeller, illustrationer, media, sidhuvud och sidfot, textrutor och symboler
• Design: Teman, inklusive färger och teckensnitt och sidbakgrunder
• Layout: Sidinställningar, stycken och ordna

Det här är dina manuella verktyg. Du kan ställa in ett antal formateringsalternativ innan du börjar redigera ditt dokument för att säkerställa detsamma struktur och stil tillämpas i hela, liksom att använda samma verktyg för att redigera ditt dokument när arbetet är i framsteg. Du känner förmodligen hur du ändrar teckensnitt, färger, storlekar och hur du tillämpar Djärv, kursiverad och understrukna format till din text. Dessa appliceras lätt.

Styles

Men det kan vara mycket snabbare och vanligtvis mycket lättare att applicera fördesignade stilar på ditt dokument när du går igenom. Stilarna består av individuella inställningar, så använd alltid samma formatering på ditt dokument. Det finns en stil för "Rubrik 1" som kommer att visas densamma på en webbsida. Det finns en "titel" -stil som tillämpar ett 28pt-teckensnitt och kondenserar texten något. Det finns en "Citat" -stil som tillämpar en strecksats till vänster och höger om dokumentet, kursiverar din text och ger den en annan färg. Till exempel:

Det här var ett mycket snabbt utdrag som illustrerar hur du tillämpar grundläggande format på ditt dokument. Lek med de andra stilarna och lär dig hur de påverkar den visuella presentationen av ditt arbete och vilken skillnad det kan göra för din läsare (och även för ditt eget arbetsflöde!).

Skapa din egen stil

Du är super snygg, eller hur? Bra, för det är jag inte. Jag har ett stort ingefära skägg och allt. Tillräckligt med det. I videon visade jag dig hur du öppnar den extra Styles-menyn. Det är den lilla pilen som indikerar att det finns en popup-meny som väntar på din inspektion. Alternativt, slå CTRL + SKIFT + ALT + S. Längst ner i den nya Styles-menyn finns tre ikoner:

• Ny stil: Ganska självförklarande. Om du ofta finjusterar en specifik aspekt av din Word-dokumentlayout, bör du absolut göra det till en lättanpassad anpassad stil.
• Stilinspektör: Style Inspector kan vara ganska praktisk om du får ett dokument med massor av ny och "ovanlig" formatering. Öppna inspektören och välj det område i dokumentet du vill veta mer om. Du kan också återställa formateringen för den valda texten från inspektören med hjälp av de röda radergångarna till höger.
• Hantera stilar: Du kan använda alternativet Hantera stilar för att göra ändringar i befintliga format, inklusive dina egna.

När du skapar din egen stil behöver du inte börja från början. Alternativen Stil typ och Basstil på kan vara praktiskt för att göra små justeringar av befintliga stilar och passar dem för dina redigeringsbehov. Se bara till att spara dem som något annat!

teman

Inbäddat i Design fliken är alternativ för teman och dokumentformatering. Precis som en stil tillämpar en specifik uppsättning formateringsinstruktioner på ett enda avsnitt (eller en helhet) dokument, om du vill), är ett tema utformat för att formatera hela dokumentet och ändra allt tillgängligt stilar.

Två av de bästa funktionerna i temavsnittet är utbytbara färger och teckensnitt.

När du har valt ditt tema kan du ändra dokumentets estetik med ett av de fördesignade färgschemat eller designa ditt eget.

På samma sätt kan du välja bland samlingar av teckensnitt som kommer att implementeras i hela dokumentet. Det är ett extremt enkelt sätt att ändra den visuella presentationen av ditt dokument och samtidigt behålla en enhetlig, professionell strategi.

Dokumentformatering tillämpar en komplett "stiluppsättning" på ditt dokument. Till exempel i ovanstående video är formateringsstil för rubrik 2 en standard, medan i nästa kort klipp, ser du samma rubrik 2-stil (och titelstil) ändras när jag rullar över varje dokumentformatering alternativ.

Ett annat praktiskt, men underutnyttjat verktyg är effekter. Precis som om du väljer ett tema ändrar utseendet på texten och formateringen, genom att välja en effekt ändras utseendet på varje bild i hela dokumentet. Det finns alternativ för vanliga Office, Glow Edge, Extreme Shadow och mycket mer, så att du kan välja ett som matchar ditt rösts röst.

mallar

Det finns andra extremt enkla sätt att tillämpa konsekvent formatering i hela dokumentet. Microsoft inkluderade bokstavligen tusentals gratis mallar som du kan använda, som täcker ett stort utbud av ämnen 15 gratis mötesagendamallar för Microsoft WordDessa gratis mötesagendamallar för Microsoft Word kan ge dig en bra start för alla typer av möten. Läs mer . Behöver du en affärsrapport för en grafisk designdräkt? Du är täckt. Behöver du alla hjärtans dag älskling middag & pajauktion inbjudningar (wat ?!)? Av någon anledning är du täckt.

Och även om jag gör kul på det senare av dessa exempel, kan mallarna justeras till dina egna specifikationer extremt enkelt inom Word med hjälp av de andra design- och layoutverktygen som finns tillgängliga för dig.

Välj vilken mall som helst och öppna den. Titta på dokumentets utformning: var strecksatserna är, där textrutorna är placerade, om några specifika stilar har använts och sedan spela lite. Flytta saker, klicka på saker, ändra inställningar så förstår du mer om mallen.

3 Avancerade formateringstips

För att avsluta vår artikellayoutinställning kommer jag att dela tre avancerade formateringstips med dig.

1. Avsnitt bryter

Avsnitt är en galen användbar formateringsverktyg, särskilt om du arbetar med ett dokument som består av olika aspekter av information som skulle kunna dra nytta av en individuell stil. Till exempel kan du tillämpa anpassad formatering på ett enda område, till exempel en alternativ rubrik eller sidfot, eller till och med ett helt nytt sidnumreringssystem, men det är viktigt att lämna resten av dokumentet intakt.

Gå till Layout och välj Raster. Det öppnar en rullgardinsmeny som innehåller olika alternativ:

Välj en sektionsuppdelning som passar ditt dokument, men observera att du sätter in en Nästa sida avsnitt brytning kommer också att infoga en Sidbrytning, vilket kan vara problematiskt, om det inte är det du letar efter. I det här fallet använder du Kontinuerlig paus alternativ.

När du har implementerat en specifik sektionsstil du gillar kan du alltid kopiera den till nästa sektion.

2. Använda Sök och ersätt

Detta något förbisett formateringsverktyg kan vara en livräddare när du utför redigeringsuppgifter, men använder Sök och ersätt verktyget kan hjälpa dig att skura hela dokumentet för de specifika formateringsproblem du behöver förändra.

Tryck CTRL + H för att öppna verktyget Sök och ersätt. Längst ner till höger bör du upptäcka Formatera, som öppnar en rullgardinsmeny. Du kan nu välja från utbudet av ytterligare ersättningsfält. Varje alternativ öppnar en ny dialogruta där du kan ange vad du försöker ersätta och lämna Hitta vad / ersätt med fält tomma kommer att ändra alla matchande formatering.

3. Formatera en lista

Du skulle tro att ändra utseendet på en numrerad lista skulle vara roligt lätt, men det kan vara förvånansvärt frustrerande.

Gå till Hem flik. I avsnittet Paragraf letar du efter styckesymbolen och väljer den.

Titta på slutet av varje post i din numrerade lista.

Du kan nu välja de enskilda styckemarkörerna. När du har valt listobjekten du vill ändra (håll CTRL medan du gör ditt val för att redigera flera alternativ), gå till Hem och välj det format du föredrar från rullgardinsmenyn.

Bonustips: Visa genvägar

Microsoft Word gör ett ganska bra jobb med att visa skärmtips där det är möjligt. Håll bara muspekaren över nästan vilken ikon som helst så får du ett minuts informationsutdrag med exakt vad knappen gör. Du kan göra dessa skärmtips mer intressanta genom att lägga till deras relevanta genväg, så varje gång du rullar för att kontrollera, kan du försöka komma ihåg genvägen istället.

Bege sig till Fil> Alternativ> Avancerat. Under Visa, säkerställa Visa kortkommandon i ScreenTips. Tryck sedan på OK.

Bonustips 2: Konfigurera dina klipp och klistra inställningar

Detta är ett annat litet tips, men om du klistrar in textutdrag från andra dokument eller program, det kan göra en enorm skillnad 10 Standardinställningar för Microsoft Word som du kan optimeraNågra enkla optimeringssteg kan förstärka din produktivitet med Microsoft Word. Vi ger dig tio snabba och enkla inställningar för dina vardagliga uppgifter. Läs mer .

Bege sig till Fil> Alternativ> Avancerat. Under Klipp ut, kopiera och klistra in ser du fem alternativ:

• Klistra in i samma dokument
• Klistra in mellan dokument
• Klistra in mellan dokument när stildefinitioner konflikter
• Klistra in från andra program
• Sätt i / klistra in bilder som

Välj om du vill att din klistra in text för att behålla källformatering, slå samman formatering eller endast behålla text. Det finns också andra alternativ för dig att överväga. Till exempel, även efter att ha garanterat att formateringen av text som kopierats från ett annat program kommer att slås samman, gillar jag att se Visa knappen Klistra in alternativ, i fall jag skulle behöva göra en förändring.

Formatera i Word Online

Word Online är en del av gratis kontorssvit online Ja, få Microsoft Word gratis: Så här gör duVill du inte betala för hela Microsoft Word-upplevelsen? Oroa dig inte, här är några sätt hur du kan använda Microsoft Word gratis. Läs mer erbjuds av Microsoft. Det låter dig skapa och redigera dokument gratis, förutsatt att du har ett Microsoft-konto. Word Online erbjuder mycket av skrivbordsversionens funktionalitet, men det finns vissa formateringsundersökningar du kan stöta på.

Basnivån för formatering är alla som standard, men Online kommer inte med stöd för teman eller avsnitt brytningar, och bara tillåter "Porträtt" som din dokumentorientering. På samma sätt, medan dina intryck och flikinställningar kommer att importeras från skrivbordsversionen av Word (eller någon annanstans), begränsar Word Online också linjaler och rutnätlinjer, så att lägga till fler kan vara svårt.

Men om du vill göra några grundläggande redigeringar på resande fot eller helt enkelt inte har något behov av den ytterligare formateringskraften i Word själv, Word Online gör en solid ersättare 9 nya Office Online-funktioner för att hantera dokument och samarbeteOffice Online är Microsofts gratis webbaserade Office-svit. Nya uppgraderingar introducerade nya Office 2016-funktioner och förbättrade OneDrive-, Dropbox- och Skype-integration. Låt oss utforska de nya alternativen. Läs mer .

Gå fram och gör saker ganska

Du har nu kunskapen om att göra alla Word-dokument vackra, lätta att läsa med massor av visuellt engagerande formatering. Ta lite tid att spela med formateringsinställningarna. Om du bekantar dig med de grundläggande formateringsinställningarna, hittar du mer avancerade formateringsalternativ 10 enkla Microsoft Word-hackar som alla kan göraVår kunskap om Microsoft Word testas varje gång vi får ett dokument att arbeta med. Varje litet tips lärt sig på vägen hjälper. Vad sägs om tio fler trick för din dagliga produktivitet? Läs mer en synkronisering!

Har du någon Word-formatering eller layouttips och tricks? Vad är din formateringsinställning nummer ett? Låt oss veta nedan!